Aanbieders van online boekhoudsoftware hanteren verschillende termijnen bij het blokkeren van een administratie voor een ondernemer als sprake is van onbetaalde facturen. Dat loopt uiteen van zeg maar 1 tot 6 maanden. De data zelf wordt daarbij wel geacht van de ondernemer te zijn. De bewaartermijn van de gegevens bij niet betalen loopt uiteen van een krappe 6 maanden tot in uitzonderlijke gevallen wel tien jaar.

Retentierecht geeft een softwareleverancier de mogelijkheid een ondernemer de toegang tot een online administratiesysteem te ontzeggen, maar ontneemt volgens ons de ondernemer niet het recht te beschikken over zijn eigen data. Je kunt je afvragen of een softwareleverancier na bijvoorbeeld 6 maanden de data, die eigendom is van een ondernemer, zondermeer mag verwijderen i.p.v. de data altijd ter beschikking te stellen aan diezelfde ondernemer. Jurisprudentie zal op dit punt in de toekomst mogelijk meer duidelijkheid geven verwachten wij, zeker nu steeds meer administraties online gevoerd worden.

Uit de antwoorden van aanbieders van online boekhouden leiden we af dat de bewaartermijn van gegevens (data en digitale documenten) voor een curator (dus bij een faillissement) niet wezenlijk anders is dan voor de ondernemer zelf ingeval van betalingsproblemen. Het ene faillissement is echter het andere niet. Een curator die tijdens de afhandeling van een faillissement het vermoeden heeft dat de ondernemer zaken heeft onttrokken aan een boedel kan belemmerd worden door het feit dat een krappe 6 maanden later de administratiegegevens van een ondernemer zijn verwijderd door een softwareleverancier en deze ook niet meer via een back-up zijn te achterhalen.

Veel ondernemers besteden hun administratie (al dan niet deels) uit aan een accountants- en administratiekantoor. Soortgelijke vragen als hiervoor kunnen ook gesteld worden aan de accountancysector. Hier speelt dan nog extra de vraag welke gegevens van de ondernemer zijn en welke gegevens van de accountant. Denk bij dit laatste aan bewerkte gegevens door de accountant, zoals een opgesteld jaarrapport of belastingaangifte.

Als het gaat om retentierecht sluit de NOAB (Nederlandse Orde van Administratie- en Belastingadvieskantoren) gegevens die eigendom zijn van de klant uit in haar voorwaarden. NOAB noemt expliciet: “originele stukken die eigendom zijn van de (voormalige) klant”. Dat sluit geheel aan bij onze eerdere stelling dat wordt verondersteld dat de gegevens (data en elektronische boekingsdocumenten) zelf van de ondernemer zijn.

NOAB geeft ook aan dat de opschorting van afgifte niet plaatsvindt als door de opschorting dermate schade ontstaat bij de klant dat die niet in redelijke verhouding staat met de nog openstaande declaraties. En zij noemt ook nog de fiscale bewaarplicht van 7 jaren die ook in stand blijft bij wanbetaling of faillissement omdat dit voortvloeit uit de (maatschappelijke) zorgplicht die we van een kantoor mogen verwachten. Deze twee punten geven wij mee aan leveranciers van online boekhouden in relatie tot een zorgplicht die we van dergelijke aanbieders mogen verwachten.

Het complete rapport “Afnemer online boekhouden in gebreke: van wanbetaler tot aan faillissement met een curator” is gratis beschikbaar.