Er is onderscheid tussen financiële leasing en operationele leasing. 
Bij leasing is de “lessor” de leasemaatschappij (verkoper) en de “lessee” de cliënt (koper).
  

Operationele leasing

Operationele (operational) leasing wordt meestal niet op de balans getoond, maar in de toelichting bij de jaarrekening wordt vermeld welke leaseverplichtingen de onderneming is aangegaan. In de resultatenrekening worden de leasetermijnen als kostenpost opgenomen.

Belastingdienst:
“Lease is een dienst in alle gevallen waarin de lease geen goederenlevering is. Degene die leaset, wordt dan in de meeste gevallen geen eigenaar. Deze vorm van leasen lijkt op verhuur en heet operational lease. U stelt het goed ter beschikking voor een bepaalde periode en u ontvangt daar een vergoeding voor (leasetermijnen). Over iedere termijnbetaling (inclusief eventuele rente) berekent u btw”, (bron www.belastingdienst.nl, november 2020).

RGS en boeken

Stel we hebben een operationeel leasecontract afgesloten over 3 jaar voor het leasen van een bedrijfsauto en betalen hiervoor 500 euro per maand exclusief 21% BTW.

De boeking op basis van RGS-codes luidt dan:

Financiële leasing

Bij financiële (financial) leasing is sprake van eigendom van activa die wordt geactiveerd in de balans bij aanvang van het leasecontract. De koper is zowel economisch als juridisch eigenaar van het object en draagt daarbij ook risico’s aangaande het object. Het leasecontract is een financieringsmiddel om de investering mogelijk te maken.

Belastingdienst:
“Lease is een goederenlevering als degene die leaset, van het goed gebruikmaakt alsof hij er de eigenaar van is. Deze vorm van lease heet financial lease en geldt voor de btw als een levering van goederen. U stelt het goed ter beschikking voor een bepaalde periode en ontvangt daar een vergoeding voor (leasetermijnen).

Als de lease een goederenlevering is, moet u btw aan ons betalen op het moment dat u de overeenkomst sluit. U betaalt dan btw over het totaalbedrag van alle termijnen. Als u de overeengekomen rente afzonderlijk op de leasetermijnen in rekening brengt, dan betaalt u over die rente geen btw”, (bron www.belastingdienst.nl, november 2020).

Financiële leasing wordt vastgelegd in de boekhouding tegen de aanschafwaarde. Vastleggen vindt in de regel plaats via een vaste activa administratie als subadministratie van het grootboek. Zie ook Wiki boekhoudsoftware Vaste activa administratie, afschrijvingen en boekhoudsoftware.

Leasetermijnen
Te betalen leasetermijnen worden in de regel verdeeld naar:

1. Een aflossingscomponent. Deze wordt dan als leaseverplichting opgenomen op de balans onder “langlopende schulden” (exclusief de rentecomponent).
2. Een rentecomponent. Deze wordt gedurende looptijd geboekt als kosten op de W&V-rekening.

Annuïteit
Een aandachtspunt is de verdeling tussen aflossingscomponent en kosten. Als periodiek sprake is van een zelfde aflossingsbedrag (de leasetermijn is dan berekend op basis van annuïteit), dan zal de aflossings- en rentecomponent iedere periode verschillen. Net als bij een annuïteiten hypotheek neem dan de aflossing toe in de loop van de tijd en de rente juist af. Verwacht mag worden dat de leasemaatschappij (lessor) dit op haar periodieke nota tot uitdrukking bent. Zodat de cliënt iedere periode het juiste bedrag aan aflossing en rente apart kan boeken.

In dit geval gaan we gemakshalve even uit van een gelijk blijvende verhouding tussen aflossing en rente wat betreft de boekingen in het voorbeeld verderop. Behoudens de berekening op basis van annuïteit heeft dit verder geen gevolgen voor de (grootboek)rekeningen die gebruikt worden bij de boeking (journaalpost).

Afschrijven
Vindt in de regel op dezelfde wijze plaats als andere activa waarop afgeschreven wordt.
We verwijzen daarvoor naar de Wiki RGS en grootboekrekeningen voor Vaste activa en afschrijvingen.

