Boekhoudplaza.nl

RGS Niet ready: openstaande punten

RGS en het gebruik van extensies

Plaatsingsdatum 01-01-2019
Berichtdatum 2017

Extensies zijn bedoeld om naar eigen inzicht uitbreidingen toe te voegen aan RGS, zonder de basis aan te tasten c.q te hoeven uitbreiden. Als bepaalde rekeningen meerdere keren voor komen kan worden gewerkt met extensies. De referentiecode wordt dan voorzien van een “.” (punt) met daarachter de extensie. Bijvoorbeeld voorraadcodes of opbrengstcodes. 
Binnen het referentie grootboeknummer is positie 7 bedoeld voor extensies (eventueel uit te breiden). 

Al meerdere jaren is er geen volstrekte duidelijkheid over het exacte gebruik van extensies. Het is zelfs de vraag of dit wel is geïmplementeerd binnen (administratieve) software.

Vanuit de RGS beheergroep is indertijd de volgende info verschaft aangaande de status van extensies:

"De extensies zijn wel een onderwerp van discussie.

Vooralsnog is het probleem van de "banken/liquide middelen" getackeld door een aantal groepen met codes. Dit mede om het omslagprobleem nu te regelen.

Daarnaast is er het probleem dat indien men min of meer aanvullende codes (uitbreiding op bestaande code) zou hanteren het niet duidelijk is hoe dit in de RGS taxonomie te ondervangen.

Blijft overigens wel het besef aanwezig dat extensies nodig zullen zijn om binnen een basis RGS ook uitbreidingen t.b.v. bepaalde doelgroepen te realiseren (Horeca, Bouw, Transport, WoCo etc.)".

Opvallend hierbij is dat Bouw en Woco worden genoemd en dat in beide gevallen daarvoor het standaard RGS schema is uitgebreid. 
Duidelijkheid, inclusief een goede handreiking, over het gebruik van extensies is dan ook nodig. Een andere optie is het gebruik van extensies in RGS niet meer toepassen. Dit laatste mede in verband met de beheersbaarheid van RGS.

(20 maart 2020 conceptreactie, 30 juni 2020 definitief)
Reactie RGS Beheergroep

Om de discussie over dit onderwerp te vereenvoudigen kunnen we onderscheid te maken tussen twee soorten extensies:

  1. Horizontale extensies’ (een uitbreiding van na de punt). Deze geeft ruimte aan gebruikers om RGS uit te breiden naar eigen wensen. Daarbij is uiteraard de kanttekening dat de gebruiker en/of de software er zelf voor moet zorgen dat dat deze codes meegenomen worden in optellingen voor dashboards en rapportages. Eveneens is het voor de gebruiker belangrijk te realiseren dat de toegevoegde/gewijzigde RGS-codes buiten de organisatie mogelijk niet bruikbaar zijn.

    De toepassing van horizontale extensies (na de punt) vraagt om aanpassing in de programmatuur van het koppelen (altijd bovenliggend vastgesteld niveau en code). Wanneer dit niet wordt toegepast en de gebruiker heeft vrijheid na de punt zal er nooit een volledige dekking plaatsvinden in de RGS taxonomie, waardoor gegevens niet sluiten zullen zijn.

    In RGS zijn op diverse plekken uitbreidingen van het Referentienummer toegevoegd. Dit zijn volgnummers (dus na gebruik van een punt (.)) die in principe alleen plaatsvinden op niveau 5. Deze volgnummers zijn gegeven om mutaties of aantal keer eenzelfde post (op basis van naam of aantal) te onderscheiden. Dit heeft nooit zijn weerslag gekend in de Referentiecode omdat deze op basis van de voor gedefinieerde (SXxxXxxXxxXxx) is bepaald. "Extensies" zijn aldus hier (nog) niet toegepast. Dit ook omdat extensies volgens de beschrijving buiten het beheer van de beheerorganisatie valt.

    Er zijn 112 RGS codes op niveau 5 die niet met een (referentie)volgnummer zijn gedefinieerd, hetgeen wel logisch zou zijn geweest. Dit betreft o.a. 82 referentienummers in het onderdeel "Tussenrekeningen". Dit onderwerp (uitbreidingen van het referentienummer met een punt) zal worden meegenomen in de discussie rondom de wens en noodzaak van de referentienummers.

  2. Verticale extensies’ zijn branche-specifieke RGS codes. Deze worden toegevoegd als het gebruik van een horizontale extensie (uitbreiding na de punt) niet logisch of mogelijk is binnen de opbouw van het RGS schema.

    De intentie van de Beheergroep is altijd geweest dat verticale extensies door de gebruiker weg gefilterd kunnen worden door het gebruik van de filter voor de betreffende branche. Alleen is hier op verzoek van de markt afgeweken (in het geval van de Woningcorporaties). Er zal in overleg met de markt onderzocht worden of in de volgende RGS versie dit anders ingericht moet worden. De vraag is in hoeverre de markt ‘last’ heeft van het feit dat horizontale extensies niet eenvoudig weg gefilterd kunnen worden. Veel softwarepartijen (vooral die RGS ready zijn) hanteren algoritmes voor het koppelen van bestaande grootboekrekeningen aan RGS waardoor het waarschijnlijk niet uitmaakt dat er branche specifieke RGS codes in het schema zitten. Dit wordt bij de markt getoetst. 

    Zie ook deze informatie op de RGS site: https://www.referentiegrootboekschema.nl/het-werken-met-extensies.

Opmerking GBNED
Door de al jaren aanhoudende onduidelijkheid over het werken met extensies zijn voor meerdere branches (waavan Woningcorporaties de grootste) vele branche specifieke RGS-codes opgenomen in het standaard schema van RGS. 
 

Categorie(n) RGS (technisch) beheer
Bronvermelding Divers

Terug