Een korte terugblik op ruim 10 jaar RGS met het CBS aan het roer. 

Coevorden, 31 december 2024.

Het CBS was in het voorjaar van 2012 een belangrijke initiatiefnemer en mede opsteller van het werkdocument "Referentie Grootboekschema". Niemand minder dan Gosse van der Veen, toenmalig Directeur-Generaal CBS, voerde op 7 september 2012 het openingswoord tijdens de eerste Expertmeeting RGS. En Hans Timmermans, toenmalig wnd. Hoofddirecteur CBS, gaf een presentatie over RGS. Het CBS was in die tijd een belangrijke motor bij de start en bepalen van uitgangspunten rondom RGS 

De uitgangspunten eind 2012 zijn tot stand gekomen op basis van meerdere expertmeetings met de nodige betrokken organisaties, zoals inderdaad het CBS, maar ook de Belastingdienst, KVK, het SBR programma (indertijd onder leiding van EZ), softwareleveranciers, accountantsorganisaties en andere geïnteresseerden. Je kunt rustig stellen een breed veld van belanghebbenden en geïnteresseerden.

Uitgangspunten voor RGS waren helder geformuleerd (in de stukken van de expertmeetings) en breed gedragen in die tijd, zoals:

1. Zorg voor voldoende stabiliteit rond het RGS.
2. Richt je in eerste instantie op de 80 tot 90% van de ondernemingen, het MKB. Ook aangegeven als “Focus primair op MKB”.
3. Voorkom dat we ons in “branche- en organisatie specifieke details verliezen.

Eind 2012 waren de expertmeetings afgelopen, zonder concreet vervolg. Alsof de start van RGS nooit had plaatsgevonden lieten betrokkenen RGS zo uit hun handen vallen. Eén persoon, Harold Kinds, pakte op persoonlijke titel en vooral in zijn vrije tijd, de RGS handschoen verder op. En dat leidde in 2014 tot de eerste versie van RGS. Met alleen wel een belangrijke verschuiving t.o.v. de oorspronkelijke uitgangspunten. Niet bestaande grootboek rekeningschema's, maar rapportageschema's voor externe verslaggeving zijn de basis geweest voor de eerste versie van RGS. Dat betekende dat RGS niet louter bestond uit grootboekrekeningen, maar ook uit rekeninggroepen en mutaties (met name voor verloopstaten). Dat laatste zorgde ervoor dat al gelijk de eerste versie van RGS zeer  omvangrijk was te noemen met ruim 2.000 RGS codes. Maar de eerste RGS versie was wel geboren door de inzet van Harold.

En de betrokken organisaties in 2012 waren tot dat moment in geen velden of wegen te bekennen.

De start van SBR RGS
Rond 2015 was er opnieuw belangstelling uit het veld voor RGS. Ook vanuit de eerder genoemde organisaties. De organisatie rondom RGS werd opnieuw ingericht met weer een prominente rol voor het CBS, te weten "Projectleiding RGS". RGS werd, omwille van met name financiering, ondergebracht bij het SBR programma van de Nederlandse Overheid. We spreken dan over SBR RGS. Er werd onder andere een SBR RGS expertgroep opgericht en een SBR RGS beheergroep, beide onder leiding van de Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants (NBA). In eerste instantie leek er geen vuiltje aan de lucht, waarbij volop werd gewerkt aan SBR RGS 2.0 die in 2016 het daglicht zag met zo'n 2.500 RGS-codes. Maar vanuit de markt (zoals leveranciers van boekhoudsoftware) kwam er kritiek op met name de niet stabiele situatie van het RGS-schema.  

SBR RGS 3.0 werd met de belofte van een stabiele RGS versie eind 2017 op de markt gebracht met 3.000 RGS-codes. De belofte van een stabiele RGS versie deed menig leverancier van boekhoudsoftware besluiten om RGS te omarmen in die tijd. Nog niet wetende dat SBR RGS in 2020 zou doorgroeien tot ruim 4.500 RGS-codes. Leveranciers van boekhoudsoftware namen het als zoete koek aan en stelden RGS beschikbaar aan hun gebruikers. De fouten in het RGS-schema leek en lijkt niemand te deren.

Opmerkelijk genoeg week de toen staande RGS organisatie, onder leiding van het SBR programma, projectleiding vanuit het CBS en voorzitterschap van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), af van de oorspronkelijke uitgangspunten (zie hiervoor). Eind 2018 verscheen SBR RGS versie 3.1 met 3.750 RGS codes en in 2020 werd daar nog een schepje bovenop gedaan met versie 3.3 met ruim 4.500 RGS codes. En niet gericht op de eerder afgesproken primaire doelgroep van RGS, het MKB.

Het uitgangspunt "Voorkom dat we ons in branche- en organisatie specifieke details verliezen" werd volledig onderuit gehaald met de vele (bijna 1.000) RGS-codes specifiek voor woningcorporaties. Niet eens als branche extensie, maar dwars door de standaard heen. Van een stabiele RGS versie was geheel geen sprake. En het uitgangspunt "Focus primair op MKB" bleek vervangen door "Focus primair op Woningcorporaties". En dat allemaal onder de vlag van het SBR programma en het toeziend oog van het CBS en de NBA.  

