Voor het boeken van autokosten en kosten van overige transportmiddelen (zoals motor, fiets, e-bike) zijn een uitgebreid aantal RGS-codes aanwezig. Wij hebben de volgende onderverdeling gemaakt:

1. De aanschaf;
2. Kosten; 
3. Overig.
     

Ad. 1. De aanschaf van een auto;

Hierbij gaat we er vanuit dat de auto door de onderneming wordt aangeschaft. Hieronder beschouwen we ook een auto die is gefinancierd op basis van financial lease. De tegenhanger van financial lease is operational lease en behandelen we bij ad. 2. "Autokosten". 

We boeken de aanschaf als een gewone inkoopfactuur.
Bijvoorbeeld de aanschaf van een elektrische bestelauto met een aanschafwaarde van 25.000 euro excl. BTW. 

De boeking op basis van RGS-codes luidt dan:

Toelichting:

• Voor financial lease en daamee samenhangende boekingen, zie Wiki RGS en Leasing, financial- en operational lease boeken;
  
  
• Voor afschrijving en de daarmee samenhangende boekingen, zie Wiki RGS en Vaste activa en afschrijvingen boeken.

Ad. 2. Autokosten

De afschrijvingskosten van een auto worden binnen RGS geboekt onder de aparte kostenrubriek "Afschrijvingen op materiële vaste activa".

Onder "Autokosten" worden geboekt:

1. Brandstofkosten auto's; WBedAutBra (45701).
   Elektriciteit, benzine, gas, e.d., afgerekend via:
   - Kassabonnen van het tankstation. 
   - Periodieke afrekening via een tankpas.
   
   
2. Reparatie en onderhoud auto's; WBedAutRoa (45705).
   Afgerekend via:
   - Inkoopfacturen van het garagebedrijf.
   
   
3. Assurantiepremie auto's; WBedAutAsa (45710).
   Verzekeringspremie afgerekend via:
   - Inkoopfacturen van de assurantiemaatschappiji of -tussenpersoon.
   
   Als de premie vooruit of achteraf wordt betaald over meerdere boekingsperiodes dan kunnen transitorische posten een rol spelen als op elk gewenst moment inzicht is gewenst in de winst- en verliesrekening (en dus het financiële resultaat van de onderneming).
   
   
4. Motorrijtuigenbelasting auto's; WBedAutMot (45715).
   Afgerekend via:
   - Aanslag Belastingdienst. 
     a. Via automatische incasso waarbij deze rekening wordt geboekt via het bankafschrift waarop de afschrijving staat.
     b. Door de aanslag als inkoopfactuur te boeken.
   
   Voor grotere organisaties:
   Als met een permance per periode (maand) wordt gewerkt en de aanslag is per 3 maanden kunnen transitorische posten nog een rol spelen.
   
   
5. Operational leasing auto's; WBedAutOpa (45720).
   In dit geval is sprake van een (inkoop)factuur per periode. 
   Zaken als reparatie, onderhoud, assurantie en motorrijtuigenbelasting spelen dan geen rol.
   Zie de Wiki RGS en Leasing, financial- en operational lease in de boekhouding.
   
   
6. Bijdrage werknemers leaseregeling; WBedAutBwl (45725). 
   De bijdrage c.q. vergoeding door een werknemer die privé gebruik maakt van een auto van de zaak wordt geboekt als dekking (in mindering) op de autokosten. In feite is sprake van dekking van de operational leaekosten.
   
   Afgerekend als inhouding via de salarisadministratie en via de loonjournaalpost geboekt op deze rekening.
    
7. Privé-gebruik auto's; WBedAutPga (45730). 
   Net als hiervoor genoemd wordt de bijdrage c.q. vergoeding door een werknemer die privé gebruik maakt van een auto van de zaak geboekt als dekking (in mindering) op de autokosten.
   
   Afgerekend als inhouding via de salarisadministratie en via de loonjournaalpost geboekt op deze rekening.
    
8. BTW op privé-gebruik auto's; WBedAutBop (45732).
   Als een auto van de zaak ook privé wordt gebruikt, moet voor het privégebruik btw betaald worden. Hierbij geldt ook woon-werkverkeer voor de btw als privégebruik.
   Zie de Wiki BTW aangifte over privé-gebruik van een zakelijke auto boeken.
    
9. Huur auto's; WBedAutHua (45735)
   Het huren van een auto voor zakelijk gebruik wordt geboekt via een inkoopfactuur van een verhuurbedrijf. 
   
   
10. Kilometervergoeding; WBedAutKil (45740)
    Dit is een kilomervergoeding die wordt betaald. In de regel aan een werknemer die zakelijke kilometers rijdt met een privé auto.
    Het uitkeren van een kilometervergoeding is gebonden aan wet- en regelgeving. 
    
