Ontvangen vooruitbetalingen op bestellingen kennen we zowel langlopend (langer dan een jaar) als kortlopend (korter dan een jaar). We onderscheiden verder de situatie dat een betaling per bank is ontvangen zonder dat daar een (verkoop)factuur tegenover staat. En de situatie dat een factuur vooruit is gezonden aan een afnemer, waarbij de levering van de bestelling pas later volgt.

Een en ander als volgt uitgewerkt:

1. Een betaling die per bank is ontvangen zonder dat daar een (verkoop)factuur tegenover staat;
   Hier is dan sprake van een vooruitbetaling. Er is in dit geval geen sprake van een verkoopfactuur en dus ook nog niet van btw.
   Van deze sitiatie volgt verderop een boekingsvoorbeeld. Dit scenario raden we in beginsel af.
     
   Er zijn ook betalingen die per bank worden ontvangen, waarbij de factuur op dat moment onbekend is. Er moet dan uitgezocht worden op welke factuur betreffende betaling betrekking heeft. Dit laatste kan zich voordoen als een betaling is ontvangen van een afnemer die geen factuurnummer heeft vermeld bij de bankoverboeking. Voor deze situatie kennen we de rekening BVorDebTus (13025) Tussenrekening debiteuren. Door steeds meer intelligentie in boekhoudsoftware komt deze situatie steeds minder voor.   
   
   
2. Een vooruitgezonden factuur (voorschotnota);
   Bijvoorbeeld als bij een bestelling wordt gevraagd om een aanbetaling. Later wordt deze aanbetaling dan weer verrekend met de definitieve factuur na levering van de bestelling.
     

RGS rekeningen

Binnen RGS onderscheiden we de volgende rekeningen m.b.t. Ontvangen vooruitbetalingen op bestellingen:

Onder Kortlopende schulden 

• BSchVobVgf (16751) Vooruitgezonden facturen;
  Deze rekening wordt gebruikt als een debiteur (klant) een factuur krijgt waarvoor nog geen prestatie is gericht. Bijvoorbeeld een voorschotnota.
    
• BSchVobVob (16752) Ontvangen vooruitbetalingen op bestellingen;
  Deze rekening wordt gebruikt als er een vooruitbetaling is gedaan door een afnemer, zonder dat daarvoor eerst een (voorschot)nota is verzonden. Er komt feitelijk geldt binnen op de bankrekening waar nog geen factuur tegenover staat. 
  (dit is een andere situatie dan een onbekende factuur).
   
• BSchCreVbk (16014) Ontvangen vooruitbetalingen op bestellingen; 
  Deze rekening onder 'Crediteuren" beschouwen we voor RGS MKB als vervangen door de hiervoor genoemde rekening. 

Onder Langlopende schulden

• BLasVobVob (08551) Ontvangen vooruitbetalingen op bestellingen;
• BLasVobVoc (08555) Aflossing ontvangen vooruitbetalingen op bestellingen.
    

Voorbeeldboekingen

Voorschotnota verzonden (kortlopend)

Stel er is een voorschotnota gezonden van 1.000 euro excl. 21% BTW. Waarbij de levering van handelsgoederen (kunnen natuurlijk ook diensten zijn) later zal plaatsvinden.

Dit leidt dan tot de volgende boeking in RGS:

Stel dat enkele weken later de bestelling van handelsgoederen wordt geleverd en de totale kosten 2.500,00 euro exclusief btw bedragen.
De voorschotnota wordt dan in mindering gebracht, zodat er nog 1.500,00 euro excl. BTW wordt gefactureerd. 

Van de aflevering wordt dan geboekt:

Ontvangen vooruitbetaling zonder factuur (kortlopend)

Stel dat er 1.000 euro wordt ontvangen van een afnemer die betrekking heeft op een bestelling die nog uitgevoerd c.q. geleverd moet worden.

Dit leidt dan tot de volgende boeking in RGS:

Net als in het voorbeeld hiervoor wordt enkele weken later de bestelling van handelsgoederen geleverd en de totale kosten bedragen  2.500,00 euro exclusief btw..
Het vooruitontvangen bedrag wordt nu in mindering gebracht op het openstaande factuurbedrag.

Van de aflevering wordt dan geboekt:

Langlopend

We gaan hier even uit van dezelfde boekingen als hiervoor, waarbij sprake is van een voorschotnota.

Stel er is een voorschotnota gezonden van 1.000 euro excl. 21% BTW. Waarbij de levering van handelsgoederen (kunnen natuurlijk ook diensten zijn) later zal plaatsvinden.

Dit leidt dan tot de volgende boeking in RGS:

*) In dit geval wordt een langlopende schuld geboekt.

Stel dat ruim een jaar later de bestelling van handelsgoederen wordt geleverd en de totale kosten 2.500,00 euro exclusief btw bedragen.
De voorschotnota wordt dan in mindering gebracht, zodat er nog 1.500,00 euro excl. BTW wordt gefactureerd. 

Van de aflevering wordt dan geboekt:

*) In dit geval wordt de vooruitbetaling op bestelling in één afgeboekt. Er kan ook sprake zijn van deelleveringen in de praktijk, waarbij steeds een deel vrijvalt van de vooruitbetaling. Door te werken met beide rekeningen (Ontvangen vooruitbetalingen en Aflossing ontvangen vooruitbetalingen) kan de aflossing in de loop van de tijd gevolgd worden en blijft de oorspronkelijk vooruitbetaling ook zichtbaar. 

Uiteindelijk worden genoemde rekeningen dan als volgt tegen elkaar weggeboekt:

Voor andere boekingsscenario's houden we ons aanbevolen.
Bovenstaande is slechts bedoeld om richting te geven bij het gebruik van betreffende grootboekrekeningen.

Aangaande handelsgoederen zie ook:

RGS en Handelsgoederen onderweg, zowel inkoop als verkoop, boeken.