Het was ook de periode waarin het CBS formeel aangaf afscheid te nemen van SBR/XBRL voor het aanleveren van de Productie jaarstatistiek en over te gaan op directe aanlevering via RGS. In zo'n 10 jaar tijd werden er nagenoeg geen statistieken aangeleverd op basis van SBR/XBRL. SBR/XBRL werd namelijk niet tot nauwelijks omarmd door leveranciers van boekhoudsoftware. Het werd met name als te complex van opzet ervaren. De overgang van SBR/XBRL naar RGS betekende voor het CBS opnieuw niet het gewenste resultaat. Het complete RGS is voor de gemiddelde gebruiker veel te omvangrijk geworden om eenvoudig te doorgronden. Daar komt bij dat van de 4.500 RGS codes er niet één tekst en uitleg bevat. En daar had het CBS geen rekening mee gehouden volgens mij.

Saillant detail is dat ondertussen, onder leiding van het zelfde CBS en de NBA, SBR RGS in een XBRL-taxonomie werd opgenomen, opnieuw niet omarmd door leveranciers van boekhoudsoftware. Terwijl de complexiteit van SBR/XBRL nou net een aanleiding was in 2012 om aan RGS te werken, los van XBRL.

In de zomer van 2023 gaf Hank Hermans, plv directeur bij het CBS, aan dat hij het voorzitterschap van de SBR RGS expertgroep, per het najaar van 2023, voor zijn rekening zou nemen. Op de achtergrond liep Hank Hermans al heel wat jaren mee met RGS. Het projectleiderschap SBR RGS bleef ook in handen van het CBS en het voorzitterschap van de SBR RGS beheergroep bleef in handen van de NBA. Niet echt een doorbraak qua betrokken organisaties. Eind 2023 liet Hank Hermans weten zich in te zetten voor een eerstvolgende RGS versie onder de noemer RGS 4.0. Een versie waarin ook de openstaande onvolkomenheden opgelost moeten zijn.

Inmiddels zitten we op het eind van 2024. 
Openstaande onvolkomenheden met betrekking tot het RGS schema blijven gestaag groeien. De vele RGS codes voor woningcorporaties zitten nog steeds in de standaard SBR RGS. Sterker nog: in plaats van RGS 4.0 verscheen afgelopen augustus RGS 3.7 met opnieuw de nodige uitbreidingen voor woningcorporaties. En de SBR/XBRL schema's liggen te verstoffen. Eindgebruikers zijn nauwelijks betrokken bij SBR RGS, daar staan met name uitvragende partijen (zoals Belastingdienst, CBS en SBR Nexus) aan het roer.  

Op de vraag wie laatste schema's feitelijk heeft geïnitieerd, beoordeeld en goedgekeurd is na vele jaren nog steeds geen antwoord gekomen. Er wordt volop gesproken over governance als een soort van heilige graal om de problemen op te lossen. Maar iets eenvoudigs als het formeel beoordelen en inhoudelijk goedkeuren van het RGS schema en de RGS taxonomie is afgelopen 10 jaar niet van de grond gekomen. Ook inzicht in onderhanden wijzigingen, openstaande- en opgeloste zaken ontbreekt en is voor de buitenwereld een zwart gat.

De praktijk leert ook nog dat verreweg de meeste leveranciers van standaard boekhoudsoftware niet de meest actuele versie van RGS ondersteunen. Ik maak daaruit op dat zij er in de loop der jaren zijn afgehaakt om RGS echt actief te ondersteunen en actueel te houden voor hun gebruikers. 

RGS MKB
Inmiddels is RGS MKB, geheel conform de uitgangspunten uit 2012, ten tonele verschenen. 
Een subset van SBR RGS. Maar zoveel mogelijk afgestemd op het MKB (van zzp t/m MKB+), met een 5-cijferig decimaal rekeningschema, uitgebreide documentatie en boekingsvoorbeelden en zonder de ballast van onder andere:

1. De vele RGS-codes specifiek voor woningcorporaties;
2. Duizenden RGS codes op mutatieniveau (5);
3. De SBR/XBRL taxonomie die niet gebruikt wordt door leveranciers van boekhoudsoftware.

Zeg maar RGS zoals bedoeld in 2012 en dan vanuit de inhoud (het rekeningschema) en niet een techniek als XBRL. 
En met de eindgebruiker aan het roer.

Of RGS MKB een subset kan blijven van SBR RGS is volledig afhankelijk van de wil van SBR RGS om voorgestelde mutaties vanuit RGS MKB door te voeren in de standaard SBR RGS. Het gaat slechts om enkele tientallen mutaties, stuk voor stuk onderbouwd vanuit de praktijk. En de wil van SBR RGS om de fouten in het huidige RGS schema te herstellen voor het verschijnen van de eerstvolgende RGS-versie. Oftewel gaan we voor RGS 4.0 of blijven we steken op RGS 3.7 met de nodige onvolkomenheden. 

Dat het initiatief RGS MKB gewenst is blijkt mede uit het frequente bezoek van de website en de positieve reacties, zowel vanuit leveranciers van boekhoudsoftware als eindgebruikers.

Zie:
- Voorstel nieuwe RGS codes;
- Voorstel wijzigingen bestaande RGS codes. 

Door Gerard Bottemanne, Onderzoeksbureau GBNED.