    Aandachtspunt:
    Er zijn meerdere RGS-codes voorhanden om kosten op te boeken voor het verstrekken van een kilometervergoeding, te weten:
    - Onder Overige personeelskosten;
    - Onder verkoopkosten;
    - Onder de werkkostenregeling;
    - En dus onder autokosten.  
    
    Zie "Kilometervergoeding zakelijke reizen verkoop gerelateerde kosten" voor boekingsvoorbeelden ZZP en BV. 
    
    BTW teruggave bij gebruik van een privé auto
    Als zakelijke ritten worden gemaakt met een privé auto kan de BTW over brandstof- en onderhoudskosten deels verrekend worden (BTW aangifterubriek 5b). Verrekening vindt dan plaats op basis van het zakelijk gebruik. Deze regeling geldt niet als sprake is van een rechtspersoon, zoals een BV.
    Zie Wiki RGS en BTW in de boekhouding.
    
    
11. Boetes en bekeuringen; WBedAutBeb (45750)
    Boetes en bekeuringen zijn fiscaal niet aftrekbaar. 
    In geval van een eenmanszaak (zzp, vof) adviseren we verkeersboetes direct privé te voldoen en buiten de administratie te houden. De reden is dat er dan achteraf geen correcties in de boekhouding opgenomen hoeven worden.
    
    
12. Overige belastingen inzake auto's; WBedAutObv (45755)
    Hiervoor verwijzen we naar het thema "Auto en vervoer" op de website van de Belastingdienst. 
    
    
13. Dotatie reserve assurantie eigen risico auto's; WBedAutDrv (45760)
    Niet meer van toepassing.
    
    
14. Vrijval reserve assurantie eigen risico auto's; WBedAutVrv (45762)
    Niet meer van toepassing.
    
    
15. Dotatie kostenegalisatiereserve groot onderhoud auto's; WBedAutDkv (45765)
    Zie website belastingdienst voor een toelichting.
    Zie ook Wiki RGS en Fiscale reserves, egalisatiereserve en voorzieningen.
    
    
16. Vrijval kostenegalisatiereserve groot onderhoud auto's; (C)WBedAutVkv (45767)
    Zie website belastingdienst voor een toelichting.
    
    
17. Dotatie voorziening groot onderhoud auto's; WBedAutDvv (45770)
    Stel dat sprake is van een eigen vrachtwagen en dat om de 3 jaar groot onderhoud nodig is. Dan kunnen de kosten daarvoor, via een voorziening, gelijk verdeeld worden over meerdere jaren. Per jaar (of periode binnen een jaar) worden de kosten dan op deze rekening geboekt.
    Zie ook Wiki RGS en Fiscale reserves, egalisatiereserve en voorzieningen.
    
    
18. Vrijval voorziening groot onderhoud auto's; WBedAutVoa (45772) 
    Als blijkt dat er uiteindelijk meer is voorzien dan nodig blijkt voor het daadwerkelijk onderhoud. Dan wordt de vrijval van die voorziening op deze rekening geboekt (gecrediteerd).
    
    
19. Parkeerkosten auto's; WBedAutPar (45780)
    Via een parkeerabonnement of bonnen voor incidenteel parkeren. 
    
    Aandachtspunt:
    Als sprake is van een kilometervergoeding voor zakelijke ritten in een privé auto is het niet toegestaan om ook nog afzonderlijk parkeerbonnen te declareren. Zie website Belastingdienst "Gebruik privévervoermiddel".
    
    
20. Overige autokosten; WBedAutOak (45790)
    Kort gezegd betreft dit alle zakelijke autokosten die niet onder een van de catorieën hieronder vallen. 
    
    
21. Doorberekende autokosten; WBedAutDau (45798)
    Deze rekening wordt geboekt (gecrediteerd, dus kostenverlagend) als autokosten doorberekend worden. 
    Doorberekenen van autokosten kan zowel intern als extern plaatsvinden. 
    
    Intern kunnen autokosten doorbelast worden, via bijvoorbeeld kostenplaatsen, aan andere afdelingen of ten laste komen van een project of product. 
    
    Extern kunnen autokosten bijvoorbeeld doorbelast worden aan een klant via een service opdracht op locatie bij de klant. 
    
    Aanbevolen:
    - Wiki boekhoudsoftware Kostenplaatsen en analytische boekhouding.
    
    

Ad. 3. Overig

Hier brengen we de volgende zaken even onder de aandacht:

• De vergoeding voor zakelijke kilometers die met een privé auto worden gereden vallen niet onder autokosten maar onder verkoopkosten via de RGS-code "Kilometervergoeding zakelijke reizen".
  
  
• Voor auto-en reiskosten die uitbetaald worden via de salarisadministratie aan medewerkers verwijzen we naar de Wiki RGS Lonen, salarissen en personeelskosten.