Gericht op boekhoudsoftware voor de doelgroep "ZZP en klein MKB" is volgens Gerard Bottemanne van onderzoeksbureau GBNED een goede standaard op zijn plaats als het gaat om de exit strategie en het bewaren van digitale administratiegegevens over afgelopen boekjaren. Door het ontbreken van een standaard is er een willekeur aan afspraken die leveranciers van boekhoudsoftware maken met gebruikers die opstappen.

Bij de exit strategie wordt meestal direct gedacht aan het beëindigen van een overeenkomst bij een leverancier van (boekhoud- of ERP-) software door de organisatie die deze software gebruikt.

Dat de exit strategie vaak een breder speelveld van betrokkenen kent duiden we aan via onderstaande situaties:

1.  Een accountantskantoor dat voor haar eigen administratie en/of voor de administratie van haar cliënten gebruik maakt van betreffende software en dat beëindigt.
2. Een cliënt van een accountantskantoor die overstapt naar een ander kantoor of de administratie in eigen beheer gaat voeren.
3. Een cliënt van een accountantskantoor die, al dan niet gedwongen, haar bedrijfsactiviteiten beëindigt.
4. Een accountantskantoor dat, al dan niet gedwongen, haar bedrijfsactiviteiten beëindigt.
5. Een softwareleverancier die, al dan niet gedwongen, stopt met het voeren van de in gebruik zijnde boekhoudsoftware of zelfs helemaal ophoudt te bestaan.

Tegenwoordig wordt steeds meer gebruik gemaakt van digitale boekingsdocumenten, met name in PDF, maar ook XML (zoals UBL-facturen) wordt steeds meer gebruikt. Betreffende digitale boekingsdocumenten kunnen dan ook beschouwd worden als de originele boekingsdocumenten. Dergelijke boekingsdocumenten zijn vaak gekoppeld aan de betreffende transacties en kunnen van daaruit ook geraadpleegd worden. Iets om terdege rekening mee te houden bij de exit strategie.

Naarmate een organisatie groter is, en we veronderstellen daarmee complexer, kan de overgang naar andere (ERP-)software maanden of zelfs langer dan een jaar in beslag nemen. Soms blijven systemen gedurende bepaalde tijd naast elkaar draaien en conversie van het ene naar het andere systeem is dan in de regel maatwerk. Er moet dan ook goed nagedacht worden over de consequenties voor de (wettelijke) bewaarplicht van financiële gegevens. Dat laatste kan ook de reden zijn om een ‘oud’ systeem nog jaren in de lucht te houden, met alle kosten van dien.

ZZP en klein MKB
Gericht op boekhoudsoftware voor de doelgroep "ZZP en klein MKB" is volgens Gerard Bottemanne van onderzoeksbureau GBNED een goede standaard op zijn plaats als het gaat om de exit strategie en het bewaren van digitale administratiegegevens over afgelopen boekingsperiodes c.q. -jaren. Door het ontbreken van een standaard is er een willekeur aan afspraken die leveranciers van boekhoudsoftware maken met gebruikers die opstappen. Soms is sprake van gratis raadpleegrechten gedurende aan aantal jaren, maar er zijn ook leveranciers die een vergoeding vragen voor het bewaren van gegevens en behouden van toegang tot afgelopen (boek)jaren. Dat de kosten dan fors kunnen oplopen bewijst het volgende voorbeeld:

"Een leverancier vraagt een bedrag van € 10 per administratie per jaar voor alleen raadplegen. Dan hebben we het over € 70 voor de 7 jaren waarvoor de fiscale bewaarplicht geldt. Een accountantskantoor heeft al snel een paar honderd administraties. Bij 200 administraties hebben we het dan al over een totaalbedrag van € 14.000 euro, uitgaande van de genoemde 7 jaar."

Harde exit
En wie weet verhoogt een leverancier tussentijds de gevraagde vergoeding als dat niet vooraf goed is vastgelegd. Volgens ons een voorbeeld van een "harde exit". Hierbij willen we zeker niet bestrijden dat softwareleveranciers in zijn algemeenheid ook kosten moeten maken om (niet actieve) administraties in de lucht te houden. Zeker als het aantal klanten dat opzegt op enig moment meer is dan een fractie van het aantal bestaande klanten en nieuwe aanwas uitblijft.

Zachte exit
Onderzoeksbureau GBNED heeft, in aansluiting op een eerder verkennend onderzoek, nu een uitgewerkt voorstel als het gaat om: de exit strategie en bewaarplicht van een geautomatiseerde boekhouding met digitaal opgeslagen boekingsdocumenten, gericht op ZZP en klein MKB.

Dit model bestaat uit 3 pijlers, te weten:

1.  De boekhouding opgeslagen in een formaat van de Auditfile Financieel (XAF);
2.  Archief met digitale boekingsdocumenten;
3.  RGS als standaard Rekeningschema;

Het voorstel is erop gericht dat er een standaard is om: gegevens uit de boekhouding in een standaard formaat op te slaan en digitale boekingsdocumenten te behouden met de koppeling naar onderliggende transacties. Zonder dat er kosten aan verbonden zijn voor de gebruiker en voldaan wordt aan dat onderdeel van de bewaarplicht dat betrekking heeft op de boekhouding zelf.

Gerard vindt dat deze hete aardappel al lang opgepakt had moeten zijn door de Belastingdienst in overleg met branche- en beroepsorganisaties en softwareleveranciers. Onder het motto ‘beter laat dan nooit’ wordt ook de Belastingdienst, en andere betrokkenen, van harte uitgenodigd de handschoen op te pakken en actief mee te werken aan een zachte exit en daarmee zekerheid en concrete lastenvermindering voor uiteindelijk de ondernemer.

Het complete voorstel is direct online beschikbaar (directe link) of via www.ictaccountancy.nl.
Reacties zijn meer dan welkom en kunnen gericht worden aan gerard@gbned.nl.