Boekhoudplaza.nl

Wiki RGS in de boekhouding

Wiki RGS in de boekhouding > RGS in de boekhouding soorten van boekingen

RGS en Fiscale reserves, egalisatiereserve en voorzieningen

Een fiscale reserve is een reservering (voor toekomstige uitgaven) die (fiscaal) afgetrokken mag worden van de winst.
De Belastingdienst noemt als de drie belangrijkste fiscale reserves: 
1. De herinvesteringsreserve bij verkoop, verlies of beschadiging van een bedrijfsmiddel.
2. De egalisatiereserve voor hoge periodieke uitgaven. Wordt hieronder behandeld.
3. De fiscale oudedagsreserve voor ondernemers in de inkomstenbelasting.

Een voorziening is een verplichting en/of risico gericht op de toekomst, waarvan de omvang nog niet geheel bekend is c.q. in te schatten. 

Denk bij een voorziening aan debiteurenrisico waarbij bepaalde facturen niet worden voldaan of garantieverplichtingen waarbij onvoorziene reparaties kunnen optreden aan producten die klanten hebben afgenomen. In de boekhouding wordt dan alvast een voorziening opgenomen om dergelijke toekomstige uitgaven te dekken.
 
Een egalisatiereserve wordt gevormd voor kosten en lasten van de bedrijfsuitoefening in dit boekjaar, die pas in de toekomst tot een piek in de uitgaven leiden. Het bekendste voorbeeld hiervan zijn onderhoudskosten aan gebouwen die bijvoorbeeld per 5 of 10 jaar plaatsvinden. Als het bijvoorbeeld gaat om schilderkosten zijn die redelijkerwijs vooraf goed in te schatten.
 

Voorziening

Fiscaal is het toegestaan om een voorziening te vormen ten laste van de winst voor toekomstige kosten en lasten indien er aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

  • De uitgaven waarvoor een voorziening wordt gevormd, moeten hun oorsprong vinden in feiten en omstandigheden die zich hebben voorgedaan in de periode voor de balansdatum.
  • De uitgaven zijn bovendien toe te rekenen aan de periode voor de balansdatum.
  • Er bestaat een redelijke mate van zekerheid dat deze uitgaven zich zullen voordoen.

Het is niet verplicht een voorziening te vormen. 
  

Egalisatiereserve

In plaats van een voorziening, kan ook een egalisatiereserve gevormd worden voor toekomstige uitgaven. Ook dan is sprake van een aantal voorwaarden die hierna aan de orde komen.

De egalisatiereserve (vroeger kostenegalisatiereserve, KER, genoemd) is bedoeld voor kosten en lasten die een ondernemer eens in de zoveel jaar moet maken. Een van de belangrijkste voorwaarden voor het vormen van een egalisatiereserve is dat het moet gaan om  kosten die in de toekomst (ongelijkmatig zijn verdeeld en) tot een piek in de uitgaven leiden. De egalisatiereserve is dus niet bedoeld voor aanschaf of verbetering van bedrijfsmiddelen. Ook is de egalisatiereserve niet bedoeld voor jaarlijks terugkerende uitgaven, zoals jaarlijks onderhoud. Het gaat dus om het vormen van een reserve voor kosten die eens in de zoveel jaar gemaakt moeten worden.

In tegenstelling tot een voorziening, vindt bij een egalisatiereserve geen inhaal plaats van toekomstige uitgaven die aan eerdere jaren  toegerekend kunnen worden.

Het is niet verplicht een egalisatiereserve te vormen.

Belastingdienst
De overige voorwaarden voor het vormen van de egalisatiereserve zijn in de jurisprudentie ontwikkeld. Deze zijn:

  • De kosten worden verdeeld in de toekomst uitgegeven.
  • De kosten zijn noodzakelijk geworden door de ondernemingsuitoefening in het jaar van dotatie (toevoeging).
  • De kosten die in een bepaald jaar zijn opgeroepen, leiden in een komend jaar tot een piek in de uitgaven.
  • Er is een redelijke mate van zekerheid dat de uitgaven zich zullen voordoen.

Afname van de reserve
In het jaar waarin u de kosten (van bijvoorbeeld het onderhoud) maakt, boekt u de kosten af op de reserve. Als de reserve hoger is dan de gemaakte kosten, dan moet u het restant van de reserve opnemen in de winst. Zijn de kosten hoger dan de gevormde reserve, dan trekt u de hogere kosten in 1 keer af van de winst.

