Uitgangspunt zijn boekingen op basis van de loonjournaalpost met als basis de loonjournaalpost van de (periodieke) verloning.
Daarnaast kan sprake zijn van:

• Uitbetaling van de lonen;
• Vakantiegeld;
• Verlofdagen en verlofuren;
• 13e maand / eindejaar uitkering;
• Tantièmes en gratificaties;
• Personeelsvereniging en personeelsfonds;
• Voorschotten aan personeel;
• Auto- en reiskostenvergoeding aan personeel.

Bij de uitwerking van de boekingen gaan we alleen uit van RGS rekeningen op niveau 4 (grootboekrekeningen). 
   

Loonjournaalpost

Hierna is een voorbeeld opgenomen van een periodieke loonjournaalpost:

In onderstaand voorbeeld wordt uitgegaan van een maandelijkse salarisbetaling als volgt:
- Bruto loon werknemer € 3.900
- Woon/werk vergoeding vrijgesteld € 100
- Te betalen loonheffing € 900
- Te betalen pensioenpremies € 400 (werknemersdeel )
- Netto uit te keren loon € 2.600 (3.900 - 1.300)
- Te betalen sociale lasten € 500 (werkgeversdeel)
- Te betalen pensioenpremies € 400 (werkgeversdeel)
- Reservering vakantiegeld € 310 (8% loon € 280 en soc. lasten werkgever € 30)

Bovenstaand zijn de brutoloon kosten direct verbijzonderd naar de winst- en verliesrekening.
Een andere optie is te werken met de (tussen)rekening BSchSalBls (16145) Bruto lonen en salarissen. 
Die rekening wordt dan gedebiteerd als de balansposten (te betalen) worden gecrediteerd. En de rekening wordt gecrediteerd als de winst- en verliesrekeningen worden gedebiteerd. 

Zo kan betreffende boeking op 2 aparte momenten plaatsvinden. Bijvoorbeeld ook in combinatie met het verbijzonderen van een kostenverdeelstaat van de lonen via kostenplaatsen.

Uitbetaling van de lonen

Toelichting:
De rekeningen Netto lonen, Overige netto afdrachten, Te betalen loonheffing en Te betalen pensioenpremies lopen hiermee glad.
  

Vakantiegeld

Feitelijk aanvullend op de hiervoor genoemde periodieke loonjournaalpost en de uitbetaling van de netto lonen.

Er wordt vanuit gegaan dat betreffende werknemer 12 maanden in dienst is.
Dit betekent bruto vakantiegeld 12 maal € 280, te weten € 3.360.
Reservering sociale lasten is dan 12 maal € 30, te weten € 360.
Te betalen loonheffing is gesteld op € 1.200.
Te betalen sociale lasten is gesteld op € 380 (werkgeversdeel). Dus € 20 meer dan de opgebouwde reservering. Deze € 20 komt dan ten laste van de W&V-rekening.

Allereerst de boeking van vakantiegeld via de loonjournaalpost:

Toelichting:
De rekening “Te betalen vakantiegeld” (voor reservering vakantiegeld) loopt hiermee ook glad. Zie de periodieke loonjournaalpost hiervoor. Was oorspronkelijk geboekt voor (12 maal € 310) € 3.720 credit.

De boeking van de uitbetaling van het vakantiegeld is dan als volgt:

Toelichting:
Hierbij loopt de rekening “Te betalen loonheffing” weer glad.

Vakantiebonnen
Een vakantiebon is een alternatieve vorm van doorbetaling van vakantiedagen en vakantiegeld. Bijvoorbeeld in branches met veel kortlopende dienstverbanden. Vakantiebonnen worden in de praktijk steeds minder toegepast. De werkgever houdt loonheffing e.d. in op hetgeen aan vakantiebonnen wordt verstrekt. De netto waarde wordt veelal via een aparte stichting geboekt om (later) uit te keren aan de werknemer.
Deze netto waarde komt feitelijk ten laste van het Netto loon.

De volgende RGS-code is beschikbaar voor vakantiebonnen:
BSchSalVab Vakantiebonnen.
  

