Stel je hebt een inkoop met btw die deels betrekking heeft op opbrengst vrijgestelde diensten en deels op diensten waarover btw wordt berekend. De te verrekenen btw wordt dan berekend obv de verhouding opbrengst vrijgesteld vs opbrengst btw belast. Deze methode van bepalen btw-aftrek wordt ook wel "pro rata" genoemd. Hoe wordt dit geboekt en wanneer?

Verderop wordt ingegaan op beschikbare RGS codes (grootboekrekeningen) om bovenstaande op te boeken en wordt ook ingegaan op voorbeeldboekingen op basis van RGS. 

Belastingdienst als uitgangspunt

Allereerst gaan we in op hetgeen de Belastingdienst hierover meldt op haar website, te weten "Bepalen van btw-aftrek bij belaste en vrijgestelde omzet". Hier lezen we onder andere:

ZIjn er goederen of diensten gekocht die voor zowel belaste als vrijgestelde omzet gebruikt worden? Dan moet er onderscheid gemaakt worden tussen investeringsgoederen en de overige goederen en diensten die aanschaft zijn.

• Niet investeringsgoederen en -diensten
  Voor de niet-investeringsgoederen en -diensten is het moment van aanschaf bepalend voor welk gedeelte deze gebruikt gaan worden voor belaste en vrijgestelde omzet. Dit vindt plaats op basis van de omzetcijfers van het aangiftetijdvak waarin de btw aan u in rekening is gebracht. Opbrengst van investeringsgoederen (verkoop van goederen die in het eigen bedrijf gebruikt zijn), in betreffend tijdvak, blijft buiten beschouwing. In het tijdvak waarin de aanschaf wordt gedaan wordt voor het belaste deel de btw  als voorbelasting afgetrokken.
  
  Voorbeeld belastingdienst:
  U hebt belaste en vrijgestelde omzet. U laat uw bedrijfspand schilderen voor € 12.100, inclusief € 2.100 btw. In het tijdvak waarin u btw-aangifte doet, is de belaste omzet (exclusief btw) 2/3 van de totale omzet (exclusief btw). U mag dan 2/3 deel van de btw van het schilderwerk (€ 2.100) aftrekken als voorbelasting: dit is € 1.400.
  
  Splitsing op basis van werkelijk gebruik
  Is het werkelijk gebruik van niet-investeringsgoederen en -diensten als geheel genomen een betere verdeelsleutel van de voorbelasting dan de omzetverhoudingen? Dan moet de btw gesplitst worden op basis van het werkelijke gebruik. De Belastingdienst adviseert ingeval dit laatste contact op te nemen met betreffend belastingkantoor. Deze methode hebben we verder niet uitgewerkt.
  
  Aftrek later hierzien
  De aftrek van de aanschaf-btw is gedaan op basis van gegevens van het aangiftetijdvak waarin de btw aan u in rekening is gebracht. Mogelijk moet die aftrek later herzien worden.
  
  Zie voor dit laatste de website van de Belastingdienst bij 'Herziening aftrek bij niet-investeringsgoederen en -diensten'.  
  
  We hebben het volgende uitgelicht op basis van genoemde website:
  
  Bij aanschaf van goederen of diensten is bepaald voor welk gedeelte deze zijn gebruikt voor belaste omzet. Later wordt bekeken of dit nog steeds klopt. Is dat laatste niet het geval? Dan moet de afgetrokken (te verrekenen) btw worden herzien. In de btw-aangifte wordt dan de btw gecorrigeerd. 
  
  Er zijn meerdere momenten waarop de btw-aftrek eventueel wordt hierzien:
  
  1) Worden de goederen of diensten meteen gebruikt na aankoop?
  Dan bekijkt aan het einde van het jaar nagegaan of de bij aankoop afgetrokken btw ook juist is op basis van de omzetverhoudingen van het gehele boekjaar.
  Voorbeeld belastingdienst.
  
  2) Worden de goederen of de diensten pas later gebruikt?
  Dus in een aangiftetijdvak ná het tijdvak waarin de aanschaf-btw is afgetrokken als voorheffing? Dan wordt op het moment van ingebruikname bekeken of de bij aankoop afgetrokken btw ook juist is op basis van de omzetverhoudingen van het aangiftetijdvak van ingebruikname. Aan het einde van het jaar van ingebruikname wordt dan de situatie opnieuw bekeken op basis van de omzetverhoudingen van het gehele (boek)jaar. 
  Er vindt dus zo nodig 2 maal een correctie van de btw-aftrek plaats.
  Voorbeeld belastingdienst. 

