DOCCO, NOAB en GBNED hebben de handen ineen geslagen door gezamenlijk het RGS MKB overleg te organiseren om te komen tot een werkzame en toekomstbestendige standaard (RGS MKB). Daartoe heeft het RGS MKB overleg plaatsgevonden op 22 maart 2023 bij AFAS te Leusden. Met vertegenwoordigers van branche organisaties, softwareleveranciers (boekhouden) en uitvragende partijen. Dit overleg heeft geleid tot een voorstel vanuit de initiatiefnemers, als vertrekpunt voor verdere afstemming.

Samenvatting

RGS
Het Referentie Grootboekschema (RGS) is een omvangrijk schema met momenteel ruim 4.700 RGS-codes. Onderverdeeld naar groepen, rekeningen en mutaties. Het initiatief is gestart in 2012 en rond 2015 ondergebracht bij het SBR programma.

Notulen van de toenmalige expertmeetings rond het najaar van 2012 melden onder andere het volgende:

1. Zorg voor voldoende stabiliteit rond het RGS.
2. Zorg voor voldoende implementation guidelines in combinatie met voorlichting en opleiding over het juiste inhoudelijke gebruik van de standaard.
3. Richt je in eerste instantie op de 80 tot 90% van de ondernemingen, het MKB. Ook aangegeven als “Focus primair op MKB”.
4. Voor de overheid ligt een aantal specifieke acties voor. De belangrijkste daarvan is het zorgen voor een gecombineerd ‘datamodel’ voor alle uitvragende gegevens. 
5. Neem zo mogelijk verbands- en samenhangcontroles op in het RGS om zo vroeg mogelijk in de keten inconsistenties gesignaleerd kunnen worden.
6. Maak bij de ontwikkeling gebruik van (de kennis over) bestaande grootboekschema’s.
7. Voorkom dat we ons in “branche- en organisatie specifieke details verliezen.
8. Aandacht voor de fiscale rekenregels.
9. Zorg voor eenduidige definities van de grootboekrekeningen.

Bovenstaande sluit in zeer belangrijke mate aan bij het gedachtengoed van RGS MKB.

SBR
Waarom door het SBR programma sinds 2015 is ruime mate is afgeweken van bovenstaande uitgangspunten laten we in het voorstel  verder buiten beschouwing. Wel worden verderop voorgestelde herstelacties genoemd.

RGS MKB
RGS MKB is een zelfstandig initiatief van GBNED met medewerking van DOCCO en NOAB. De doelstelling van RGS MKB is RGS meer toegankelijk te maken voor de doelgroep MKB ondernemers en de ondersteunende accountants- en administratiekantoren binnen het MKB.

Dat willen we bereiken door onder andere:

• Een selectie te maken uit de vele (ruim 4.700) RGS codes, afgestemd op de beoogde doelgroep (MKB). 
• Fouten oplossen en alle betrokken RGS-codes voorzien van relevante documentatie.
• Zorgen voor een 5-cijferig decimaal rekeningschema.

Het schema moet zodanig duidelijk en eenduidig zijn dat de eindgebruiker met een hoge mate van zekerheid (lees: betrouwbaarheid) gebruik kan maken van RGS MKB. En op basis daarvan, zoveel als mogelijk geautomatiseerd, eenduidig gegevens kan uitwisselen met uitvragende partijen en kan gebruiken voor andere doeleinden, zoals het maken van financiële dashboards en het uitvoeren van benchmarks.

De regie van het RGS-schema moet inhoudelijk in handen van genoemde gebruikers komen in een nauw samenspel met uitvragende partijen. Met als doelstelling een blijvend op de praktijk afgestemd schema, ook daar waar het gaat om voorgestelde uitbreidingen van groepen en grootboekrekeningen in het schema. Doelstelling daarbij is ook dat van geen enkele RGS-code het gebruik daarvan onbekend is. 

