Na een ruim aantal jaren heeft Gerard Bottemanne van Onderzoeksbureau GBNED de handschoen weer opgepakt en besloten om boekhoudsoftware zelf inhoudelijk integraal te testen en te beoordelen en de resultaten vast te leggen in een uitgebreid rapport. De boekhoudsoftware wordt met name functioneel beoordeeld op basis van een uitgebreid normenkader, opgesteld door GBNED, dat hier openbaar beschikbaar is.

Sinds begin deze eeuw heeft GBNED al tientallen boekhoudpakketten (merendeel lokale pakketten uit die tijd en enkele voorlopers van de huidige online boekhoudsoftware) op de testbank gehad en uitvoerig getest en beoordeeld op functionaliteit. In die tijd lag de nadruk voor een belangrijk deel op het zo efficiënt mogelijk handmatig vastleggen van boekingen. Vandaag de dag moet boekhoudsoftware de ondernemer juist ont-zorgen als gaat om het vastleggen van boekingen en hierbij hoort dan niet het handmatig boeken van facturen of het doen van een handmatige BTW-aangifte via de website van de Belastingdienst. Dat een ondernemer zelf besluit om een aangifte, om welk reden dan ook, handmatig te doen via de website van de Belastingdienst is tot daar aan toe, maar dat sommige boekhoudsoftware dat noodzakelijk maakt is volgens Bottemanne niet meer van deze tijd. Zo vindt Bottemanne het ook jammer als boekhoudsoftware geen functionaliteit biedt voor elektronisch factureren op basis van UBL, zowel uitgaand als inkomend. Robotic accounting is dan ook de norm vandaag de dag volgens Bottemanne.

Naast functionaliteit op het gebied van Robotic accounting moeten ook de min of meer traditionele kenmerken van boekhoudsoftware niet uit het oog verloren worden. Enkele willekeurige voorbeelden van dit laatste zijn: een ouderdomsanalyse voor debiteuren en crediteuren, inzoomen vanuit de balans tot een oorspronkelijk boekingsdocument, het aanmaken van een XML Auditfile (als het even kan deze laatste versie) en het vermelden van voorloopgegevens (selectiegegevens) op uitvoer.

Met het wederom inhoudelijk testen van boekhoudsoftware wil GBNED beslist niet op de stoel van de gespecialiseerde IT-Auditor gaan zitten. Beoordelen of een online applicatie bijvoorbeeld hacker-proof is waagt GBNED zich dan ook niet aan en wordt graag aan specialisten over gelaten. Daarnaast is het maar de vraag of je echt 100% kunt beoordelen of een online applicatie hacker-proof is, aldus Bottemanne. Wel wordt bijvoorbeeld nagevraagd of de hostingpartij waar de applicatie is ondergebracht gecertificeerd is. En er wordt navraag gedaan naar waarborgen op het gebied van continuïteit en exit strategie. Twee onderwerpen waar volgens Bottemanne nog steeds te weinig aandacht aan wordt besteed bij het in zee gaan met een aanbieder van online applicaties. Maar uiteindelijk draait een belangrijk deel van de beoordeling om functionaliteit. Prima als een applicatie hacker-proof is, maar als je bijvoorbeeld geen elektronische factuurverwerking hebt of er geen aanmaning, ouderdomsanalyse of BTW-aangifte uit kunt halen, dan heb je er nog weinig aan volgens Bottemanne.

Een beoordeling is onderverdeeld en wordt verantwoord via de volgende onderdelen:

1. Contract en algemene aspecten;
2. Ingebruikname;
3. Gebruikersdocumentatie;
4. Functionaliteit;
5. Basisgegevens;
6. Boekingen;
7. Rapportage;
8. Robotic accounting;
9. Betrouwbaarheid;
10. Online samenwerken met accountant;
11. Bediening (gebruikersgemak);
12. Service.

De score per onderdeel wordt uitgedrukt in een schaal van 1 tot 5 (matig tot uitstekend). Als een beoordeling op alle onderdelen minimaal een 3 (ruim voldoende) heeft behaald mag de leverancier onder voorwaarden het “Keurmerk betrouwbaar boekhouden”, toegekend door GBNED, voeren. De leverancier is dan onder meer gehouden een verwijzing op te nemen naar het volledige testrapport, zoals opgesteld door GBNED, dat vervolgens openbaar is op te vragen voor alle geïnteresseerden. Dit laatste is volgens Bottemanne een belangrijk onderscheidend vermogen bij de beoordeling door GBNED en draagt bij tot volledige transparantie van de uitgevoerde test. Bottemanne vindt dat op deze wijze iedereen zelf kan beoordelen wat de waarde van het keurmerk is in relatie tot de beoordeelde boekhoudsoftware. Het normenkader is al weer sinds eind januari 2017 beschikbaar en daar zijn tot heden geen opmerkingen over gekomen door derden. Opmerkingen over het gebruikte normenkader waren en zijn natuurlijk altijd welkom, daar worden beoordelingen alleen maar beter van, aldus Bottemanne.

Omdat GBNED transparantie hoog in het vaandel heeft staan zijn ook de kosten, die een beoordeling met zich meebrengt voor de leverancier, openbaar. Die kosten zijn zo laag mogelijk gehouden, zodat ze geen drempel opwerpen voor een leverancier die serieus op de zakelijke markt van boekhoudsoftware actief is en haar software aan een uitgebreide test wil laten onderwerpen.

Een primeur is er voor de boekhoudsoftware “InformerOnline”, waarvan inmiddels een beoordeling heeft plaatsgevonden met een positief resultaat. Het testrapport is volledig openbaar beschikbaar voor alle geïnteresseerden. De bedoeling is dat vanaf deze zomer nog meer boekhoudsoftware onder de loep wordt genomen.
Meer informatie over dit initiatief en resultaat van de eerste beoordeling is beschikbaar via www.betrouwbaarboekhouden.nl. Ook kan contact opgenomen worden met Onderzoeksbureau GBNED.