Cadeaukaarten is een vorm van Quasigoederen. Cadeaukaarten vertegenwoorden, net als contant geld, een bepaalde waarde. De waarde van een cadeaukaart geldt pas als die in omloop wordt gebracht. Een voorraad cadeaukaart heeft voor een onderneming dan geen waarde.

Als een uitgegeven cadeaukaart nog niet is ingewisseld vormt de waarde daarvan een verplichting die tot uitdrukking komt op de balans. Deze verplichting noemen we een 'obligo'.

We hebben het hier over door een onderneming uitgegeven 'eigen' cadeaukaarten die alleen bij de betreffende onderneming (al dan niet met meerdere filialen) ingewisseld kunnen worden. Er kan ook sprake zijn van uitgifte- en inname van cadeaukaarten die door derden uitgegeven worden. De bekendste is dan ongetwijfeld de vvv-cadeaukaart. 

BTW
Bij de uitgifte van een cadeaukaart is ook sprake van btw.
De Belastingdienst spreekt van vouchers en meldt daarover het volgende:

Voor de heffing van btw maken we onderscheid tussen:

• Vouchers voor enkelvoudig gebruik:
  In dit geval is op het moment van de uitgifte van de bon al bekend wat de btw-gevolgen zijn. De btw moet afgedragen worden bij de uitgifte van de voucher. Bij het inwisselen van de voucher is dus geen btw meer verschuldigd. De btw wordt berekend uit het bedrag dat voor de voucher is betaald.
  
  
• Vouchers voor meervoudig gebruik:
  In dit geval is tijdens uitgifte van de bon nog niet bekend hoeveel btw er betaald moet worden. De btw moet betaald worden op het moment dat de voucher wordt ingewisseld voor een goed of dienst.  

Als dus vooraf bekend is welk btw-taref geldt voor producten of diensten waarvoor de cadeaukaart ingewisseld kan worden, dan moet de btw in het btw-tijdvak van uitgifte van de cadeaukaart afgedragen worden aan de belastingdienst. Dit zal in de praktijk meestal zo zijn. Als een cadeaukaart ingewisseld kan worden voor producten en/of diensten met verschillende btw-tarieven, dan wordt de btw pas afgedragen als de cadeaukaart is ingewisseld. Denk bij dit laatste aan de horeca waar sprake kan zijn van het hoog- en laag tarief voor bepaalde producten.

Aanbevolen is het onderwerp "Vouchers, zegels en waardebonnen" op de website van de Belastingdienst.
  

Voorbeeld enkelvoudig gebruik

We gaan uit van cadeaukaarten die uitgegeven worden door een kledingzaak die alleen te maken heeft met btw hoog tarief. Deze kledingzaak heeft de fabricage van de eigen cadeaukaarten uitbesteed. Het gaat om (digitale) cadeaukaarten waarvan de waarde bepaald wordt op het moment van uitgifte. Dit betreft een waarde inclusief btw. 
We onderscheiden de volgende boekingen:

Inkoop(kosten) van de cadeaukaarten;
Stel dat 1.500 euro is betaald voor de inkoop van de cadeaukaarten en de benodigde apparatuur om de kaarten te scannen en op te waarderen. De leverancier heeft hiervoor een factuur gezonden.

De boeking op basis van RGS luidt dan:

Een meer specifieke rekening voor kosten van fabricage cadeaukaarten kent RGS (nog) niet,
Denk aan "Kosten vouchers". 

Verkoop cadeaukaarten via de kassa
Stel dat via het kasregister 400 euro aan cadeaukaarten is verkocht. BTW is gesteld op 21%, zijnde 69,42 inbegrepen in de 400 euro aan cadeaubonnen. 

De boeking op basis van RGS luidt dan:

*) "De btw moet afgedragen worden bij de uitgifte van de voucher." zo zegt de Belastingdienst (zie ook hiervoor).

**) Wij geven de voorkeur aan een aparte (grootboek)rekening "Vouchers uitstaand", feitelijk net als bij statiegeld waarvoor de rekening "Statiegeld uitstaand" is opgenomen sinds RGS 3.6.

