Dit onderdeel heeft expliciet betrekking op reiskosten met betrekking tot de werknemer. Het gaat om 1) een werknemersbijdrage auto van de zaak, 2) een reiskostenvergoeding aan de werknemer  3) Btw over privégebruik auto van de zaak en 4)  heffing beschikbaar gestelde bestelauto. 
Er is een aparte Wiki RGS en Auto- en transportkosten in de boekhouding. 
  

Werknemersbijdrage auto van de zaak

Stel dat sprake is van een werknemersbijdrage van € 200 per loonperiode en vanuit het netto loon wordt voldaan.

Via de loonjournaalpost wordt deze bijdrage als volgt geboekt

Zie ook de Wiki RGS en Autokosten in de boekhouding en de Wiki RGS Leasing, financial- en operational lease in de boekhouding.
  

Reiskostenvergoeding

Betreft de vergoeding die is vrijgesteld van loonheffing
Onderstaand voorbeeld heeft betrekking op een vrijgestelde KM-vergoeding (bijv. voor reizen per auto, fiets of scooter). Dit kan ook een vergoeding zijn als gebruik wordt gemaakt van het Openbaar vervoer (OV).

Sinds 2024 is het privégebruik van een OV-kaart of voordeelurenkaart, die werkgevers vergoeden, gericht vrijgesteld. 

Stel een werknemer ontvangt een vergoeding over 500 gereden kilomters á 19 cent (norm 2021), te weten € 95, dat wordt uitgekeerd als netto loon.

Via de loonjournaalpost wordt deze uitkering als volgt geboekt:

Betreft vergoeding die niet is vrijgesteld van loonheffing
Betreft bijvoorbeeld alleen het deel boven het vrijgestelde forfait per kilometer. 

Stel dat de vergoeding totaal 34 cent per kilometer bedraagt, waarvan 19 cent valt onder het vrijgestelde forfait. Dan is (34 -/- 19) 15 cent per kilometer dus belast. Uitgaande van de eerder genoemde 500 gereden kilometers volgt dan aanvullend een vergoeding van (500 x 15 cent) € 75.
 
Bij uitkering als netto loon via de loonjournaalpost wordt deze uikering als volgt geboekt:

Wij geven zelf de voorkeur aan een aparte rekening “Reiskostenvergoeding belast” onder WBedOvp "Overige personeelskosten".
  

Btw over privégebruik auto van de zaak

Als een auto van de zaak ook privé wordt gebruikt, moet u voor het privégebruik btw betalen. Hierbij geldt ook woon-werkverkeer voor de btw als privégebruik. Bron: website belastingdienst, ook verdere uitleg.

Stel dat er aan het eind van een kalenderjaar € 200 aan btw betaald moet worden over privé gebruik.

Dan wordt geboekt (via de boekhouding, al dan niet berekend via de salarisadministratie):

Eindheffing bestelauto

Onder voorwaarden wordt over beschikbaar gestelde bestelauto’s een fiscale eindheffing gerekend van een forfait per jaar. Uitgaande van een forfait van € 300 per jaar en een loontijdvak van 1 maand geeft u dan in elke aangifte loonheffingen € 25 per bestelauto aan.

Minimaal 2 werknemers gebruiken de bestelauto ook voor privé gebruik. Zie handboek loonheffingen 21.4.5 (Werknemers gebruiken de bestelauto doorlopend afwisselend).

Stel dat sprake is van 1 bestelauto, dan wordt maandelijks geboekt:

Volledige casus RGS via de loon- en salarisadministratie

Naar de volledige casus RGS via de loon- en salarisadministratie.