We hebben het hier over de logitieke sector waar met name transport- en opslagbedrijven actief zijn.
Bij transportbedrijven wordt ook gesproken over 'verladers' en opslag wordt vaak aangeduid als 'warehousing'.

Enkele andere bekende begrippen zijn:

• Charter; in dit geval rijdt de transportondernemer niet zelf, maar koopt bepaalde ritten in. Dit laatste wordt dan aangeduid als 'charter'. Hier kan ook sprake zijn van 'selfbilling', waarbij niet de charter, maar de transportondernemer de factuur samenstelt (namens de charter). 
   
• Fulfilment; webshop eigenaren worden hierbij ondersteund vanaf het voorraadbeheer tot aan het afleveren van bestellingen aan klanten.
    

Transportbedrijven (verladers)

Eerst gaan we nu in op transportbedrijven (inclusief koeriersbedrijven).

Voor de transportsector wordt meestal gewerkt met branche specifieke software, veelal aangeduid als 'Transport Management Software' (TMS). Transportorders staan dan centraal met omzet, kosten en marge.

Bekende functies binnen een TMS zijn onder andere:

1. Order management; met status en voortgang per order.
2. Calculatie; het berekenen van transportkosten met voor- en nacalculatie.
3. Rit planning; met ‘estimated time of arrival’ (ETA).
4. Inkoop / chartermanagement; met tarieven van andere vervoerders (charters) en facturering.
5. Verkoop; order to cash, van order tot betaling van afnemers. Met tarieven en factureren.
6. Documenten; zoals de digitale CMR (digitale vrachtbrief).
7. Tolmanagement; voor internationaal transport.
8. Duurzaamheidsregistratie; Co2 uitstoot in kaart brengen.

Zie voor meer informatie Softwarepakketten.nl > Logistieke softwaresystemen.

RGS MKB kan een handig (hulp)middel zijn om in elk geval te werken met een standaard rekeningschema voor transportbedrijven.

Maar net als bij veel andere branches, denk aan horeca, de bouw en installatiesector, zijn er voor de boekhouding van een transportbedrijf een aantal specifieke aspecten waarmee rekening gehouden dient te worden. 

De volgende aspecten zijn hier benoemd:

• Verkoop op basis van orders; het boeken van de (verkoop)facturen met omzet. Alleen de factuurtotalen komen dan in de boekhouding terecht. Voor een specificatie en analyse van resultaten naar meerdere inzichten speelt dan de branche specifieke software een belangrijke rol. 
  
  Bij de (verkoop)facturering kan aansluiting gezocht worden bij de standaard omzetrekeningen die beschikbaar zijn via RGS MKB. De grootboekrekeningen binnen de RGS groep "Opbrengsten uit het verlenen van diensten" kunnen dan gebruikt worden. De opbrengst kan dan binnen het grootboek verbijzonderd worden naar btw-tarief, c.q. btw-scenario.
  
  
• Het boeken van ontvangen inkoopfacturen, verbijzonderd per order. Denk aan de nota van een andere verlader (charter) of bijvoorbeeld tolkosten die voor een bepaalde order gelden. 
  
  Bij het ontvangen van een factuur is het dan gewenst per factuur en/of per factuurregel direct een ordernummer op te geven waarop de factuur betrekking heeft. In de meest ideale situatie gebeurt dit direct via het verwerken van ontvangen inkoopfacturen.
  
  
• Alle overige financiële boekingen die bij een transportbedrijf kunnen voorkomen. Denk hierbij specifiek aan:
  
  • Personeelskosten als sprake is van een transportbedrijf met personeel; er is dan sprake van een loon- en salarisadministratie als sprake is van 'eigen personeel.
  • Autokosten; zoals brandstof-, reparatie-, verzekeringskosten en belastingen; gericht op het wagenpark.  
  • Afschrijvingskosten; gericht op het wagenpark.
  • Leasekosten; gericht op het wagenpark.
  • Emballage; bijvoorbeeld pallets of containers. 
  
  Niet te verwarren met Transportkosten in de boekhouding van klanten van transportbedrijven en andere ondernemingen. 

Mede in relatie tot de administratieve verplichtingen spelen de volgende onderwerpen voor een transportbedrijf. 