• Bepalen btw-aftrek investeringsgoederen
  Voor investeringsgoederen (bijvoorbeeld een bedrijfspand,auto of computer) gelden voor de btw-aftrek dezelfde regels als voor niet-investeringsgoederen. Met echter één belangrijk verschil. Bij investeringsgoederen wordt voor ieder goed afzonderlijk bepaald of de btw gesplitst wordt op basis van het werkelijk gebruik of op basis van de omzetverhoudingen. Dit in tegenstelling tot de niet-investeringsgoederen en -dienste waarbij alleen wordt gesplitst op basis van het werkelijk gebruik als dit gebruik voor die goederen en diensten als geheel genomen een betere verdeelsleutel van de voorbelasting is dan de omzetverhoudingen.
  
  Aftrek later hierzien
  De btw-aftrek over de aanschaf die is gedaan op basis van gegevens van het aangiftetijdvak waarin de btw aan u in rekening is gebracht. Mogelijk moet die aftrek later herzien worden. Zie voor dit laatste de website van de Belastingdienst bij 'Herziening aftrek bij investeringsgoederen'.
  
  We hebben het volgende uitgelicht op basis van genoemde website:
  
  Bij aanschaf van de investeringsgoederen is bepaald voor welk gedeelte deze gebruikt worden voor belaste omzet. Later wordt bekeken of dit nog steeds klopt. Is dat laatste niet het geval? Dan moet de afgetrokken (te verrekenen) btw worden herzien. In de btw-aangifte wordt dan de btw gecorrigeerd. 
  
  Er zijn meerdere momenten waarop de btw-aftrek eventueel wordt hierzien:
  
  1) Worden de goederen meteen gebruikt na aankoop?
  Dan bekijkt aan het einde van het jaar nagegaan of de bij aankoop afgetrokken btw ook juist is op basis van de omzetverhoudingen van het gehele boekjaar. Denk aan een bedrijfspand.
  Feitelijk idem als bij niet-investeringsgoederen en -diensten.
  Voorbeeld belastingdienst.
  
  2) Worden de goederen pas later gebruikt?
  Dus in een aangiftetijdvak ná het tijdvak waarin de aanschaf-btw is afgetrokken als voorheffing? Dan wordt op het moment van ingebruikname bekeken of de bij aankoop afgetrokken btw ook juist is op basis van de omzetverhoudingen van het aangiftetijdvak van ingebruikname. Aan het einde van het jaar van ingebruikname wordt dan de situatie opnieuw bekeken op basis van de omzetverhoudingen van het gehele (boek)jaar. 
  Er vindt dus zo nodig 2 maal een correctie van de btw-aftrek plaats.
  Feitelijk idem als bij niet-investeringsgoederen en -diensten.
  Voorbeeld belastingdienst.
  
  Specifiek voor investeringsgoederen is aanvullend het volgende van toepassing:
  
  Het gebruik van de investeringsgoederen geldt voor meerdere jaren?
  Dan moet ook na het jaar dat ze in gebruik genomen worden nog een aantal jaren gekeken worden of de in het 1e jaar bepaalde aftrek nog klopt. In deze periode wordt elk jaar bekeken of de verhouding tussen belast en vrijgesteld gebruik nog hetzelfde is als in het jaar dat de investeringsgoederen in gebruik zijn genomen. Is dat niet zo? En is het verschil groter dan 10%? Dan moet een deel van de afgetrokken btw mogelijk herzien worden.
  
  Voor onroerende zaken geldt bovenstaande voor de 9 volgende jaren (dus na het jaar van in gebruik name van de investeringsgoederen) en voor roerende investeringsgoederen geldt dit voor de 4 komende jaren.
  Zie de website van de Belastingdienst voor de rekenformules en bijbehorende voorbeelden.
    

In de praktijk

Een oproep via LinkedIn leverde onder andere de volgende reacties c.q. werkwijzen op:

• "Voor een deel van ons klanten geldt dat. Is meestal nog veel handenarbeid met vaak een correctie op grootboek niet verrekenbare BTW".
  
  
• "Ik zou dan onderscheid maken in niet verrekenbare btw pro rata en andere niet verrekenbare btw. Je hebt bijvoorbeeld ook niet verrekenbare btw buitenland (als je te laat bent met je verzoek) of anderszins".
  
