Kunnen we met 1.000 RGS-codes uit de voeten i.p.v. de huidige 3.857 RGS-codes

De ontwikkeling van RGS dateert alweer van mei 2012. En hoewel er voor RGS mooie toepassingen zijn en er ook nog een aantal in het verschiet liggen wordt RGS in de praktijk nog slechts mondjesmaat toegepast.

Volgens Gerard Bottemanne van Onderzoeksbureau GBNED is een van de grootste zorgpunten de ongebreidelde groei van het aantal RGS-codes, met name de afgelopen jaren. Begin van 2016 was met RGS versie 2.0 al sprake van 2.528 RGS-codes. Eind 2019 verscheen RGS versie 3.2 met niet minder dan 3.857 RGS-codes. Een groei van 35%. Probeer dan maar eens een grootboek rekeningschema ,dat laten we zeggen bestaat uit gemiddeld 100 tot 200 grootboekrekeningen, toe te wijzen aan de juiste RGS-codes en die koppeling toekomstbestendig te houden. Het is zeker te doen zo bewijst de praktijk, maar eenvoudig is anders.

Wat nu als we vertellen dat RGS feitelijk maar bestaat uit 1.207 RGS-codes op het niveau van grootboekrekeningen. En dan ook nog eens vertellen dat uiteindelijk sprake is van zo’n 1.000 RGS-codes als branche specifieke rekeningen (met name voor Woningcorporaties) weggelaten worden. Toegegeven dat 1.000 RGS-codes nog steeds veel is. Maar al beduidend beter beheersbaar en toe te passen in de praktijk dan het bijna viervoudige aantal van op dit moment 3.857 RGS-codes.

Om bovenstaande te begrijpen eerst even een korte toelichting over de opbouw van RGS-niveaus met daarbij het aantal RGS-codes op basis van RGS versie 3.2, te weten:

1. Balans c.q. resultatenrekening (2 RGS-codes);
2. Hoofdrubriek (39 RGS-codes);
3. Rubriek (277 RGS-codes);
4. Rekening; het niveau van de grootboekrekening (1.207 RGS-codes).
5. Mutatie (2.332).

Voor de accountants onder ons komen we dan op het eerder genoemde aantal van 3.857 RGS-codes.

Een aantal gerenommeerde leveranciers van boekhoudsoftware heeft voor hun cliënten RGS mogelijk gemaakt op niveau 4 (rekening niveau). Volgens ons een terechte beslissing, want dat is ook het niveau om grootboekrekeningen te koppelen. Oftewel 1.207 RGS-codes.

Er zijn ook 2.332 RGS-codes op niveau 5, oftewel ‘mutaties’. Inmiddels is niveau 5 een vergaarbak geworden voor van alles en nog wat, zo getuige ook de RGS Niet ready openstaande punten. Een duidelijke richtlijn wat wel en niet thuishoort op niveau 5 ontbreekt ons inziens. Met enige regelmaat is gevraagd naar concrete toepassingen van alle 2.332 RGS-codes op niveau 5 in relatie tot de (grootboek)administratie. Op enkele tientallen codes na is antwoord uitgebleven vanuit de RGS gremia. Dat sluit wat ons betreft aan bij het feit dat meerdere leveranciers van boekhoudsoftware RGS niveau 5 niet ondersteunen. Leveranciers die niveau 5 wel ondersteunen hebben de toepasbaarheid van de meeste codes op dat niveau ook niet kunnen aantonen.

Onderzoek
Vanuit Onderzoeksbureau GBNED is nu een nieuw onderzoek gestart dat gericht is op het vaststellen van concrete toepassingen van RGS-codes op niveau 5 in relatie tot boekhoudsoftware. Oftewel “wie gebuikt welke RGS-codes op niveau 5 in de boekhouding en waarvoor?”.

Als het onderzoek uitvoerbaar blijkt, in die zin dat er voldoende medewerking is, wordt het resultaat ervan gebruikt om na te gaan op welke wijze RGS niveau 5 bestaansrecht heeft en voor welke RGS-codes op niveau 5 het wellicht beter is om deze te laten vervallen of bijvoorbeeld over te hevelen naar RGS niveau 4. Maar eerst het onderzoek, want "meten is weten".

Bent u leverancier of gebruiker van administratieve software en bent u bereid mee te werken aan dit onderzoek, neem dan even contact met ons op via rgs@gbned.nl.

Voor informatie over RGS en eerder genoemde aantallen RGS-codes, zie het RGS dashboard.

Informatie over de voortgang en resultaat van dit onderzoek wordt gedeeld via onze Wiki RGS.