Productie-, installatie- en handelsbedrijven hebben te maken met verkoop van goederen (denk aan grondstoffen en handelsartikelen). Aan de verkoopzijde hoeft de aflevering van de goederen (aan de klant) niet altijd op hetzelfde moment plaats te vinden als het verzenden van de verkoopfactuur. Deze Wiki is primair bedoeld uitleg te geven van de mogelijkheden die RGS biedt aan het boekhoudkundig registreren van goederen- en facturen onderweg in het grootboek. Verder aan te duiden als goederen onderweg.

Bij verkopen hebben we te maken met:

1. Afleveren van de goederen; verzenden en afleveren van de goederen bij de klant.
2. Factuur sturen: het verzenden het registreren van de verkoopfactuur in de administratie.

We gaan uit van een voorbeeld waarbij 1.000 euro excl. BTW aan handelsgoederen is geleverd met een kostprijs c.q. inkoopwaarde van 550 euro. 

Als het afleveren van de goederen alleen geboekt wordt in de financiële administratie op basis van de (verkoop)factuur dan is geen sprake van goederen- en facturen onderweg.

De boeking op basis van RGS luidt dan:

En voor de kostprijs:

(Eventuele kortingen zijn buiten beschouwing gelaten).

Bij deze casus gaan we er verder vanuit dat het afleveren van de goederen en de verkoopfactuur afzonderlijk geregisteerd worden.
Ook de tijdsvolgorde kan dan nog een rol spelen. Leveren we altijd eerst de goederen en daarna de factuur. Altijd eerst de factuur en daarna de goederen. Of is dat per klant of zelfs per levering verschillend.

Afleveren goederen en dan de verkoopfactuur

Als de goederen eerst afgeleverd worden en daarna pas de (verkoop)factuur kan gebruik gemaakt worden van de rekening "Tussenrekening verkopen".

De boekingen luiden dan:

Afleveren goederen
Bij het afleveren van de goederen wordt de voorraad afgeboekt op basis van het aantal verzonden goederen, tegen de daarvoor geldende kostprijs. Geboekt wordt op de volgende rekeningen:

Versturen factuur
Vanuit de verkoopfactuur wordt de debiteurenadministratie bijgewerkt op basis van de factuurprijs. Daar tegenover wordt dan de af te dragen BTW bijgewerkt en de omzetrekening. Ook wordt dan de kostprijs geboekt.

De boeking op basis van RGS luidt dan:

En voor de kostprijs:

De rekening "Tussenrekening verkopen" loopt dan weer glad voor deze factuur.

Versturen factuur en dan afleveren van de goederen
Naast de volgorde van boeken is alleen sprake van een andere (tussen)rekening, te weten: BSchTusTvk (17550) "Tussenrekeningen verkopen". Er is nu namelijk een schuld ontstaan in de vorm van de af te leveren goederen.

Bij bovenstaande wordt er vanuit gegaan dat de (tussen)rekening (zo mogelijk automatisch) afgeletterd wordt op basis van een (verkoop)ordernummer, pakbonnummer en/of (verkoop)factuurnummer.