• Eurovergunning
  Bedrijven die actief zijn in het beroepsgoederenvervoer over de weg moeten een Eurovergunning bezitten. De vergunning geldt voor binnenlands en internationaal vervoer. Als een ondernemer in Nederland een transportbedrijf of koeriersbedrijf gaat starten, moet eerst bij de NIWO (Nationale en Internationale Wegvervoer Organisatie). een vergunning aangevraagd worden.
  
  Een onderdeel van deze Eurovergunning is een toetsing of een transportonderneming voldoende financiële draagkracht heeft. Het gaat dan om het risicodragend vermogen dat afhankelijk wordt gesteld op basis van de inzet van het aantal voertuigen dat ingezet wordt. Het risicodragend vermogen bestaat uit het eigen vermogen, eventueel aangevuld met overwaarde en/of een achtergestelde lening. De onderneming toont dit aan met een (openings)balans, eventueel aangevuld met een vermogensopstelling of de meest recente jaarcijfers.
  
  Daarnaast moet een samenstellingsverklaring worden overgelegd van een financieel deskundige die is aangesloten bij de NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants), de NOAB (Nederlandse Orde van Administratie- en Belastingdeskundigen) of RB (Register Belastingadviseurs).
  
  Bij de beslissing op een aanvraag stelt de NIWO vast of een onderneming wordt aangemerkt als zogeheten risicobedrijf. Hiervan is sprake als het eigen vermogen is aangevuld met een achtergestelde lening of als de solvabiliteitsratio (eigen vermogen t.o.v. totale vermogen) lager is dan 20%. De NIWO toetst deze bedrijven jaarlijks op de eis van financiële draagkracht. Een risicobedrijf moet dit aan de hand van financiële gegevens, zoals een jaarrekening, een vermogensopstelling of een belastingaangifte aantonen.
  
  Voor de meeste recente regelgeving wordt altijd verwezen naar de NIWO.
    
• PayChecked
  PayChecked is een keurmerk voor transportondernemers in Nederland, ontwikkeld door TLN en EVO. Het keurmerk dient als bewijs dat een transportbedrijf voldoet aan de eisen van de Wet Aanpak Schijnconstructies (WAS) en de CAO Beroepsgoederenvervoer over de weg.
    

Opslag (warehousing)

In aansluiting op transport wordt voor opslag gewerkt met 'Warehouse Management Software' (WMS). De opslag en logistieke afhandeling van goederen van derden staat hierbij centraal.

Bekende functies binnen een WMS zijn onder andere:

1. Voorraadbeheer; t.b.v. goederen van meerdere eigenaren met magazijn c.q. locatiemanagement.
   Niet te verwarren met voorraadbeheer in de boekhouding van klanten van transport- en opslagbedrijven en andere ondernemingen.
2. Optimale opslaglocatie berekening;
3. Orderpicking; voor het uitgaande orderproces.
4. Douaneregistratie; entrepotfunctionaliteit.
5. Fulfilment; webshop eigenaren ondersteunen vanaf het voorraadbeheer tot aan het afleveren van bestellingen aan klanten. 

Zie voor meer informatie Softwarepakketten.nl > Logistieke softwaresystemen.  
 

RGS

Hiervoor hebben we verwezen naar de nodige rekeninggroepen binnen RGS die volgens ons prima door transport- en/of opslagbedrijven gebruikt kunnen worden:

Tel hierbij op de vele andere standaard rekeningen in het RGS MKB decimaal rekeningschema. 

Branchegericht voor transport- en/of opslagbedrijven 
Om te beginnen kan ieder transport- en/of opslagbedrijf bepaalde rekeningen verbijzonderen. Binnen RGS MKB kan dit op rekeningniveau via de 'eigen rekeningen'. Denk bijvoorbeeld aan de verbijzondering van omzet.

Mochten er specifieke rekeningen voor transport- en/of opslagbedrijven zijn gewenst in RGS MKB dan horen we dat graag, voorzien van een of meer  boekingsvoorbeelden. Zo nodig wordt dan gewerkt met specifeke brancherekeningen voor transport- en/of opslagbedrijven.