De reserve moet ook in de winst opgenomen worden als het doel waarvoor de reserve ooit is gevormd, is komen te vervallen. Dit is bijvoorbeeld het geval als het onderhavig bedrijfsmiddel waarvoor de reserve is gevormd is verkocht, of als het bedrijfsmiddel verloren is  gegaan.
Belastingdienst en egalisatiereserve
   

Referentie Grootboekschema

Voorzieningen
Als we zoeken op "Voorzieningen" binnen het RGS-schema krijgen we ruim 180 RGS-codes te zien. Branchegerichte RGS-codes hebben we buiten beschouwing gelaten. Wij beperken ons tot een opsomming van enkele voorzieningen als voorbeeld, te weten:

Balans credit (rubriek 0) 

  1. Voorziening voor latente belastingverplichtingen, BVrzVvbVlb (0702010);
    Voorbeeld voor opboeken en afboeken van deze rekening door:
    Herwaardering van vaste activa; zie voorbeeld Wiki RGS en Vaste activa en afschrijvingen in de boekhouding.

  2. Voorziening voor groot onderhoud, BVrzOvzVvg (0703010);
    Verderop is een voorbeeld opgenomen van groot onderhoud aan een machine.

  3. Garantievoorziening, BVrzOvzGar (0704010);
    Wordt overeenkomstig de voorziening groot onderhoud geboekt. Veelal op basis van een percentage van de omzet.

  4. Overige voorzieningen, BVrzOvzOvz (704120);

Balans credit (rubriek 1)

  1. Voorziening voor oninbaarheid op vorderingen op handelsdebiteuren, BVorDebVdd (1101030);
    De voorziening zelf wordt overeenkomstig de voorziening van groot onderhoud geboekt.  

W&V (rubriek 4)

  1. Dotatie voorziening groot onderhoud gebouwen, WBedHuiDvg (4201230);
  2. Vrijval voorziening groot onderhoud gebouwen, WBedHuiVgb (4201240);
      
  3. Dotatie voorziening groot onderhoud machines, WBedEemDvm (4202170);
  4. Vrijval voorziening groot onderhoud machines, WBedEemVgo (4202180);
      
  5. Dotatie voorziening dubieuze debiteuren, WBedVkkDvd (4203160)
      
  6. Dotatie garantievoorziening, WBedVkkDog (4203180);
  7. Vrijval garantievoorziening, WBedVkkVgv (4203190);
      
  8. Dotatie voorziening groot onderhoud transportmiddelen, WBedTraDvt (4205140);
  9. Vrijval voorziening groot onderhoud transportmiddelen, WBedTraVot (4205150);

Als bovenstaande niet toereikend is adviseren we het complete RGS-schema door te nemen wat betreft voorzieningen. Zo zijn er RGS-codes voor onder andere:

  • Voorziening voor opruiming van aanwezige milieuvervuiling;
  • Voorziening uit hoofde van claims, geschillen en rechtsgedingen;
  • Voorziening in verband met reorganisaties;
  • Loopbaan begeleiding voorziening;
  • Voorziening voor onrendabele investeringen en herstructureringen;
  • Emballage, voorziening incourante emballage;
  • Voorziening voor pensioenen directie in eigen beheer; Sinds 1 juli 2017 kan geen pensioen in eigen beheer meer opgebouwd worden.

Zie nogmaals alle ruim 180 RGS-codes met "Voorzieningen" binnen het RGS-schema.

Suggesties om bepaalde RGS-codes m.b.t. voorzieningen standaard toe te voegen aan RGS MKB kunnen doorgegeven worden aan rgs@gbned.nl, voorzien van een onderbouwing en een voorbeeldboeking.

Egalisatiereserve
Het aantal RGS-codes m.b.t. egalisatiereserve is beduidend minder. Branchegerichte RGS-codes hebben we buiten beschouwing gelaten. De volgende RGS-codes blijven dan over:

Balans credit (rubriek 0)

  1. Kosten egalisatiereserve fiscaal (alleen in BD-VPB), BEivOkcKeg (0510050); Deze rekening wordt gebruikt voor vennootschappen (voor de VPB). 

  2. Overige fiscale reserves eigen vermogen onderneming natuurlijke personen, BEivFirOfr (0510090); Deze rekening hebben we gebruikt voor de egalisatiereserve van natuurlijke personen (voor de IB). 

W&V 

  1. Dotatie kostenegalisatiereserve groot onderhoud gebouwen, WBedHuiDkg (4201250)
  2. Vrijval kostenegalisatiereserve groot onderhoud gebouwen, WBedHuiVkg (4201260);

  3. Dotatie kostenegalisatiereserve groot onderhoud inventaris, WBedEemDki (4202080);
  4. Vrijval kostenegalisatiereserve groot onderhoud inventaris, WBedEemVki (4202090);

  5. Dotatie kostenegalisatiereserve groot onderhoud machines, WBedEemDkm (4202190);
  6. Vrijval kostenegalisatiereserve groot onderhoud machines, WBedEemVkm (4202200);
      
  7. Dotatie kostenegalisatiereserve groot onderhoud auto's, WBedAutDkv (4204150);  
  8. Vrijval kostenegalisatiereserve groot onderhoud auto's, WBedAutVkv (4204160);
      
  9. Dotatie kostenegalisatiereserve groot onderhoud transportmiddelen, WBedTraDkt (4205120); 
  10. Vrijval kostenegalisatiereserve groot onderhoud transportmiddelen, WBedTraVkt (4205130); 

Zie de boekingen verderop.
  