Inleveren cadeaukaarten via de kassa
Stel dat via het kasregister 100 euro aan cadeaubonnen is ingeleverd en dat 50 euro is bijbetaald voor kleding. De BTW op de ingeleverde cadeaubonnen is reeds als "Af te dragen omzetbelasting" geboekt. De omzet exclusief btw m.b.t. de aanschaf via cadeaubonnen bedraagt dan 82,64 euro. De omzet over de bijbetaling is dan 41,32 euro. Totale omzet bedraagt dan 123,96.
De BTW begrepen in de bijbetaling, te weten 8,68 moet dan nog als "Af te dragen omzetbelasting" geboekt worden.

De boeking op basis van RGS luidt dan:

**) De omzet bestaat uit (100/121) van 150 euro, te weten 123,96.

Verlopen cadeaukaarten
Cadeaukaarten hebben in de regel een bepaalde geldigheidsduur. Het is dan aan de ondernemer of cadeaukaarten met een verstreken geldigheidsduur alsnog ingenomen worden. Het saldo van cadeaukaart met een verstreken geldigheidsduur kan op enig moment afgeboekt worden. 

Stel dat de geldigheidsduur van 500 euro aan cadeaukaarten ruimschoots is vervallen. Dit saldi kan dan als volgt afgeboekt worden:

 *) Wij geven de voorkeur aan een aparte (grootboek)rekening "Opbrengst uit vervallen vouchers".

BTW vervallen vouchers
De Belastingdienst meldt hierover nog het volgende:
"Als de vouchers niet worden ingewisseld dan kunt u verzoeken om teruggave van de btw die u betaald hebt bij uitgifte van de vouchers. U moet dan wel de voucher terugnemen en de vergoeding terugbetalen aan de consument.".
   

Voorbeeld meervoudig gebruik

We gaan uit van cadeaukaarten die uitgegeven worden door een horeca gelegenheid die te maken heeft met btw laag en btw hoog tarief. Deze horeca gelegenheid heeft de fabricage van de eigen cadeaukaarten uitbesteed. Het gaat om (digitale) cadeaukaarten waarvan de waarde bepaald wordt op het moment van uitgifte. Dit betreft een waarde inclusief btw. 
We onderscheiden de volgende boekingen:

Inkoop(kosten) van de cadeaukaarten;
Stel dat 1.500 euro is betaald voor de inkoop van de cadeaukaarten en de benodigde apparatuur om de kaarten te scannen en op te waarderen. De leverancier heeft hiervoor een factuur gezonden.

De boeking op basis van RGS luidt dan:

Verkoop cadeaukaarten via de kassa
Stel dat via het kasregister 400 euro aan cadeaukaarten is verkocht. Omdat sprake is van meervoudig gebruik wordt bij de verkoop van cadeaukaarten (nog) geen rekening gehouden met de af te dragen btw.  

De boeking op basis van RGS luidt dan:

Inleveren cadeaukaarten via de kassa
Stel dat via het kasregister 100 euro aan cadeaubonnen is ingeleverd en dat 50 euro is bijbetaald voor een diner, waarvan 30 euro voor dranken die vallen onder het btw hoog tarief. De andere 120 euro valt onder het laag tarief. 
De btw bedraagt dan (9/109 x 120) 9,91 euro EN (21/121 x 30) 5,21 euro, totaal 15,12 euro.

De boeking op basis van RGS luidt dan:

Verlopen cadeaukaarten
Cadeaukaarten hebben in de regel een bepaalde geldigheidsduur. Het is dan aan de ondernemer of cadeaukaarten met een verstreken geldigheidsduur alsnog ingenomen worden. Het saldo van cadeaukaart met een verstreken geldigheidsduur kan op enig moment afgeboekt worden. 

Stel dat de geldigheidsduur van 500 euro aan cadeaukaarten ruimschoots is vervallen. Dit saldi kan dan als volgt afgeboekt worden: