Al dan niet vanuit de salarisadministratie kennen we standaard de rekeningen "Reiskostenvergoeding belast" en "Reiskostenvergoeding" onbelast. Hoe zit dat eigenlijk in RGS met het registreren van reiskostenvergoedingen en kan dat beter?

Als een medewerker met een eigen vervoermiddel zakelijke kilometers maakt, waaronder ook woon- werkverkeer, wordt in de regel een vergoeding verstrekt door de werkgever. Denk aan de vergoeding van een OV-abonnement als gebruik wordt gemaakt van het openbaar vervoer of een kilometervergoeding als de medewerker per eigen fiets, scooter of bijvoorbeeld per auto reist.

Zo kennen we voor 2023 een vrijgestelde vergoeding van 21 cent per kilometer (in 2022 19 cent per kilometer) als een medewerker zakelijke kilomters maakt met eigen vervoer. En dat laatste hoeft niet persé een auto te zijn.
. 
Zeker als je met een eigen auto reist voor de werkgever is her maar de vraag of dit kostendekkend is. De werkgever mag ook een hogere vergoeding toekennen, maar die vergoeding is dan belast (voor de loonheffing). Die 21 cent is trouwens all-in, dus inclusief parkeerkosten. Ga je dus voor je werkgever met de auto naar een stad als Amsterdam, Rotterdam of Den Haag dan kunnen de parkeerkosten behoorlijk oplopen. Als de werkgever besluit om bijvoorbeeld naast de 21 cent per kilometer ook de parkeerkosten te vergoeden, dan zijn die parkeerkosten belast. Dat wordt dan veelal via de salarisadministratie verwerkt en komt via een loonjournaalpost dan als kosten in de boekhouding. En voor dat laatste wordt dan gewerkt met de volgende rekeningen:

• Reiskostenvergoeding belast;
• Reiskostenvergoeding onbelast. 

Bovenstaand is nog een simpele uitvoering van een complexe regelgeving, waarbij ook de BTW een rol speelt. 
Voor deze casus laten we dat even buiten beschouwing.

Gerelateerd aan een gemiddelde boekhouding van een ondernemer mag je binnen RGS dan ook beide rekeningen verwachten op het niveau van grootboekrekening. Bij voorkeur onder de rubriek 'Overige personeelskosten" als deze kosten tot de personeelskosten gerekend worden. Denk bijvoorbeeld aan betreffende kengetallen met betrekking tot personeel. Voor veel bedrijven zal dit dan afdoende zijn. 

Reiskosten kan (ook) ondergebracht worden onder "Auto- en transportkosten" en "Overige verkoopkosten". 
Attentiepunt is dat die reiskosten dan niet meetellen voor de genoemde kengetallen met betrekking tot personeel.

In het huidige RGS zit bovenstaande net effe anders in elkaar en zijn er de volgende rekeningen:

1. Onder Overige verkoopkosten:
   - WBedVkkRev Reis- en verblijfkosten verkoop gerelateerde kosten (MKB);
   - WBedVkkKmz Kilometervergoeding zakelijke reizen; bijvoorbeeld voor zzp'er of privé auto medewerker in loondienst
   - WBedVkkKmw Kilometervergoeding woon-werkverkeer. idem.
   (Zonder onderscheid naar belast en onbelast). 
   Dit leidt in elk geval tot de volgende vragen:
   
   Is het sowieso wel logisch om de beide rekeningen voor KM-vergoeding onder "Overige verkoopkosten" onder te brengen. Temeer daar de rekening "Reis- en verblijfkosten" daar al aanwezig is.
   
   Waarom overigens de aanduiding "KM-vergoeding" en niet "Reiskosten" (denk aan OV en bjivoorbeeld tol en de kosten van een pont).
   
   Waarom is er dan voor parkeerkosten en tolkosten ook geen aparte rekening opgenomen?
     
2. Onder Autokosten:
   - WBedAutKil Kilometervergoeding; voor gebruik privé auto.
   - WBedAutPar Parkeerkosten; voor eveneens privé gebruik auto (of een zakelijke auto), 
   Wij gaan even uit van de casus dat de medewerker gebruik maakt van een privé vervoermiddel.
   We zeggen bewust "vervoermiddel" omdat de medewerker bijvoorbeeld ook gebruik kan maken van een eigen fiets, scooter of bijvoorbeeld het openbaar vervoer.
   
   Ook bovenstaand missen we het onderscheid naar belast en onbelast. 
   
   En de reiskostenvergoeding hoeft geen betrekking te hebben op een auto en als sprake van openbaar vervoer ook niet op afgelegde kilometers.
     
3. Onder Transportmiddelen:
   - WBedTraPar Parkeerkosten transportmiddelen.
   Wellicht bedoeld voor parkeerkosten van vervoermiddelen die van de werkgever zijn.
   Alhoewel uitleg binnen standaard RGS volledig ontbreekt.
   De Belastingdienst spreekt (terecht) over "Auto- en transportkosten". 
   
   Waarom binnen RGS is gekozen voor een aparte groep "Autokosten" en 'Transportkosten" is ons niet duidelijk geworden.
   Zie de openstaande vraag daarover aan de RGS beheergroep (medio 2022).
    
4. Onder de Werkkostenregeling:
   Alleen op mutatieniveau 5 van RGS (waar binnen RGS MKB geen gebruik van wordt gemaakt).
   - WBedWkrWkfVrh Vergoeding reiskosten voorzover boven € 0,19 per kilometer
   - WBedWkrWkgVro Vergoeding reiskosten (tot € 0,19) per kilometer. 
   In plaats van werken met de 19 cent zouden wij spreken van onbelast en belast. 
   Een percentage opnemen in de naam van een RGS-code lijkt ons niet handig, temeer daar de 19 cent nu ook nog eens is achterhaald. 

Ons (RGS MKB) advies is de volgende:

1. Zorg minimaal onder de rubriek "Overige personeelskosten" voor de rekeningen:
   - Reiskostenvergoeding belast;
   - Reiskostenvergoeding onbelast.
   Volgens ons biedt dat soelaas voor veel MKB-ondernemer. En aansluiting vanuit de salarisadministratie via de loonjournaalpost.
     
2. Ga de juistheid van bestaande RGS rekeningen na, zoals bijvoorbeeld de rekening WBedVkkKmw "Kilometervergoeding woon-werkverkeer" onder de rubriek "Verkoopkosten". Wat ons betreft kan die rekening vervallen.
   Dit is alleen een voorbeeld. Geadviseerd is alle genoemde rekeningen na te lopen.
      
3. Zorg voor goede documentatie rondom de reeds in gebruik zijnde rekeningen.
   Maak vooral duidelijk wat het beoogde ondescheid is tussen autokosten en transportkosten. 

Suggesties en opmerkingen vanuit de markt zijn welkom.