Een goede samenwerking tussen salaris- en boekhoudsoftware is een vereiste voor een efficiënte administratie. Voorkomen moet worden dat het werken met afzonderlijke software voor de salarisadministratie en de boekhouding leidt tot het handmatig dubbel invoeren van gegevens. Het ReferentieGrootboekSchema (RGS) kan uitkomst bieden als uniform rekeningschema, mits opgenomen in Salaris- en Boekhoudsoftware.

In de meest basale vorm levert de salarisadministratie de volgende journaalpost op die opgenomen wordt in de boekhouding:
Loonkosten / bruto loon
Aan te betalen netto loon
Aan te betalen loonheffing
Aan te betalen sociale lasten

Bij de hiervoor genoemde journaalpost voor de lonen, desgewenst uitgebreider en aangevuld met mutaties voor de werkkostenregeling, moet vooraf binnen de salarisadministratie opgegeven worden op welke grootboekrekeningen geboekt gaat worden. Om dat laatste gecontroleerd te doen moet er een koppeling zijn tussen de salarisadministratie en het gehanteerde rekeningschema van de boekhouding. Er zijn in de praktijk tientallen salarispakketten en nog meer boekhoudpakketten. Een koppeling (op het niveau van rekeningschema) tussen al deze systemen is onbegonnen werk. Het RGS biedt hiervoor uitkomst. Alle salarispakketten kunnen een koppeling maken met het uniforme rekeningschema RGS. RGS is een open standaard en daarmee vrij beschikbaar voor alle leveranciers van salarispakketten. De aangeleverde boekingen op basis van RGS worden binnen de boekhouding dan automatisch vertaald naar de corresponderende grootboekrekeningen. In de praktijk ondersteunen steeds meer boekhoudpakketten de standaard RGS. Zie voor dit laatste de website www.rgsready.nl.

Als het gaat om salarissen, lonen en personeelskosten telt het huidige RGS-schema 130 RGS codes én 123 RGS codes voor de WKR. Een ruime keuze.

Voorgestelde situatie
Het automatisch kunnen uitwisselen van boekingen tussen alle standaard salarissoftware en boekhoudsoftware op basis van RGS. In elk geval op het niveau van de loonjournaalpost en zo mogelijk op het niveau van een loonverdeelstaat en de werkkostenregeling. Waarna de markt dit breed kan toepassen.

Aanpak
Onderzoeksbureau GBNED is gestart met een verkenning naar de haalbaarheid van het automatisch uitwisselen van boekingen tussen alle standaard salarissoftware en boekhoudsoftware op basis van RGS.

Met in eerste instantie de volgende vragen aan RGS gremia en de markt (gebruikers én softwareleveranciers):

1. Wie is bereid een grootboekrekeningschema beschikbaar te stellen met een koppeling van RGS-codes aangaande de salarisverwerking en het boeken van loonkosten? Al dan niet in combinatie met de werkkostenregeling.
2. Wie is bereid mee te denken c.q. te helpen om de voorgestelde situatie verder gestalte te geven?

Lees complete voorstel en doe mee.