Verlofdagen en verlofuren

Voor verlofuren en verlofdagen, alsmede het uitkeren ervan, zijn meerdere RGS-codes voorhanden, als volgt uitgewerkt:

Reservering vakantiedagen
Hiervoor is bij de periodieke loonjournaalpost de reservering van vakantiegeld aan de orde geweest. Op dezelfde wijze is het mogelijk een reservering voor vakantiedagen op te nemen in de administratie. Dit laatste gebeurt wel bij flexwerkers, zoals oproepkrachten. Als vakantiedagen dan opgenomen worden wordt de reservering evenredig afgeboekt. Als de vakantiedagen uitbetaald worden (zoals bij oproepkrachten die alleen werken op basis van hun eigen beschikbaar en dus niet tijdens hun vakantie) dan wordt de reservering eveneens in mindering gebracht.

De waarde van vakantiedagen wordt in de regel bepaald op basis van een percentage van het brutoloon. Als voorbeeld zijn we uitgegaan van een brutoloon van € 200 per dag en reservering van vakantiedagen van 15% daarvan. Stel dat er 10 dagen wordt uitbetaald in een bepaalde maand, dan is de berekening reservering vakantiedagen (10 x € 200 x 15%) € 300.

Dit leidt tot de volgende boeking: 

Opname vakantiedagen
Stel dat van voorgaande reservering voor € 200 wordt opgenomen. Een deel van de voorgaande reservering wordt dan weer terug geboekt. 

Uitbetaling vakantiedagen
Stel dat van de hiervoor genoemde reservering € 100 wordt uitbetaald (als onderdeel van het bruto loon, met € 40 aan loonheffing inclusief werkgeversdeel sociale lasten). Dan leidt dat tot de volgende boeking:

Bij uitbetaling vakantiedagen ZONDER reservering wordt geboekt:

13e maand / eindejaar uitkering

Er wordt vanuit gegaan dat een uitkering 13e behoort tot het vast overeengekomen loon.
We hebben het over een 13e maand, maar er kan natuurlijk ook sprake zijn van een andere vergoeding, zoals een bepaald percentage van het loon dat geldt als vaste eindejaar uitkering.

Als sprake is van een niet vooraf afgesproken beloning aan medewerkers voor een buitengewone inspanning hebben we het over een gratificatie. Dit laatste komt apart aan de orde.

De verwerking in de salarisadministratie van een 13e maand c.q. vaste eindejaar uitkering kunnen we vergelijken met vakantiegeld. Er kan periodiek een reservering opgebouwd worden die aan het einde van het jaar, bijvoorbeeld bij de verloning van december, wordt uitgekeerd.
Feitelijk aanvullend op de periodieke loonjournaalpost en uitbetaling van de netto lonen.

Binnen RGS zijn hiervoor de volgende rekeningen aanwezig:
- Reservering eindejaarsuitkering (BSchSalReu)
- Eindejaarsuitkering (WPerLesEuk).
   

Tantièmes en gratificaties

Hiervoor verwijzen we naar de aparte Wiki RGS Tantièmes en gratificaties.
  

Personeelsvereniging

Hiervoor verwijzen we naar de aparte Wiki RGS Personeelsvereniging.

Voorschotten aan personeel

Stel dat tussentijds een netto (salaris)voorschot aan een medewerker uitgekeerd wordt van € 500.

Bij de uitbetaling van het voorschot aan de medewerker wordt geboekt:

De verrekening van het voorschot wordt dan als volgt geboekt:

Opmerking:
Ervan uitgaande dat een uitgekeerd voorschot wordt verrekend tijdens de periodieke loonjournaalpost wordt alleen de eerste journaalregel opgenomen. De tweede journaalregel is dan verdisconteerd in het bedrag dat uiteindelijk op ‘Netto loon’ wordt geboekt.
  

Auto- en reiskostenvergoeding aan personeel 

Hiervoor verwijzen we naar de aparte Wiki RGS Auto- en reiskostenvergoeding aan personeel.
 

Volledige casus RGS via de loon- en salarisadministratie

Naar de volledige casus RGS via de loon- en salarisadministratie.