Wel steeds meer aandacht voor elektronisch factureren, maar de rol van scannen en herkennen domineert op dit moment nog in de accountancybranche

Al in de zomer van 2010 verscheen ons artikel “Boekingsdocumenten scannen: innovatie of terug in de tijd?” met toen als belangrijkste conclusie dat het handmatig scannen van boekingsdocumenten niet als innovatie werd gezien en op termijn vervangen zou worden door het elektronisch uitwisselen van boekingsdocumenten, zoals elektronisch factureren. In die tijd was elektronisch factureren beslist geen onbekende met standaarden als UBL, UN/CEFACT en ebXML. In 2012 werd duidelijk dat “scannen en herkennen” zich toch niet zo makkelijk liet vervangen door elektronisch factureren. Met zelfs in 2013 een record aanbod van software op het gebied van scannen en herkennen. De jaren daarna gevolgd door een kleine daling. Sinds 2016 is sprake van een meer stabiel aanbod en lijkt elektronische factuurverwerking qua aanbod steeds meer de overhand te krijgen. Na een wat moeizame start bleken in de jaren 2015 en 2016 zo’n 100 softwareleveranciers (van onder meer boekhoudsoftware) de standaard UBL te hebben omarmd en, nog belangrijker, geïmplementeerd in hun software. Zo getuige het aantal deelnemers aan onze UBL Ketentest. Vorig jaar is door de EU de norm EN16931 aanvaard om elektronisch factureren in de aangesloten lidstaten te stimuleren, met een belangrijke rol voor UBL. Maar alle ontwikkelingen ten spijt buigt de accountancybranche nog steeds niet massaal om naar elektronisch factureren en is zelfs de implementatie van scannen en herkennen bij de nodige kantoren nog in volle gang.

Interessant te melden is dat er sinds 2017 steeds meer tools op de markt komen ter ondersteuning van elektronische factuurverwerking. Met name op het gebied van ophalen en verzenden van betreffende facturen. Dergelijke tools zijn in de praktijk met name geïntegreerd in boekhoudsoftware. Bij elektronisch factureren moeten berichten- en transportstandaarden, evenals de verdere techniek, volledig onder de motorkap zitten volgens ons. Het is voor een gebruiker prettig om te weten dat in gebruik zijnde software elektronisch factureren op basis van een standaard als UBL ondersteunt, zowel uitgaand als inkomend, maar hoe zo’n UBL-factuur er precies uit ziet in XML zal voor verreweg de meeste gebruikers niet interessant moeten zijn. Goede boekhoudsoftware kan zodanig met elektronisch factureren overweg dat elektronische facturen inkomend automatisch in de boekhoudsoftware terecht komen en ook nog eens zoveel mogelijk automatisch geboekt worden, uiteraard omgeven door de nodige controles. We hebben het dan over Robotic accounting, zoals wij dat zien.

PDF belangrijk
Tijdens de praktijkdag over scannen, herkennen, elektronisch factureren en robotic op woensdag 19 september 2018 bleek ook nog eens het grote belang dat gehecht wordt aan de factuur in PDF-formaat, die leesbaar is voor elke gebruiker en opgenomen kan worden in een digitaal factuurarchief. Gelukkig kan een PDF standaard onderdeel uitmaken van een UBL-factuur. Gerard Bottemanne van Onderzoeksbureau GBNED pleit dan ook voor dit laatste, in elk geval de komende jaren, mede om de acceptatie van elektronisch factureren te stimuleren.

Gratis rapport beschikbaar
Het complete rapport “Scannen en herkennen van boekingsdocumenten en elektronische factuurverwerking op basis van robotic accounting 2018” telt bijna 100 pagina’s en bevat, naast een inleiding, een specificatie van oplossingen van 28 leveranciers en gaat ook in op robotic accounting met uitgebreid aandacht voor machine learning. Het rapport in PDF-formaat is hier gratis op te vragen.