RGS MKB maakt gebruik van RGS t/m niveau 4, zijnde het niveau van grootboekrekeningen. De praktijk leert dat soms behoefte is aan extra boekingsdimensies. Als bekend voorbeeld worden vennoten van een VOF genoemd. RGS voorziet standaard in enkele grootboekrekeningen (denk aan privé opname en privé stortingen) per maximaal 5 vennoten. Bij een 6^e of volgende vennoot zijn geen rekeningen voorzien. Hoewel in de meeste gevallen het maximaal van 5 vennoten voldoende zal zijn is het wenselijk een uniforme oplossing te bieden voor meer dan 5 vennoten. Zo kan bij boekingsdimensies ook gedacht worden aan deelnemingen, leden, kostprijs- en omzet productgroepen en codes voor de werkkostenregeling. 

En gedacht kan worden aan (nieuwe) dimensies voor:
1. BTW per land; denk aan afstandsverkopen binnen de EU.
2. Vervoermiddel op basis van kenteken; i.v.m. registratie kosten per vervoermiddel.
2. Soort vervoermiddel in combinatie met brandstoftype; i.v.m. duurzaamheidsregistratie.

Standaard RGS kent op dit moment de mogelijkheid van extensies. Oftewel een toevoeging per RGS-code, mogelijk op alle niveaus.
Behoudens voor woningcorporaties is het werken met RGS extensies niet in gebruik volgens ons.

Voorstel boekingsdimensies
Vanuit Onderzoeksbureau GBNED is nu in het kader van RGS MKB een voorstel uitgewerkt voor het werken met boekingsdimensies.

Het voorstel is dat in het RGS (MKB) schema aangegeven wordt dat met een of meer bepaalde boekingsdimensies gewerkt kan worden.

Zo kan bij de RGS-codes specifiek voor vennoten (Een 7-tal op dit moment) aangegeven worden dat sprake kan zijn (dus niet verplicht!) van een extra boekingsdimensie, zijnde de vennoten. Bij een boeking zelf komt dan betreffende grootboekrekening naar voren, gevolgd door een vennoot.

Voorbeeld:
De grootboekrekening "Privé-stortingen" kent de RGS code BEivKapPrs met RGS MKB rekeningnummer 05503.
Binnen RGS MKB kent deze rekening dan de boekingsdimensie categorie “VEN”, als voorbeeld voor “Vennoten”.

Het is niet verplicht om daar gebruik van te maken. Zo zijn leveranciers van boekhoudsoftware vrij om RGS MKB boekingsdimensies te ondersteunen waar zij dat zelf nodig vinden. Het is uiteindelijk aan de eindgebruiker om de boekingsdimensies dan daadwerkelijk toe te passen.

De combinatie van rekening en boekingsdimensie wordt vervolgens opgeslagen bij de mutaties. 

Je kunt dan bijvoorbeeld de RGS brugstaat uitvragen met de extra boekingsdimensie voor betreffende rekeningen.

Naast vennoten van een VOF zijn hiervoor ook andere mogelijkheden van boekingsdimensies genoemd. 
In het voorstel (zie hierna) is dat verder uitgewerkt voor:

1. Soort vervoermiddel en brandstoftype;
   Dit voorbeeld is bewust opgenomen vanwege de verder toenemende duurzaamheidsregistratie. Dit kan ook impact hebben op de boekhouding. Denk bijvoorbeeld aan de registratie van reiskosten personeel en brandstofkosten auto’s. Hiervoor is een voorzet gedaan voor een boekingsdimensie die aansluit bij de Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit.
     
2. Kostprijs en omzet productgroepen;
   RGS kent standaard onder andere de volgende rekeningen:
   - 70251 (WKprInhInh) Inkoopwaarde handelsgoederen;
   - 80301 (WOmzNohOlh) Omzet handelsgoederen hoog tarief;
   - 80305 (WOmzNohOlv) Omzet handelsgoederen laag tarief;
   - 80345 (WOmzNohOli) Omzet Handelsgoederen naar landen binnen EU.
   In dit geval is de kostprijs en omzet niet verder gesplitst.
   
   RGS biedt ook de volgende rekeningen die gebruikt worden in de praktijk:
   - 72010 (WKprGrpGr1) Kostprijs - inkoopwaarde groep 1
      t/m
   - 72050 (WKprGrpGr5) Kostprijs - inkoopwaarde groep 5
     
   - 80710 (WOmzGrpGr1) Netto-omzet groep 1
      t/m
   - 80750 (WOmzGrpGr5) Netto-omzet groep 5.
   
   Je zou dit laatste kunnen zien als eerste opzet voor een verdere onderverdeling van kostprijs en omzet naar een extra dimensie. Aandachtspunten hierbij zijn:
   
   1. Louter een aanduiding groep 1 t/m 5 zegt niets.
       Welke uitvragende rapportage doet iets met een dergelijke onderverdeling?
   
   2. Met name de omzet is hierbij niet gesplitst voor de BTW.
       Iets wat vele administrateurs graag terugzien in het grootboek voor het maken van een BTW rondrekening.
   
   Het werken met een boekingsdimensie biedt de mogelijkheid om op basis van bestaande grootboekrekeningen een verbijzondering te maken. Dat betekent dat dezelfde boekingsdimensie toegewezen kan worden aan bijvoorbeeld de eerder genoemde omzetrekeningen voor handelsgoederen (laag, hoog en intracommunautair). Een verdere verbijzondering binnen de boekingsdimensie kan dan per administratie bepaald worden.
   
   Mogelijk is dit ook een alternatief voor het opnemen van branchegerichte verbijzonderingen binnen RGS.

Voorstel direct beschikbaar
Download het complete voorstel "Boekingsdimensies in RGS MKB" (PDF).

Het werken met boekingsdimensies in relatie met RGS MKB bevind zich in een studiefase op dit moment. 
Er kunnen dan ook tussentijdse updates plaatsvinden op betreffend voorstel.

Reacties op het voorstel, en/of interesse in het actief meewerken aan de uitwerking van de boekingsdimensies, kunnen doorgegeven worden via rgsmkb@gbned.nl.