Controles bij grootboeksaldi uitwisselen via een API

RGS Controles boekhouding > Export van cijfers uit de boekhouding > Controles bij grootboeksaldi uitwisselen via een API

Toelichting

Een API staat in dit geval voor ‘Application Programming Interface’ en is techniek onder de motorkap van softwaresystemen om ‘real-time’ gegevens uit te wisselen. In relatie tot cloud computing wordt gesproken over ‘web-api’.

De relatie met RGS is gelegen in het feit dat per grootboekrekening een RGS code meegegeven kan worden. Dat maakt de directe relatie naar bepaalde soorten van rekeningen mogelijk.

Risico:
De uitwisseling van grootboeksaldi via een api kan nog saldi bevatten op tussenrekeningen, denk met name aan de rekening "Vraagposten". Stel dat via een dashboard, via een api uitgewisselde, grootboeksaldi gecomprimeerd worden weergegeven en dat er een significant saldo op de rekening vraagposten aanwezig is. Dan hoeft dat laatste niet op te vallen, maar kan wel een vertekend beeld geven van de getoonde cijfers. 

Ook moet je er alert op zijn als grootboeksaldi uitgewisseld worden terwijl bepaalde boekingen nog moeten plaatsvinden. Denk bijvoorbeeld aan periodieke boekingen, zoals afschrijvingen. En wat te denken van de loonjournaalpost of de uitbetaling van de lonen en inhoudingen aan de Belastingdienst en pensioenfonds. En zo kan bij salaris ook gedacht worden aan het ontbreken van reservering van vakantiegeld. 

Advies: 
Bij het uitwisselen van grootboeksaldi via een api volop aandacht schenken aan het feit dat sprake kan zijn van ontbrekende boekingen die van invloed kunnen zijn op het verder gebruiken van de uitgewisselde grootboeksaldi.

We hebben onderstaand geen specifieke rekeningen in kaart gebracht. Dat is mede afhankelijk van het moment en de bij de uitwisseling betrokken rekeningen. 

Het gaat bij deze controle met name om de bewustwoording van de gebruiker om altijd te letten op de betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid en tijdigheid) van de gegevens bij het 'realtime' uitwisselen. 

Een advies aan leveranciers van boekhoudsoftware is, al dan niet via een dashboad, altijd de status van bepaalde onderdelen van een administratie weer te geven, zoals:

• Laatste periode waarover btw-aangifte is gedaan;
• Laatste periode waarvoor periodieke boekingen zijn gemaakt;
• Laatste periode waarvoor de loonjournaalpost is aangeleverd en verwerkt;
• Saldo op de rekening vraagposten;
• Datum+tijd bijwerken van de bank; via de automatische bankkoppeling.
• De status van het boeken van het resultaat van de winst- en verliesrekening naar de balans.

Wat ons betreft wordt het bij het uitwisselen van grootboeksaldi via een api standaard de mogelijkheid geboden om tevens genoemde statussen uit te wisselen. Zodat de ontvangende partij deze status kan melden bij het weergeven van betreffende grootboeksaldi. Dit zou ook overwogen kunnen worden bij het uitwisselen van gegevens via de XML Auditfile Financieel en via de RGS Brugstaat.
    

RGS codes