RGS en Boeken

Als voorbeeld gaan we uit van een financial lease overeenkomst voor een machine volgens de volgende specificaties en zoals hiervoor gemeld geen rekening gehouden met berekening van rente op basis van annuïteit:

1. Een aanschafwaarde van de machine van 30.000 euro; zijnde het te betalen bedrag aan de lease maatschappij zonder rente (zie hierna).
2. leasecontract van 5 jaar; (30.000 / 60) bedraagt 500 euro per maand, achteraf te voldoen;
3. Berekende rente van 125 euro per maand achteraf;
4. Eenmalige kosten van 600 euro die niet mee gefinancierd wordt.
5. BTW is gesteld op 21%.
6. De machine zelf wordt afgeschreven in 5 jaar, rekening houdend met een restwaarde van 6.000 euro. De afschrijving bedraagt dan ((30.000 -/- 6.000) / 60) 400 euro per maand. We gaan in ons voorbeeld louter uit van een fiscale afschrijving en dito boekwaarde.

Bij levering wordt geboekt:

Opmerking:
De te verrekenen BTW van 6.300 euro zal de cliënt terugvorderen van de belastingdienst en betalen aan de leasemaatschappij. Per saldo loopt dit op 0.
De eenmalige kosten zijn direct ten laste van de W&V-rekening gebracht door de cliënt.

Per periode wordt geboekt

A. Het periodiek te betalen bedrag van 500 euro en de berekende rente van 125 euro.

In ons geval hebben wij de rente geboekt op “Rentelasten leaseverplichtingen” omdat de rentelasten apart in rekening worden gebracht. Wij gaan er vanuit dat als de rentelasten begrepen zitten in de afzonderlijke lease termijnen, en dus niet afzonderlijk in rekening wordt gebracht, sprake is van de RGS-code “Rentekosten begrepen in de leasetermijn in geval van financiële leasing” (WFbeRflRfl). In dat laatste geval blijkt de rente dus niet uit de periodieke leasenota en moet deze zelf berekend worden en geboekt worden op betreffende rekening. Wij nemen aan op basis van de contante waarde van alle te betalen lease termijnen. Deze contante waarde wordt volgens ons dan ook geboekt als vaste activa waarop afschreven worden.

Attentie: een bevestiging en voorbeeld van dit laatste is zeer gewenst.

B. De periodieke afschrijving van de machine, te weten 400 euro.

Stand van zaken na afloop
Na de laatste (60e) periode is de stand van zaken dan als volgt:

1. De lease verplichting op de balans loopt op 0. Saldo hoofdsom en cumulatieve aflossingen.
2. De rentekosten zijn als kosten geboekt op de W&V-rekening (60 x 125), zijnde 7.500 euro.
3. De afschrijvingskosten zijn geboekt op de W&V-rekening (60 x 400), zijnde 24.000 euro.
4. De machine kent nog een boekwaarde van 6.000 euro, die overeenkomt met de eerder genoemde restwaarde van 6.000 euro.

Vervroegde aflossing
Als sprake is van een vervroegde aflossing van een financial lease verplichting gaat dat meestal gepaard met boeterente.
Deze rentekosten kunnen dan eventueel apart geboekt worden op de volgende rekening:
WFbeKvaKva (8517100) "Kosten bij vervroegde aflossing (eenmalig)". 

Kortlopend
De financiële leaseverplicht is in de balans opgenomen als een langlopende verplichting (langer dan 1 jaar). Zie voorgaande RGS-codes:

• BLasFlvFlv (08151) Hoofdsom financiële lease verplichtingen (credit);
• BLasFlvCla (08155) Cumulatieve aflossingen financiële lease verplichting (debet).

Het saldo van beide rekening is hetgeen op enig moment nog open staat als fianciële leaseverplichting.

Als voor externe rapportages wordt gevraagd om het kortlopende deel (korter dan 1 jaar) van de financiële leaseverplichting dan kan dit via de boekhouding tot stand komen via de volgende RGS-code:

• BSchFlkFlk (16351) Financiële lease verplichtingen (kortlopend).
     

Verplichtingenregistratie

Zowel financiële- als operationele leasing beschouwen we als logisch onderdeel van een verplichtingenregistratie, zoals uitgewerkt in een blog op Softwarepakketten.nl “Doet uw boekhoudpakket dat ook: verplichtingen registreren met 10 voordelen”. Op deze wijze is voor de verslaggeving gelijk inzicht in de anders “niet op de balans opgenomen verplichtingen”.