Onderzoeksbureau GBNED heeft afgelopen periode een evaluatie uitgevoerd van boekhoudfuncties binnen de Essentials editie van “Microsoft Dynamics 365 Business Central”, verder te noemen Business Central.
Volgens informatie op de website van Microsoft is Business Central geschikt voor het kleine en middelgrote bedrijf en dat sluit precies aan bij de doelgroep waarvoor GBNED boekhoudsoftware test en beoordeelt.

Vanwege de totale omvang van Business Central heeft GBNED zich bij deze evaluatie beperkt tot boekhoudfuncties. Er is daarbij speciaal aandacht besteed aan de aanwezigheid van Robotic accounting functies met het oog op zoveel veel mogelijk automatisch boeken. 

Kenmerkend in positieve zin voor de software is het kunnen werken met dimensies en boekingsgroepen. Met behulp van dimensies kun je naar meerdere gezichtspunten rapporteren en dat werkt een stuk flexibeler dan boekhoudsoftware die naast een grootboekrekening alleen een kostenplaats ondersteunt. Dimensies, boekingsgroepen en de vele andere instellingen maakt het pakket volgens ons minder geschikt om zelf aan de slag te gaan zonder ondersteuning van een externe partij.

De bediening met onder andere diverse symbolen, helptekst bij keuzes en ingaven en het kunnen sorteren op kolommen, vinden we gebruikersvriendelijk. Functioneel zijn we minder enthousiast over de bediening en naamgevingen van functies in het menu vinden we niet altijd duidelijk. Er is sprake van een uitgebreide Nederlandstalige handleiding met als aandachtspunt dat sommige documentatie alleen in de Engelse taal beschikbaar is. 

Het aantal functies binnen de software is zeker uitgebreid te noemen, maar er ontbreken volgens ons ook essentiële functies in de standaard software. Diverse rapporten zijn qua informatie aan de beperkte kant. Er wordt gesproken over zelf rapportages maken via Power-BI en Excel. En hoewel het personaliseren van schermen en rapporten een fraaie functie is zijn we van van mening dat met name voor de doelgroep MKB rapportages standaard in orde moeten zijn. Basale rapportages als een kolommenbalans en ouderdomsanalyse ontbreken volgens ons. 

Wij zijn van mening dat een aantal zaken standaard in hedendaagse boekhoudsoftware aanwezig hoort te zijn. Denk aan:

• Standaard ondersteuning van het Referentie grootboekschema (RGS);
• Automatische bankkoppelingen;
• Elektronische factuurverwerking op basis van in Nederland gehanteerde standaarden.
• Boekingsintelligentie bij onder andere het afhandelen van inkoopfacturen.
• Aanwezigheid en actueel houden van BTW-codes met percentages over alle bedrijven heen.
• Op basis van een bedrijfsnaam de adresgegevens via de KvK-database tonen en ophalen.

Zaken die we niet zijn tegengekomen bij onze evaluatie. Daarvoor wordt met name verwezen naar betaalde apps van derden. Met als bijkomend aandachtspunt dat je dan zaken moet doen met meerdere (software)leveranciers.

Met een prjis van 59 euro per gebruiker per maand voor de Essentials editie van Business Central zet Microsoft de software voor een scherpe prijs in de markt met best veel functionaliteit. Maar dan heb je volgens ons nog geen compleet boekhoudpakket dat voldoen aan eisen die je vandaag de dag van een boekhoudpakket mag verwachten, met name op het gebied van Robotic accounting. 

Business Central is volgens ons afgestemd op wat grotere (MKB) bedrijven met handels- en/of productie activiteiten en voor internationaal georiënteerde organisaties als het gaat om de financiële administratie.
De software wordt voor zover wij kunnen nagaan uitsluitend via een partnerkanaal aangeboden door Microsoft. Voor ondersteuning ben je dan ook volledig aangewezen op een externe partner. Of dit model ook efficiënt en effectief is voor kleine bedrijven zal de toekomst leren. 

Complete rapport
Het complete evaluatierapport telt zo’n 40 pagina’s en is hier gratis op te vragen in PDF-formaat.