Betrouwbare basis
Tijdens het RGS MKB overleg op 22 maart 2023 bij AFAS te Leusden is tijdens de presentaties naar voren gekomen dat er een betrouwbare basis moet zijn voor verdere ontwikkeling van RGS in het algemeen en RGS MKB in het bijzonder. Het gaat dan om de mate van betrouwbaarheid (in termen van juistheid en volledigheid) van alle gehanteerde codes in het RGS schema. Al langer valt te constateren dat er onvolkomenheden in het RGS schema aanwezig zijn. 

Tot heden wil geen enkele bij SBR betrokken organisatie (zoals NBA, Belastingdienst en het SRA) zijn/haar vingers branden aan een schriftelijke beoordeling van het RGS schema. Er wordt afgedaan met de opmerking dat sprake is van een publiek-, privaatrechtelijke samenwerking. Dat laatste mag natuurlijk nooit leiden tot het verwerpen van verantwoordelijkheid van de individueel betrokken organisaties. 

Afhankelijkheden
RGS MKB is mede afhankelijk van andere ontwikkelingen en partijen. Met name:

1. SBR Programma
Onder andere de volgende herstelacties worden voorgesteld:

• Nagaan welke rekeningen nog opgenomen zijn als RGS mutaties op niveau 5 en feitelijk thuishoren op niveau 4 rekening.
• RGS-codes voor woningcorporaties (zo’n 800) uit het standaard RGS schema te halen en op te nemen als extensie of eigen schema voor woningcorporaties
• Invulling te geven aan hoe in het algemeen om te gaan met extensies en branche specifieke rekeningen (staat al open sinds juni 2019).
• Uitleg te geven met toelichting en boekingsvoorbeelden, over de op dit moment niet door RGS MKB gebruikte standaard RGS-codes op niveau 4 (zo’n 600 RGS codes).
• Het oplossen van alle openstaande punten.

Hier zijn met name organisaties als de NBA, Belastingdienst, SRA, Logius (BZK) en het CBS al jaren aan zet.

2. Leveranciers van boekhoudsoftware
Leveranciers van boekhoudsoftware die RGS wel geïmplementeerd hebben, maar waarvan velen achterlopen bij de recente versie van RGS. Zo wordt RGS 3.2 uit 2019 nog gebruikt als meest recente versie voor gebruikers. Dan loop je 3 jaar en 883 RGS-codes achter bij de recente versie (RGS 3.5). Dit betekent dat je vele nieuwe rekeningen en ook foutherstel niet hebt meegenomen met alle gevolgen van dien voor de gebruiker.  

3. Belastingdienst
De Belastingdienst leidt tot meerdere afhankelijkheden door openstaande zaken:

1. Het ontbreken van een voor gebruikers leesbare relatie tussen RGS en de IB- en VPB-winstaangifte.
    
2. Het al meerdere jaren in omloop zijn van twee 3.2 versie van de XML Auditfile (XAF), met elk een andere implementatie van RGS.
    
3. De Belastingdienst kent het Automatische winstaangifte (AWA) project sinds een jaar of vier. Met als doelstelling de Winstaangifte Inkomstenbelasting (IB) direct te ontlenen uit de boekhouding voor ZZP’ers die zelf de IB-aangifte doen. Voor zover bekend is de adoptie van AWA op dit moment beperkt tot slechts 2 leveranciers van boekhoudsoftware. AWA heeft de aandacht van RGS MKB omdat ZZP daarbij een belangrijke doelgroep is en van belang is welke RGS-codes in de praktijk gebruikt worden en wat de aandachtspunten dan zijn.
     
4. Bij de start van het RGS initiatief in 2011/2012 is als belangrijk punt genoemd “Aandacht voor de fiscale rekenregels”. Het koppelen van fiscale rekenregels aan bepaalde RGS codes kan volgens RGS MKB een waardevolle aanvulling zijn om de adoptie van RGS te vergroten én de betrouwbaarheid de vergroten van aan te leveren gegevens. Het koppelen van fiscale rekenregels aan RGS staat inmiddels al ruim 10 jaar open.

Complete voorstel
Download het complete voorstel "Hoe verder met RGS MKB: op weg naar een werkbare en toekomstbestendige standaard" (PDF).

Suggesties zijn meer dan welkom.