  
• "In AFAS gebruik je hiervoor BTW Pro Rata functionaliteit. Je kunt een BTW terugvorderingsregel vastleggen. Daarop geef je de verdeling aan:
  - 70% BTW terugvorderen
  - 20% BTW in de kosten
  - 10% BTW terugvorderen via compensatiefonds (alleen voor overheid)
  Vervolgens kun je op een btw code aangeven welke verdeling van toepassing is. Op niveau van kostenplaats en project kan je een afwijkende verdeling opgeven. 
  Bij het boeken wordt dan automatisch het btw bedrag berekend en verdeeld over de btw rekeningen".
   
• "Mijn ervaring is dat dit vaak op kwartaalbasis (tijdens het doen van aangifte) via memoriaal wordt geboekt op basis van een oldskool BTW-rondrekening in Excel, omdat deze functionaliteit in de meeste boekhoudsoftware ontbreekt".
    
• "Voornamelijk nog in excel helaas. En dan via het memoriaal de niet aftrekbare btw wegboeken.
  Bij 1 klant maken we een speciale btw code aan. Die we 1x per jaar aanpassen. Nadeel is dat je altijd te maken hebt met een suppletie aangifte in dat geval".
    
• "Ik doe elk kwartaal een ouderwetse rondrekening in Excel en boek de niet aftrekbare btw op een aparte btw rekening op de balans en aparte v&w rekening (btw correcties)".
    
• "Dit betreft de BTW Pro rata regeling. De verhouding tussen belaste en totale omzet weet je pas aan het einde van het boekjaar. Gedurende het jaar boek je (credit) inkoopfacturen inclusief btw. Je exporteert vervolgens alle (credit) inkoopfacturen naar excel en bepaalt de totale voorbelasting. Verhoudingsgewijs vraag je de voorbelasting in het 4de kwartaal terug. Ik ken geen boekhoudprogramma die op deze uitzonderlijke regeling inspeelt".
  
  Aanvullend wordt opgemerkt:
  "Ik dacht altijd per aangifte tijdvak. Op de website vd belastingdienst lees ik dat volgens mij ook".
  
  "Maar er staat ook dat je aan het einde van het jaar moet herzien. Uiteindelijk moet je dus op jaartijdvak corrigeren. Daar moeten we dan maar praktisch mee omgaan".
  
  "Naast de aftrek op basis van omzetverhouding (pro rato) van de belaste en vrijgestelde omzet, is het ook de moeite waard om te kijken naar de werkelijke verhouding".
    

RGS codes

We noemen een aantal RGS codes die in gebruik zijn voor de btw en voor belaste- en vrijgestelde omzet:

BTW rekeningen:

• BVorVbkTvo (13305) Terug te vorderen Omzetbelasting;

• WBedAdlNbo (46445) Niet-verrekenbare BTW op kosten.
  Door deze rekening alleen te gebruiken voor het bepalen van BTW-aftrek bij belaste en vrijgestelde omzet kan deze rekening, met de onderliggende boekingen, gebruikt worden als subadministratie voor het aflopen van de betreffende btw verrekening. 

Omzetrekeningen:

• WOmzNopOlh (80105) Omzet geproduceerde goederen hoog tarief;
• WOmzNopOlv (80110) Omzet geproduceerde goederen laag tarief;
• WOmzNopOlg (80125) Omzet geproduceerde goederen belast met 0% of niet bij u belast;
• WOmzNopNod (80165) Netto-omzet van onbelaste leveringen geproduceerde goederen;
• WOmzNohOlh (80301) Omzet handelsgoederen hoog tarief;
• WOmzNohOlv (80305) Omzet handelsgoederen laag tarief;
• WOmzNohOlg (80330) Omzet handelsgoederen belast met 0% of niet bij u belast;
• WOmzNohNod (80365) Omzet onbelaste verkoop handelsgoederen;
• WOmzNodOlh (80501) Omzet diensten hoog tarief;
• WOmzNodOlv (80505) Omzet diensten laag tarief;
• WOmzNodOlg (80520) Omzet diensten belast met 0% of niet bij u belast;
• WOmzNodNod (80565) Omzet onbelaste diensten.
    

Boekingsvoorbeelden (niet-inesteringsgoederen en diensten)

Onderstaande boekingsvoorbeelden zijn (deels) gebaseerd op voorbeelden zoals genoemd door de Belastingdienst.  

Wij boeken de btw in eerste instantie als niet-verrekenbaar op de rekening WBedAdlNbo (46445) "Niet-verrekenbare BTW op kosten". Voor het doen van de btw-aangifte boeken we dan de verrekenbare btw via de rekening BVorVbkTvo (13305) "Terug te vorderen omzetbelasting". 

