Het Referentie grootboekschema (RGS) gaat terug tot 2012. Bedoeld als standaard grootboekschema, met als belangrijkste doelgroep het MKB. Mede om de boekhouding eenvoudiger te koppelen aan externe rapportages, zoals de jaarrekening, winstaangiftes IB en VPB en de productie jaarstatistiek voor het CBS. Het RGS schema is in de basis opgebouwd uit groepjes van letters en dat is tot de dag van vandaag nog hetzelfde.

Het eerste volwaardige schema zag in 2014 het daglicht met zo'n 2.000 referentiecodes c.q. rekeningen. Onderverdeeld naar hoofdgroep, groep, rekening en mutatie. De mutatie was afkomstig vanuit rapportagesoftware uit die tijd (CaseWare, Audition) en bedoeld om grootboekrekeningen te kunnen splitsen voor bijvoorbeeld verloopstaten. 

RGS bestond (en bestaat nog steeds) uit een RGS referentiecode; de unieke referentie om elke RGS code te duiden, bestaande uit letters. Even als voorbeeld de rekening "Debiteuren", voluit "Handelsdebiteuren nominaal" heeft als RGS code BVorDebHad. 

• B = Balans;
• BVor = Vorderingen
• BVorDeb = Vorderingen op handelsdebiteuren
• BVorDebHad = Vorderingen op handelsdebiteuren.

Deze code voor de rekening "Debiteuren" wordt gebruikt door RGS en RGS MKB. 
Er is vanuit RGS MKB geen enkele reden om dat te veranderen of daarvan af te wijken!

Waarom is er dan RGS MKB naast SBR RGS?
Hiervoor moeten we even terug naar de periode vanaf 2015/16 toen RGS werd ondergebracht bij het SBR programma en de NBA de regie is gaan voeren over RGS, waarbij ook het SRA en de Belastingdienst een belangrijke rol hebben. Sinds die tijd is een RGS-schema ontstaan dat we verder aanduiden als SBR RGS. Met als belangrijke feiten:   

• Het opnemen van ruim 800 RGS codes voor Woningcorporaties in de standaard RGS.
• Rekeningen niet alleen toevoegen op niveau 4 (rekeningen), maar ook op niveau 5 (mutaties).
• Het opnemen van een RGS taxonomie in XBRL voor de relatie met SBR rapportages die voor gebruikers niet leesbaar is en door leveranciers van MKB boekhoudsoftware niet in gebruik.
• Een groei van het standaard RGS tot een schema vandaag de dag naar ruim 4.700 RGS codes. 
• Toename van vragen over het RGS schema. 

Om de adoptie van RGS te vergroten bij de oorspronkelijke primaire doelgroep van RGS, het MKB, en de daar werkzame accountants- en administratiekantoren, is Onderzoeksbureau GBNED rond 2021 gestart met RGS MKB. Niet om afbreuk te doen aan de opzet van het oorpspronkelijk RGS en dus ook niet om een 'nieuw' RGS schema uit te vinden. Ook wordt RGS MKB ondersteund vanuit de NOAB. 

In de markt doemen er soms geluiden op dat RGS MKB iets anders is dan het oorspronkelijk RGS en afwijkt. Dat is dus niet het geval. Dezelfde RGS Referentiecodes worden gehanteerd. RGS MKB wijkt overigens wel af van de aanpak volgens de uitbreiding van RGS onder het SBR programma.  

De aanpak van RGS MKB is namelijk:

1. Een selectie te maken uit de RGS codes, afgestemd op de beoogde doelgroep, het MKB. 
   Dat is gedaan t/m niveau 4 (grootboekrekeningen) en door niveau 5 (mutaties) achterwege te laten.
   Zie als resultaat het RGS MKB schema.
    
2. RGS codes voor Woningcorporaties achterwege te laten voor RGS MKB.
     
3. Het opnemen van documentatie bij alle gebruikte RGS-codes voor RGS MKB. 
   Zie als resultaat meer dan 100 gedocumenteerde boekingsscenario's op basis van RGS.
     
4. Het RGS-schema onderverdelen in een decimaal rekeningschema van 5 cijfers. 
   Het al bestaande referentienummer van 7 cijfers (soms gevolgd door een punt en nog eens 2 cijfers) is niet gewijzigd. Maar sluit in de praktijk niet goed aan bij een decimaal rekeningschema voor het MKB. 
   
   
5. Het werken met een rekeningnaam (omschrijving) die afgestemd is op de boekhouding.
   De standaard naam per RGS-code is daarbij intact gelaten.
   Zo kent RGS MKB "Bankrekening" en standaard RGS "Rekening-courant bank tegoeden op bankgirorekeningen". 
      
6. Waar nodig zijn ontbrekende RGS-codes vooorgesteld in het standaard schema. 
   Zoals een aantal BTW-rekeningen op niveau 4. ZIe de RGS Audittrail. 
     
7. Een relatie te leggen tussen RGS en (externe) rapportages, leesbaar voor gebruikers en bruikbaar door softwareleveranciers.
   Zie als resultaat RGS MKB rapportages en ook RGS kengetallen. 

Vanuit RGS MKB wordt gestreefd om met deze aanpak een vergroting te bewerkstelligen van de adoptie van een beheersbaar RGS schema voor nogmaals het MKB, waarbij de gebruiker nadrukkelijk in de lead is. Met niet onbelangrijk een goede basis voor nog meer standaardisatie. 

Als gekozen wordt voor RGS MKB werk je dus met een subset van het standaard RGS-schema. De wens vanuit RGS MKB is nadrukkelijk dat zo te houden. Of het SBR RGS programma deze aanpak mogelijk blijft maken, door in de standaard RGS rekening te houden met RGS MKB in de toekomst, zal de praktijk moeten leren.RGS MKB probeert nadrukkelijk de groei van het schema beperkt te houden met als werkwijze dat iedere gebruikte RGS-code goed gedocumenteerd moet zijn. 

Zo kan SBR RGS zich richten op grote organisaties, zoals nu ook het geval voor Woningcorporaties en een overeenkomstige RGS taxonomie in XBRL. En RGS MKB kan zich richten op de oorspronkelijk primaire doelgroep van RGS, het MKB.

Softwareleveranciers en de praktijk
Er zijn enkele partijen, met name softwareleveranciers, die twijfelen aan de toegevoegde waarde van RGS MKB. Volgens die leveranciers is niets mis met de huidige standaard SBR RGS en dus het RGS schema. Daar is vanuit RGS MKB alle begrip voor. Wel adviseren we betreffende leveranciers de gebruikers van hun software zodanig te ondersteunen dat er geen enkele twijfel en onduidelijkheid is over alle in gebruik zijnde RGS codes via hun software.

Meer weten over RGS MKB, bezoek dan eens het onderdeel RGS MKB op deze website en/of neem gerust contact via rgsmkb@gbned.nl. 

Tot slot wensen we zowel softwareleveranciers als gebruikers alle succes met de implementatie van RGS.