Accountants moeten straks controles uitvoeren over uitgekeerde subsidies in het kader van de Corona crisis en daar al zoveel mogelijk op anticiperen. Zoals controle op de NOW-regeling.
De NBA stuurde recent het bericht "Attentie: Anticipeer op accountantswerkzaamheden eindafrekening NOW".
In het kader van deze controles een goede mogelijkheid om de meerwaarde van de Auditfiles (Financieel, salaris en afrekensystemen) te onderzoeken in combinatie met het ReferentieGrootboekSchema (RGS).

XAF-XAS-XAA
Allereerst even drie belangrijke auditfiles op een rij:

1. XML Auditfile Financieel (XAF); een uniform formaat om onder andere grootboekrekeningen en onderliggende mutaties op te vragen per kalenderjaar. Is bekend bij alle accountants- en administratiekantoren in Nederland.
2. XML Auditfile Salaris (XAS); heeft betrekking op salarismutaties, mede in het kader van een looncontrole.
3. XML Auditfile Afrekensystemen (XAA). Ten behoeve van onder andere controle en handhaving, fiscaal onderzoek en accountantsonderzoek. Zeg maar voor controle- en analysedoeleinden van afrekensystemen.

Een andere auditfile is de Auditfile Ritregistratie (XAR) die even buiten beschouwing is gelaten. Maar zeker interessant kan zijn voor controle doeleinden.
Meer informatie over genoemde en andere auditfiles is te vinden op de website xmlauditfiles.nl.

RGS
En dan is er het ReferentieGrootboekSchema (RGS) dat inmiddels als ingevoerd, maar minimaal als bekend, mag verondersteld door accountants- en administratiekantoren. RGS zorgt voor een eenduidige definitie van grootboekrekeningen, die onder meer bijdraagt aan betere analyse- en controlemogelijkheden door accountants. Belangrijke boekhoudpakketten voor de accountancy ondersteunen RGS en zijn zelfs RGS Ready. En de XML Auditfile Financieel (XAF) en de XML Auditfile Afrekensystemen (XAA) ondersteunen beide RGS. 

Controles subsidieregelingen
In hoeverre kunnen de auditfiles in combinatie met RGS ondersteunen bij controle van de subsidieregelingen. Denk hierbij aan het vergelijken van cijfers voor - tijdens - en na de corona subsidieperiode. En aan het vergelijken van omzet en kosten, met in het bijzonder salariskosten. De XAS kan mogelijk ondersteunen om het verloop van personeel na te gaan en salarisfluctuaties.

Accountancykoepels
De NBA raadt haar leden aan te anticiperen op accountantswerkzaamheden eindafrekening NOW. Dat is zeker een goede boodschap. Maar de bal ligt wat ons betreft ook bij de NBA zelf (en haar programma NBA helpt), en andere accountancykoepels, om te onderzoeken welke standaard controles mogelijk zijn op basis van genoemde auditfiles en RGS. Dit voorkomt dat straks accountants weer met Excel aan de gang gaan anno 2020 en individueel het wiel uitvinden. Dit sluit ook aan bij ons eerdere advies aan de NBA om vooraf controle risico's m.b.t. uitgekeerde subsidies in het kader van de coronacrisis in kaart te brengen en te delen.

De auditfiles en RGS zijn als standaarden beschikbaar. Laten we die dan ook gaan gebruiken en waar mogelijk de meerwaarde ervan aantonen in de praktijk.
Wie weet leidt dit tot efficiënte controles en daarmee te aanvaarden accountantskosten voor ondernemers die door de corona crisis toch al te maken hebben met inkomstenderving.

Onderzoeksbureau GBNED is graag bereid voorgestelde controle standaarden op basis van de Auditfiles en RGS op te nemen op deze RGS website, uit te dragen en te delen met softwareleveranciers en andere betrokkenen en geïnteresseerden.

Wie neemt nu echt het initiatief of heeft hier zelfs al over nagedacht?