Voorbeeld 1 - Niet investeringsgoederen en -diensten initieel

Het schilderen van een bedrijfspand voor € 12.100, inclusief € 2.100 btw. In het tijdvak waarin de btw-aangifte wordt gedaan is de omzet € 60.000, exclusief btw. Hiervan is € 40.000 belast, en € 20.000 vrijgesteld. 2/3 deel van de omzet is dus belast. Er mag dan 2/3 deel van de btw van het schilderwerk (€ 2.100) afgetrokken worden als voorbelasting: dit is € 1.400.

De factuur van het schilderwerk is als volgt geboekt:

De boeking op basis van RGS-codes luidt dan:

Aan het einde van het tijdvak voor de btw-aangifte wordt dan geboekt:

Het resultaat voor de W&V is dat er 700 euro (2.100 -/- 1.400) als kosten blijft, zijnde de niet-verrekenbare btw op kosten. 
Het totaal aan verrekende btw bedraagt dan 1400 euro.

Als alternatief kan er ook voor gekozen worden om de btw van 2.100 euro bij het registreren van de inkoopfactuur te boeken op BVorVbkTvo (13305) "Terug te vorderen omzetbelasting". Aan het einde van het tijdvak voor de btw-aangifte wordt dan geboekt:. 

Onze voorkeur gaat uit naar de eerste boeking (en dus niet het genoemde alternatief). Zodat de rekening WBedAdlNbo (46445) "Niet-verrekenbare BTW op kosten" gedurende én aan het einde van het tijdvak voor de btw-aangifte kan dienen als als subadministratie voor het aflopen van de betreffende btw verrekening.

Voorbeeld 2 - Niet investeringsgoederen en -diensten, aftrek herzien einde boekjaar

Het schilderwerk uit voorbeeld 1, direct in gebruik genomen als dienst.
Aan het einde van het jaar wordt nu nagegaan of de bij aankoop afgetrokken btw ook juist is op basis van de omzetverhoudingen van het gehele boekjaar. Aan het einde van het boekjaar is de omzet over het hele jaar € 600.000, waarvan € 450.000 belast en € 150.000 vrijgesteld. Er is dan recht op aftrek van 45/60e deel van de betaalde btw (€ 2.100), ofwel € 1.575. Er is al € 1.400 afgetrokken. In de  laatste btw-aangifte van het jaar wordt € 175 extra afgetrokken.

Dit leidt tot de volgende boeking voor de laatste btw-aangifte:

Het resultaat voor de W&V is dat er nu nog 525 euro (700 -/- 175) als kosten blijft, zijnde de niet-verrekenbare btw op kosten. 
Het totaal aan verrekende btw bedraagt dan 1575 euro (1.400 + 175).

Voorbeeld 3 - Niet investeringsgoederen en -diensten, later in gebruik

Het schilderwerk uit voorbeeld 1 betreft hier een bedrijfspand dat een half jaar later in gebruik wordt genomen. In aasluiting op de boeking uit voorbeeld 1 geven we de volgende (voorbeeld)boekingen:

A)  Aan het einde van het tijdvak waarin het bedrijfspand in gebruik wordt genoemen.
In dat tijdvak blijkt de verhouding belaste en vrijgestelde omzet 50/50 te zijn. Bij die verhouding mag 50% van de aanschaf-btw (€ 2.100) afgetrokken worden, ofwel € 1.050. Er is eerder € 1.400 afgetrokken, er moet nu dus € 350 betaald worden. Dat laatste vindt plaats door op de overige voorbelasting € 350 in mindering te brengen. 

Voor de btw-aangifte wordt dan geboekt:

Het resultaat voor de W&V is dat er nu nog 875 euro (525 + 350) als kosten blijft, zijnde de niet-verrekenbare btw op kosten. 
Het totaal aan verrekende btw bedraagt dan 1050 euro (1.400 - 350).

B) Aan het einde van het boekjaar (waarin het bedrijfspand in gebruik is genomen)
Na afloop van het jaar blijkt dat de omzetverhouding over het hele jaar 75% belast en 25% vrijgesteld is. Dat betekent dat op basis van de jaargegevens € 1.575 in aftrek gebracht kan worden. Per saldo is € 1.050 (1.400 -/- 350),afgetrokken. Voor de laatste btw-aangifte geldt nu alsnog € 525 (€ 1.575 -/- € 1.050) aftrek. 

Het resultaat voor de W&V is dat er nu nog 350 euro (875 - 525) als kosten blijft, zijnde de niet-verrekenbare btw op kosten. 
Het totaal aan verrekende btw bedraagt dan 1.575 euro (1.050 + 525).