In deze Wiki wordt een praktijkuitwerking getoond van het verwerken van online betalingen via een PSP betaalplatform in het boekhoudpakket. Met als belangrijkste verschil (t.o.v. de basisuitwerking) dat transactiekosten door de PSP niet direct verrekend worden bij het verwerken van de betalingen door klanten. Transactiekosten worden dan ook niet per transactie geboekt. 

Het voordeel van deze oplossing t.o.v. de basisuitwerking is dat bij grote aantallen online betalingen minder mutatieregels in de boekhouding opgenomen worden. 

Een attetiepunt bij deze werkwijze is dan wel hoe de transactiekosten (tweemaal 1 euro) afgeletterd c.q. gecontroleerd kunnen worden via de boekhouding of anders? Het delen van ervaring hiermee is welkom. Ook varianten op deze uitwerking zijn welkom.

We gaan hierbij (net als bij de basisuitwerking) uit van verkopen via webwinkelsoftware (zie ons voorbeeld) die als openstaande posten terecht ziijn gekomen in de boekhouding om verder af te handelen, qua betaling, op basis van transacties via een PSP betaalplatform.

Via het PSP betaalplatform komen in de boekhouding terecht:

1. De betalingen van klanten die door het PSP betaalplatform zijn ontvangen;
   Betalingen door klanten komen in eerste instantie terecht op een (bank)rekening van het betaalplatform zelf.
   
   
2. De uitbetaling door het PSP betaalplatform aan onze eigen bankrekening; rekening houdend met transactiekosten die ingehouden zijn door het betaalplatform.
   
   
3. De factuur achteraf van het PSP platform met transactiekosten. En de over de transactiekosten berekende BTW. Dit laatste wordt bij boekingsvoorbeelden door PSP betaalplatformen zelf nog wel eens weggelaten, terwijl dit juist een aandachtspunt is.

Op basis van voorgaande hebben we de volgende uitwerking samengesteld voor opname van de inkomende online betalingen in de boekhouding. Dat laatste is mede afhankelijk van de wijze waarop het PSP betaalplatform betreffende (bank)mutaties aanlevert.

Instellingen boekhouding en RGS

1. Een bankrekening “Naam betreffende PSP” aanmaken in de boekhouding met corresponderende gegevens, zoals een grootboekrekening. Wij kiezen voor RGS rekening BLimBanInb (10260) “Internetrekening”. 
   Desgewenst kan de rekeningnaam in de eigen administratie aangepast worden.
   
   
2. Een crediteur “Naam PSP betaalplatform” aanmaken om ontvangen facturen van de PSP te kunnen boeken. De PSP stuurt na afloop van een periode een factuur met de transactiekosten. Er wordt tevens gewerkt met de rekening “Nog te ontvangen facturen”, waarop de transactiekosten geboekt worden. Voor dit laatste kent RGS de rekening BSchOpaNto (17310) "Nog te ontvangen facturen".
   
   De rekening “Nog te ontvangen facturen” gebruiken we om de transactiekosten glad te laten lopen op het moment dat een factuur van het PSP betaalplatform wordt ontvangen.

3. De rekening “Kruisposten” hanteren we om de uitbetaling naar de eigen bank glad te laten lopen via een tussenrekening.
   RGS kent hiervoor de rekening BLimKruSto (10510) "Stortingen onderweg kruisposten". 

De boekingen

Als elektronische transacties worden ontvangen van het PSP betaalplatform (met klantbetalingen aan het PSP platform) kunnen deze verwerkt worden via de zojuist aangemaakte bank. Met de volgende mogelijke transacties (over enkele dagen):

a) Betalingen van debiteuren op de rekening van het PSP betaalplatform.
In tegenstelling tot de eerder genoemde basisuitwerking is (nog) geen sprake van ingehouden transactiekosten.

b) Uitbetaling door het PSP betaalplatform, minus transactiekosten, gesteld op 1 euro per verkoop, inclusief BTW.

Gerelateerd aan ons voorbeeld wordt dan geboekt op basis van RGS:

2-9-20XX Betaling van debiteuren

4-9-20XX Uitbetaling door PSP 

1) (242 + 89) -/- 2 euro transactiekosten.
Op deze rekening blijft dan een saldo van 2 euro (debet) staan, zijnde de transactiekosten. We gaan er vanuit dat deze transactiekosten inclusief BTW zijn.

5-9-20XX Bijboeking eigen bank

Via het bankafschrift van je eigen bank wordt dan het volgende geboekt:

De rekening "Stortingen onderweg kruisposten" loopt nu weer op glad.

1-10-20XX Inkoopfactuur PSP

Een ontvangen (inkoop)factuur (22100125) met transactiekosten van de PSP wordt geboekt op de eerder genoemde crediteur PSP.

1) RGS onderscheid een rekening BSchCreHac (16011) Handelscrediteuren en BSchCreKcr (16015) Kostencrediteuren. 
In ons voorbeeld is gebruik gemaakt van de rekening 'Handelscrediteuren, maar dat zou dus ook "Kostencrediteuren" kunnen zijn. 

Het resultaat:
Op de “Internetrekening (PSP)” staat nog een saldo staat van 2 euro debet staat en op de rekening “Crediteuren” nog een saldo van 2 euro credit.

Dit is op meerdere manieren op te lossen:

1. De inkoopfactuur van de PSP direct boeken op de “Internetrekening (PSP)”. Dan is het verschil automatisch weg geboekt.
   
   Een inkoopfactuur boeken op een bankrekening lijkt echter niet het meest voor de hand liggend volgens ons. Het is zelfs maar de vraag of dat binnen alle boekhoudsoftware is toegestaan.
     
2. Het saldo op de “Internetrekening (PSP)” en de openstaande post crediteuren achteraf tegen elkaar wegboeken.
   
   16011 Crediteuren 2,00 (D)
   10260 Internetrekening (PSP) 2,00 (C).