Boekingen

Voorziening groot onderhoud

Vederop komt "egalisatiereserve groot onderhoud", zijnde schilderwerk van een eigen pand, aan de orde. Als voorbeeld van voorziening voor groot onderhoud kiezen we voor een machine waarvan belangrijke onderdelen vervangen moeten worden als gevolg van slijtage door gebruik. Dat laatste valt toe te rekenen aan de periode waarover de voorziening wordt gevormd. Er is tevens een redelijke mate van zekerheid dat vervanging zal plaatsvinden. 

Stel dat sprake is van een machine waarvan de kosten voor slijtage geschat worden op 2 euro per draaiuur. En dat de machine afgelopen jaar 1.200 draaiuren geeft gehad. De voorziening wordt dan gesteld op (1.200 maal 2) 2.400 euro voor het betreffende jaar. Dit leidt dan tot de volgende boeking:

RGS-code / nummer Naam Debet Credit
WBedEemDvm (4202170) Dotatie voorziening groot onderhoud machines  2.400,00  
BVrzOvzVvg (0703010) Voorziening voor groot onderhoud    2.400,00

De werkelijke kosten van het groot onderhoud worden vervolgens geboekt ten laste van de rekening "Voorziening voor groot onderhoud". 

Een eventueel saldo op deze laatste rekening wordt dan weggeboekt op:
- Vrijval voorziening groot onderhoud machines; als de werkelijke kosten lager zijn.
- Dotatie voorziening groot onderhoud machines; als de werkelijke kosten hoger zijn. 

Egalisatiereserve groot onderhoud

Stel dat sprake is van een eigen pand dat om de 5 jaar geschilderd moet worden. Dan kunnen de kosten daarvoor, via de egalisatiereserve, gelijk verdeeld worden over meerdere jaren. Stel dat de kosten voor het schilderwerp geschat worden op 5.000 euro (excl. BTW) dan leidt dat tot de volgende boeking per kalenderjaar: 

Voor een vennootschap luidt de boeking dan: 

RGS-code / nummer Naam Debet Credit
WBedHuiDkg (4201250) Dotatie kostenegalisatiereserve groot onderhoud gebouwen 1.000,00  
BEivOkcKeg (0510050) Kosten egalisatiereserve fiscaal (alleen in BD-VPB)    1.000,00

De werkelijke kosten van het schilderen worden vervolgens geboekt ten laste van de rekening "Kosten egalisatiereserve fiscaal (alleen in BD-VPB)".

Een eventueel saldo op deze laatste rekening wordt dan weggeboekt op:
- Vrijval kostenegalisatiereserve groot onderhoud gebouwen; als de werkelijke kosten lager zijn.
- Dotatie kostenegalisatiereserve groot onderhoud gebouwen; als de werkelijke kosten hoger zijn.

Voor een eenmanszaak/VOF luidt de boeking dan:

RGS-code / nummer Naam Debet Credit
WBedHuiDkg (4201250) Dotatie kostenegalisatiereserve groot onderhoud gebouwen 1.000,00  
BEivFirOfr (0510090)  Overige fiscale reserves eigen vermogen onderneming natuurlijke personen    1.000,00

De werkelijke kosten van het schilderen worden vervolgens geboekt ten laste van de rekening "Overige fiscale reserves eigen vermogen onderneming natuurlijke personen", BEivFirOfr (0510090)".

Een eventueel saldo op deze laatste rekening wordt dan weggeboekt op:
- Vrijval kostenegalisatiereserve groot onderhoud gebouwen; als de werkelijke kosten lager zijn.
- Dotatie kostenegalisatiereserve groot onderhoud gebouwen; als de werkelijke kosten hoger zijn.
   

Openstaand

  1. Opvallend is nog de RGS-code "Egalisatierekening", specifiek opgenomen voor Woningcorporaties. Daar hebben we verder geen aandacht aan besteed.

  2. De W&V-rekening "Dotatie voorziening dubieuze debiteuren" kent geen aparte aparte (tegen)rekening voor vrijval, zoals bij de andere voorzieningen wel het geval is.  

Bronnen


Deze WIKI RGS is continu in ontwikkeling.

Suggesties en meewerken aan de ontwikkeling van deze WIKI is van harte welkom.

Om een compleet beeld te krijgen, zie ook:

RGS Niet Ready
Openstaande punten RGS.