Nederland telt zo'n 5.500 advocatenkantoren, waarvan verreweg de meesten in het MKB segment met ruim 3.200 eenpitters (zie nieuwsbericht Nederlandse Orde van Advocaten). Advocatenkantoren vallen onder de dienstverlenende sector, met enkele bijzondere aspecten als het gaat om de boekhouding. Een ideale sector om aan te tonen hoe RGS MKB branchegericht werkt.

De administratie van een advocatenkantoor kent het leveren van (betaalde) diensten als uitgangspunt.
Zo kunnen de grootboekrekeningen binnen de RGS groep "Opbrengsten uit het verlenen van diensten" prima gebruikt worden voor een advocatenkantoor. De opbrengst kan dan binnen het grootboek verbijzonderd worden naar btw-tarief, c.q. btw-scenario.

Voor de kantoorkosten die een advocatenkantoor maakt kan aansluiting gevonden worden met de vele kostenrekeningen die in rubriek 4 van RGS MKB zijn ondergebracht. Dit geldt zowel voor de vele eenmanszaken binnen de advocatuur als advocatenkantoren met personeel.

Wat betreft de BTW is over diensten door advocaten BTW verschuldigd. Op dit moment 21%.
Over bepaalde kosten, zoals de hierna te behandelen verschotten, is geen btw verschuldigd of een ander tarief. 
Voor de BTW voldoet het standaard RGS MKB rekeningschema met af te dragen btw (over omzet) en te verreken btw (over inkoop/kosten).

Specifieke software voor de advocatuur
Binnen de advocatuur wordt voornamelijk met branche specifieke software voor advocatenkantoren gewerkt. Dergelijke software, die we categoriseren onder de noemer 'Practice management', kent functies als:

• Relatie- en zaakbeheer; ook wel relatie- en dossierbeheer genoemd.
• Tijdschrijven;
• Declareren; factureren aan cliënten.
• Verschotten;
• Toevoegingen;
• Insolventies;
• Rapportages. 

Deze software kent ook functies voor de boekhouding, met in verreweg de meeste gevallen een koppeling naar standaard boekhoudsoftware. En juist op dat gebied is nog verbetering door te voeren op het gebied van standaardisatie. 

RGS MKB kan een handig middel zijn om in elk geval te werken met een standaard rekeningschema voor advocatenkantoren. Een tweede mogelijkheid is elektronisch facturen uitwisselen op basis van de standaard UBL. En als derde het initiatief "RGS journaal" om via een uniforme gegevensdefinitie mutaties (journaalposten) te kunnen aanbieden aan verschillende boekhoudpakketten.   

Maar net als bij veel andere branches, denk aan detailhandel, horeca, agrarische ondernemers en de bouw en installatiesector, zijn er voor de boekhouding van een advocatenkantoor een aantal specifieke aspecten waarmee rekening gehouden dient te worden. 

De volgende aspecten zijn hier benoemd:

1. Verschotten; 
   Verschotten zijn extra bedragen die voorgeschoten worden voor een opdrachtgever (cliënt). Een bekend voorbeeld zijn griffiekosten voor de rechtbank die een advocaat voorschiet voor een cliënt. Andere vorbeelden zijn leges en kosten voor uittreksels van registers, zoals bij de KvK.
   
   Hiervoor is 'verschotten' al genoemd als aparte module in specifieke software voor de advocatuur. 
   De verschotten worden als inkoop(kosten) geboekt via nota's door betreffende organisaties.
   Vervolgens worden deze kosten 1 op 1 doorbelast aan betreffende cliënten.
   Ook kunnen te verwachten verschotten via een 'voorschotnota' in rekening gebracht worden aan de cliënt. Ook dit moet dan geregistreerd worden via de verschotten administratie.
   
   Een verschottenadministratie zorgt er onder andere voor dat er geen bedragen tussen wal en schip terecht komen. 
    
2. Toevoeging zaken;
   Gesubsidieerde rechtsbijstand (aan een persoon) door een advocaat wordt 'toevoeging' genoemd. De overheid betaalt dan een deel van de kosten voor de advocaat. Toevoeging zaken lopen via de Raad voor Rechtsbijstand (RvR). 
   
   Bij een toevoeging zaak spelen onder andere: de vergoeding door de overheid en eigen bijdrage door de cliënt.
     
3. Dekking kantoorkosten;
   Deze dekking kantoorkosten wordt door sommige advocaten in rekening gebracht, bovenop het standaard honorarium (meestal een tarief per uur). Dit kan in de praktijk ook afhangen van de soort zaak of cliënt (particulier of ondernemer). Deze opslag komt dan apart op de factuur tot uitdrukking.
   
   
4. Declaratie aan de cliënt;
   Er kan sprake zijn van een voorschotnota, tussentijdse nota's en een eindafrekening aan de cliënt.
   Naast honorarium van de advocaat wordt dan rekening gehouden met:
   - Verschotten;
   - Eventuele kantoortoeslagen;
   - Reiskosten;
   - Eventeel andere additionele kosten.
   
   Bij de eerder genoemde toevoeging zaak wordt dan nog rekening gehouden met:
   - EIgen bijdrage die in rekening wordt gebracht aan de cliënt.
     
5. Rekening derdengelden; 
   Soms worden bedragen via een advocaat overgemaakt aan een derde, denk aan een cliënt die de tegenpartij moet betalen. Zo kan een advocaat ook geld van bijvoorbeeld een tegenpartij ontvangen voor een cliënt. Als advocaten derdengelden ontvangen hebben zij daarvoor een Stichting derdengelden. 
   
   De Nederlandse Orde van Advocaten meldt het volgende over een Stichting derdengelden:
   "Een stichting derdengelden is sinds 1 januari 2017 alleen verplicht voor advocaten die derdengelden ontvangen. Dit dient ertoe om derdengelden afgescheiden te houden van het vermogen van de advocaat respectievelijk van het kantoor."
   Meer informatie.  
   
   
6. Kasstelsel; De Belastingdienst noemt het Kasstelsel voor advocaten die hun praktijk alleen uitoefenen. 
   Maar noemt tegeljkertijd "U kunt afzien van gebruik van het kasstelsel. Dit moet dan duidelijk blijken uit uw administratie".
   Bron: website Belastingdienst.
   
   Wij houden hier geen rekening met het kasstelsel en gaan derhalve uit van het factuurstelsel.
   Mocht in de praktijk het kasstelsel veelvuldig gebruikt worden in de advocatuur dan horen we dat graag met bijbehorende consequenties voor de administratie.

Eigen rekeningen
Bovenstaande aspecten laat onverlet dat voor advocatenkantoren altijd gewerkt kan worden met kantoorspecifieke rekeningen. Hiervoor kent RGS MKB 'eigen rekeningen'.

Denk met ons mee: uw hulp is welkom
Wij zijn op zoek naar specifieke grootboekrekeningen voor advocatenkantoren, zo mogelijk voorzien van de journaalposten, en eventueel andere aspecten die bepalend zijn voor het rekeningschema. Zodat we kunnen bepalen in hoeverre branchegerichte uitbreiding van het RGS MKB rekeningschema nodig is voor de advocatuur. Alle input is welkom.

Reacties kunnen gestuurd worden aan Onderzoeksbureau GBNED.
Contactgegevens:
gerard.bottemanne@gbned.nl
Mob 06 10069402.