Volgens het Besluit modellen jaarrekening wordt de winst- en verliesrekening samengesteld via de categoriale indeling (Netto-omzet en dan de kostensoorten) of de functionele indeling (Netto-omzet (minus kostprijs van de omzet) en dan functioneel). In de meeste gevallen is sprake van een winst- en verliesrekening volgens de categoriale indeling. Bij handelsbedrijven kan sprake zijn van een winst- en verliesrekening volgens de functionele indeling. Als gewerkt wordt met een winst- en verliesrekening volgens de functionele indeling vindt vaak een overboeking plaats van categoriaal ingedeelde kosten naar de functionele indeling.

De indeling van de Winst- en verliesrekening (W&V) volgens het functionele model F (van Besluit modellen jaarrekening) ziet er als volgt uit:

Netto omzet

Kostprijs van de omzet

Bruto-omzetresultaat

Verkoopkosten
Algemene beheerkosten

Som der kosten

Netto-omzetresultaat

Overige bedrijfsopbrengst
Opbrengst van vorderingen die tot de vaste activa behoren en van effecten
Andere rentebaten en soortgelijke opbrengsten
Waardeveranderingen van vorderingen die tot de vaste activa behoren en van effecten
Rentelasten en soortgelijke kosten

Resultaat voor belastingen

Belastingen
aandeel in winst/verlies van ondernemingen waarin wordt deelgenomen

Resultaat na belastingen
  

RGS

Binnen RGS zijn voor de functionele indeling van de winst- en verliesrekening de volgende RGS-codes aanwezig:

• Verkoopkosten; zoals opgenomen in besluit modellen jaarrekening.
• Algemene beheerkosten; idem. 

Voor de overboeking van categoriaal naar functioneel zijn er rekeningen als:

• WPerLesDfw Doorberekend / Overboeking ivm functionele indeling lonen en salarissen;
• WPerSolDfw Doorberekend / Overboeking ivm functionele indeling sociale lasten;
• WPerPenDfw Doorberekend / Overboeking ivm functionele indeling pensioenlasten;
• WPerOluDfw Doorberekend / Overboeking ivm functionele indeling overige lasten personeel

In totaal zijn er voor de overboeking ruim 50 RGS-codes beschikbaar. Deze codes eindigen allemaal op Dfw.

De journaalpost (op basis van bepaalde verdeelsleutels) luidt dan:

WVkfVkfVkf Verkoopkosten
WAkfAkfAkf Algemene beheerskosten
Aan WPerLesDfw Doorberekend / Overboeking ivm functionele indeling lonen en salarissen
Aan WPerSolDfw Doorberekend / Overboeking ivm functionele indeling sociale lasten
Aan WPerPenDfw Doorberekend / Overboeking ivm functionele indeling pensioenlasten
Aan WPerOluDfw Doorberekend / Overboeking ivm functionele indeling overige lasten personeel
Enz...

Uiteindelijk is het dan de bedoeling dat alle kosten volgens de categoriale indeling overgeboekt worden. 

Opmerkelijk vinden we dat RGS ruim 50 RGS-codes kent voor de overboeking van categoriaal naar functioneel. Bijvoorbeeld één rekening voor de overboeking van de gehele 4-rubriek ontbreekt.