Als zakelijke ritten worden gemaakt met een privé auto kan de BTW over brandstof- en onderhoudskosten deels verrekend worden (BTW aangifterubriek 5b). Verrekening vindt dan plaats op basis van het zakelijk gebruik. Deze regeling geldt niet als sprake is van een rechtspersoon, zoals een BV. 

De Belastingdienst meldt hierover het volgende:

"Gebruikt u een auto die tot uw privévermogen behoort, ook voor zakelijke doeleinden? Of gebruikt een werknemer deze auto voor zakelijke doeleinden? Dan kunt u de btw over het onderhoud en gebruik aftrekken. U kunt de btw alleen aftrekken over het gedeelte dat voor belaste omzet wordt gebruikt. Over het gedeelte dat voor privédoeleinden kunt u geen btw aftrekken. Hierbij geldt woon-werkverkeer voor de btw als privégebruik".

Het bepalen van het privégebruik kan plaatsvinden op basis van:

1. Een kilometeradministratie om de verhouding is tussen zakelijk gebruik en privégebruik te berekenen;
   Verhouding tussen zakelijk gebruik en privégebruik op een andere manier aantonen. Bijvoorbeeld met gegevens uit de administratie over:de aard van de onderneming, zoals de zakelijke doeleinden waarvoor de auto wordt gebruikt, de functie en werkzaamheden van de gebruiker van de auto en de wijze waarop de auto voor privédoeleinden mag worden gebruikt of is gebruikt, bijvoorbeeld voor woon-werkverkeer.
   
   Of
   
   
2. Een forfaitaire regeling waarbij eerst alle btw over het onderhoud en gebruik afgetrokken worden. Vervolgens moet aan het einde van het jaar de afgetrokken btw gecorrigeerd worden wegens privégebruik. Er wordt (een door de Belastingdienst bepaald) percentage van de catalogusprijs van de auto (inclusief btw en bpm) aangegeven te worden als verschuldigde btw. Dit bedrag wordt (in de laatste btw aangifte van het jaar) in bij de rechterkolom van rubriek 1d 'Privégebruik' van de btw-aangifte ingevuld. In de linkerkolom van deze rubriek wordt '0' ingevuld.

Als sprake is van belaste en vrijgestelde omzet moet daar ook rekening mee gehouden worden.

De Belastingdienst heeft over deze regeling uitgebreide informatie op haar website staan met tevens (reken)voorbeelden, zie "Btw en zakelijk gebruik van de privéauto".

Bonnen en facturen vastleggen
Houdt er rekening mee dat de brandstofbonnen en andere facturen (met name onderhoud) zodanog geregistreerd worden dat duidelijk is van welke btw-bedragen sprake is
  

RGS codes en boekingen

Allereerst noemen we de rekeningen (RGS codes) die van toepassing zijn volgens ons:

Met betrekking tot autokosten:
- WBedAutBra (45701) "Brandstofkosten auto's";
- WBedAutRoa (45705) "Reparatie en onderhoud auto's";
- WBedAutOak (45790) "Overige autokosten".

(De rekening WBedVkkKmw (45646) "Kilometervergoeding woon-werkverkeer" laten we hier buiten beschouwing omdat woon-werkverkeer voor de btw geldt als privégebruik.

Met betrekking tot (terug te vorderen) BTW:
- BVorVbkTvo (13305) "Terug te vorderen omzetbelasting".

Voor boekingsvoorbeelden refereren we aan de al eerder genoemde website van de Belastingdienst, onderdeel "Btw en zakelijk gebruik van de privéauto". Waarvoor hieronder de boekingen zijn uitgewerkt met betrekking tot de terug te vorden btw op basis van RGS.

Voorbeeld met administratie waaruit privégebruik auto blijkt

Een ondernemer (eenmanszaak) heeft een privé auto die ook gebruikt wordt voor zakelijke kilomters .
Uit de administratie blijkt dat de auto in het jaar 60.000 kilometer heeft gereden, waarvan 45.000 kilometer zakelijk.
De kosten van het gebruik en onderhoud in een jaar zijn:

€    400 verzekeringspremie; hierover is geen btw berekend.
€    350 motorrijtuigenbelasting; hierover is eveneens geen btw berekend.
€ 4.000 brandstof; waarvan € 840 btw.
€    500 onderhoud, waarvan € 105 btw. 
(totaal € 945 aan btw).

Te verreken btw is dan: (45/60 x 945) € 709.

Voor de laatste btw aangifte wordt dan geboekt:

*)
Wij hebben de btw-teruggave in mindering gebracht op de rekening "Kilometervergoeding zakelijke reizen". Dit kan in de praktijk ook een andere rekening zijn. We horen graag praktijkvoorbeelden op basis van RGS.

Vrijgestelde omzet
Stel dat sprake is van 50% vrijgestelde omzet, dan wordt het terug te vorderen btw-bedrag evenredig verlaagd. Er is dan sprake van een terug te vorderen btw-bedrag van 50% van € 709 = € 355 (afgerond).

Voorbeeld op basis van forfaitaire regeling 

De ondernemer heeft een privé auto gekocht met een catalogusprijs van € 45.000, inclusief btw en bpm.
De btw op het onderhoud en gebruik van deze auto is allereerst volledig afgetrokken en heeft geleid tot de volgende boeking via de administratie:

Er is nu geen sprake van een sluitende kilometeradministratie. 
Het privégebruik wordt dan berekend met het percentage volgens de forfaitaire regeling. In dit voorbeeld gesteld op 1,5%.
Deze berekening luidt: 1,5% x € 45.000 = € 675 btw te betalen. 
Bij de aanschaf van de auto in de loop van het jaar vindt een evenredige vermindering plaats.

Voor de laatste btw aangifte wordt dan geboekt:

Vrijgestelde omzet
Stel dat sprake is van 40% vrijgestelde omzet, dan wordt het te betalen btw-bedrag evenredig verlaagd. Er is dan sprake van een te betalen btw-bedrag van 60% van € 675 = € 405 (afgerond). In dit geval is de btw op het onderhoud en gebruik ook maar voor 60% afgetrokken, te weten (60% van 945) = € 567. .  

Zie ook Wiki RGS en autokosten en overige transportmiddelen in de boekhouding.