Scan- en herkentoepassingen ondersteunen massaal het UBL-formaat voor elektronische factuurverwerking, zo leert nieuwe rapport “Scan en herken van boekingsdocumenten en elektronische factuurverwerking”. Nu is het aan de markt om daar gebruik van te maken.

Verreweg de meeste facturen in het business to business (B2B) segment worden uitgewisseld in PDF-formaat. Dat betekent dat speciale software nodig is om de informatie op deze facturen te herkennen om vervolgens automatisch te kunnen boeken. Niet in alle gevallen wordt factuurinformatie automatisch herkend en dat vertaald zich in het goed controleren en handmatig corrigeren of aanvullen van boekingsgegevens. Ook (factuur)regelherkenning is nog geen gemeengoed binnen alle toepassingen op het gebied van scannen en herkennen van boekingsdocumenten. Bij het gebruik van het UBL-formaat is sprake van 100% herkenning van factuurinformatie en behoort handmatig corrigeren van boekingsgegevens tot het verleden. 

UBL (Universal Business Language) is een internationale standaard voor het elektronisch uitwisselen van (bedrijfs)documenten, zoals inkooporders en facturen. Het gebruik van de UBL standaard is gratis (royalty-free).

Door met robotic accounting en een standaard als UBL te werken is een belangrijke drempel gepasseerd. De UBL-factuur komt allereerst geheel automatisch vanuit het boekhoudsysteem van de leverancier terecht in het boekhoudsysteem van de afnemer. Afzender en ontvanger weten beiden precies wat met een bepaald factuurelement wordt bedoeld. Zaken als factuurnummer, -datum en -bedrag zijn allemaal op dezelfde wijze aangeduid. En ook andere factuurgegevens, zelfs per factuurregel. Stel er wordt een UBL-factuur ontvangen met meerdere BTW-percentages (21en 6%). De BTW kan dan ook volledig automatisch geboekt worden als de inkoopfactuur in UBL is ingelezen.

Een combinatie van UBL met het uitwisselen van elektronische factureren via het Peppol-netwerk, in plaats van per email, maakt dat de betrouwbaarheid toeneemt en bijvoorbeeld de kans op spookfacturen aanzienlijk verkleind wordt.
Het rapport “Scan en herken van boekingsdocumenten en elektronische factuurverwerking” laat zien dat niet alle daarin genoemde toepassingen Peppol ondersteunen. Dat laatste is volgens ons een kwestie van tijd. 

Het rapport toont ook inzicht in de mate van ondersteuning van andere eigenschappen, zoals het scannen van documenten via een smartphone, ondersteunen andere documenten, zoals kassabonnen en verkoopfacturen,  koppeling met boekhoudpakketten en serviceverwerking. 

Complete rapport
Het complete rapport “Scan en herken van boekingsdocumenten en elektronische factuurverwerking” is hier gratis op te vragen.