In deze Wiki wordt een basis uitwerking getoond van het verwerken van online betalingen via een PSP betaalplatform in het boekhoudpakket. We gaan hierbij uit van verkopen via webwinkelsoftware (zie ons voorbeeld) die als openstaande posten terecht ziijn gekomen in de boekhouding om verder af te handelen, qua betaling, op basis van transacties via een PSP betaalplatform.

Via het PSP betaalplatform komen in de boekhouding terecht:

1. De betalingen van klanten die door het PSP betaalplatform zijn ontvangen;
   Betalingen door klanten komen in eerste instantie terecht op een (bank)rekening van het betaalplatform zelf.
   
   
2. De uitbetaling door het PSP betaalplatform aan onze eigen bankrekening; rekening houdend met transactiekosten die ingehouden zijn door het betaalplatform.
   
   
3. De factuur achteraf van het PSP platform met transactiekosten. En de over de transactiekosten berekende BTW. Dit laatste wordt bij boekingsvoorbeelden door PSP betaalplatformen zelf nog wel eens weggelaten, terwijl dit juist een aandachtspunt is.

Op basis van voorgaande hebben we de volgende basis uitwerking samengesteld voor opname van de inkomende online betalingen in de boekhouding. Met daarbij wel direct de aantekening dat in de praktijk veelal andere uitwerkingen voorkomen. Dat laatste is mede afhankelijk van de wijze waarop het PSP betaalplatform betreffende (bank)mutaties aanlevert.

Instellingen boekhouding en RGS

1. Een bankrekening “Naam betreffende PSP” aanmaken in de boekhouding met corresponderende gegevens, zoals een grootboekrekening. Wij kiezen voor RGS rekening BLimBanInb (10260) “Internetrekening”. 
   Desgewenst kan de rekeningnaam in de eigen administratie aangepast worden.
   
   
2. Een crediteur “Naam PSP betaalplatform” aanmaken om ontvangen facturen van de PSP te kunnen boeken. De PSP stuurt na afloop van een periode een factuur met de transactiekosten. Er wordt tevens gewerkt met de rekening “Nog te ontvangen facturen”, waarop de transactiekosten geboekt worden. Voor dit laatste kent RGS de rekening BSchOpaNto (17310) "Nog te ontvangen facturen".
   
   De rekening “Nog te ontvangen facturen” gebruiken we om de transactiekosten glad te laten lopen op het moment dat een factuur van het PSP betaalplatform wordt ontvangen.

3. De rekening “Kruisposten” hanteren we om de uitbetaling naar de eigen bank glad te laten lopen via een tussenrekening.
   RGS kent hiervoor de rekening BLimKruSto (10510) "Stortingen onderweg kruisposten". 

De boekingen

Als elektronische transacties worden ontvangen van het PSP betaalplatform (met klantbetalingen aan het PSP platform) kunnen deze verwerkt worden via de zojuist aangemaakte bank. Met de volgende mogelijke transacties (over enkele dagen):

a) Betalingen van debiteuren op de rekening van het PSP betaalplatform.
b) ingehouden transactiekosten inclusief BTW.
c) Uitbetaling door het PSP betaalplatform, minus transactiekosten, gesteld op 1 euro per verkoop, inclusief BTW.

We gaan er hierbij vanuit dat inzicht is in:
a) het betaalde factuurbedrag door de debiteur (op de rekening van het PSP betaalplatform)
b) de ingehouden transactiekosten inclusief BTW.

Gerelateerd aan ons voorbeeld wordt dan geboekt op basis van RGS:

2-9-20XX Betaling van debiteuren

4-9-20XX Uitbetaling door PSP 

De "Internetrekening PSP" loopt nu weer glad.

5-9-20XX Bijboeking eigen bank

Via het bankafschrift van je eigen bank wordt dan het volgende geboekt:

De rekening "Stortingen onderweg kruisposten" loopt nu weer op glad.

1-10-20XX Inkoopfactuur PSP

Een ontvangen (inkoop)factuur (22100125) met transactiekosten van de PSP wordt geboekt op de eerder genoemde crediteur PSP.

1) In plaats van crediteuren zou direct de rekening “Nog te ontvangen facturen” geboekt kunnen worden. Dat laatste is afhankelijk van de mogelijkheden die het boekhoudpakket biedt.

RGS onderscheid een rekening BSchCreHac (16011) Handelscrediteuren en BSchCreKcr (16015) Kostencrediteuren. 
In ons voorbeeld is gebruik gemaakt van de rekening 'Handelscrediteuren, maar dat zou dus ook "Kostencrediteuren" kunnen zijn. 

2) Afletteren transactiekosten:
Als de factuur een specificatie bevat van de in rekening gebrachte transactiekosten per order c.q. factuurnummer, dan kunnen de transactiekosten op de rekening “Nog te ontvangen facturen” automatisch afgeletterd worden als het boekhoudpakket over die functionaliteit beschikt. Zo is een goede controle op de afhandeling van de in rekening gebrachte transactiekosten mogelijk.

Opmerking
Door gebruik te maken van de tussenrekening “Nog te ontvangen facturen” inclusief BTW (en niet exclusief BTW) ontstaat er geen afrondingsverschil per regel.  

Verzamelboeking en subadministratie
De online transactiekosten zijn veelal per regel geboekt hetgeen bij veel verkopen leidt tot evenredig veel mutaties op de diverse (grootboek)rekeningen. Als het PSP betaalplatform een goede subadministratie biedt van met name het afletteren van de transactiekosten kan overwogen worden te werken met verzamelboekingen waarbij alleen totalen van de transactiekosten geboekt worden in de boekhouding. De betreffende boekhoudsoftware, eventueel aangevuld door een add-on tool, moet dergelijke verzamelboekingen dan wel mogelijk maken.