Het Grootboek vormt de basis van de financiële administratie, oftewel de boekhouding. Het grootboek is samengesteld volgens een (decimaal) rekeningschema dat is opgebouwd van rubriek 0 t/m rubriek 9. Elke rubriek presenteert een onderdeel van de balans- óf winst- en verliesrekening en kent specifieke (grootboek)rekeningen.

Bladwijzers

Balans
De balans is opgebouwd uit een activa- en passivazijde. Activa staat aan de debetzijde van de balans en daar vinden we het kapitaal, oftewel rekeningen van bezit, van een onderneming. De activa zijn is in hoofdlijnen is onderverdeeld in 'vaste activa', 'voorraad', 'vorderingen' en 'liquide middelen' (geldmiddelen).

De passiva staat aan de creditzijde van de balans en daar vinden we het vermogen waarmee de bezittingen gefinancierd zijn. Het vermogen is in hoofdlijnen opgebouwd uit 'eigen vermogen' en 'vreemd vermogen'. 

Een indeling van een balans (en winst- en verliesrekening die hierna toegelicht wordt) op hoofdlijnen is opgenomen onder RGS Balans.en Winst- & verliesrekening.

Winst- en verliesrekening
De winst- en verliesrekening is opgebouwd uit een kosten- en opbrengstzijde. Kosten staan debet op de balans en opbrengsten staan credit op de balans. 

De winst- en verliesrekening kan gelezen worden als nadere een specificatie van de balanspost "Eigen vermogen". Het gaat dan specifiek om de kosten en opbrengsten die geboekt worden. Het saldo van de winst- en verliesrekening (opbrengst minus kosten) over een bepaalde periode wordt dan, na aftrek van de Vennootschapsbelasting bij een BV, geboekt onder het "eigen vermogen". Zeg maar het bedrag dat uiteindelijk over een bepaalde periode (meestal een boekjaar) is verdiend (of verloren). 

Dit zelfde principe geldt ook voor een eenmanszaak (waaronder ook de zzp'er en de vennoten binnen een vennootschap onder firma - de vof). Alleen in plaats van Vennootschapsbelasting is dan sprake van inkomstenbelasting (die privé wordt voldaan). 

Een voorbeeld om dit te verduidelijken:

Het eigen vermogen van een onderneming (BV in dit geval) bedraagt begin van een boekjaar 80.000 euro. In het boekjaar is als opbrengst 200.000 euro en als kosten 90.000 euro geboekt. Over het winstsaldo van (200.000 -/- 90.000) 110.000 euro wordt 25.000 euro geboekt als "Af te dragen Vennootschapsbelasting" op de balans. De overige 85.000 euro is winst en komt dan toe aan het Eigen vermogen. Van dat bedrag kan bijvoorbeeld dividend uitgekeerd worden, een nieuwe reserve opgebouwd of bijvoorbeeld investeringen worden gedaan. Zie Wiki RGS en Resultaat c.q. winst verwerken in de boekhouding.  

Decimaal rekeningschema
Een decimaal rekeningschema bestaat louter uit cijfers en in opgebouwd van rubriek 0 t/m 9. Deze rubriek betreft dan de 1e positie van het rekeningnummer. In gebruik voor RGS MKB zijn de volgende rubrieken:

• Rubriek 0:
  Balans debet met vaste vaste (immaterieel, vastgoed, materieel en financieel).
  Balans credit met eigen vermogen, voorzieningen en langlopende schulden.
    
• Rubriek 1:
  Balans debet met liquidie middelen, effecten en kortlopende vorderingen.
  Balans credit met kortlopende schulden. 
    
• Rubriek 3:
  Balans debet met voorraad (inclusief onderhanden werk) en onderhanden projecten (voor derden).
    
• Rubriek 4:
  Winst- en verliesrekeingen met kosten volgens categoriale indering, boekresultaat vaste activa en waardeverandering vaste activa.
  
  Categoriale indeling van de kosten op de winst- en verliesrekening houdt in dat de kosten naar de verschillende (kostencategorieën) zijn ingedeeld, te weten:
  - Lasten uit hoofde van personeelsbeloningen;  
  - Afschrijvingen op immateriële en materiële vaste activa;
  - Huisvestingskosten;
  - Exploitatie- en machinekosten;
  - Verkoop gerelateerde kosten;
  - Autokosten (en andere vervoermiddelen);
  - (Import) en transportkosten;
  - Kantoorkosten;
  - Organisatiekosten;
  - Assurantiekosten;
  - Accountants- en advieskosten;
  - Administratieve lasten;
  - Dotaties en vrijval voorzieningen;
  - Andere kosten;
  - Waardeveranderingen van vaste activa;
  - Overige waardeveranderingen.
  
  Zie ook Functionele indeling winst- en verliesrekening en RGS.
   
• Rubriek 7:
  Winst- en verliesrekeningen met kostprijs van de omzet. Eventueel aangevuld met verkoopkosten en algemene beheerskosten volgens functionele indeling.
   
• Rubriek 8:
  Winst- en verliesrekeningen met netto omzet, wijziging voorraden (incl. wijziging onderhanden projecten en geactiveerde productie voor het eigen bedrijf, overige bedrijfsopbrengsten, opbrengst van vorderingen die tot de vaste activa behoren en van effecten, vrijval herwaarderingsreserve, waardeveranderingen van financiële vaste activa en van effecten, financiële baten en lasten en aandeel in resultaat van ondernemingen waarin wordt deelgenomen.
   
• Rubriek 9:
  Winst- en verliesrekeningen met belastingen en netto resultaat.
  
  Zie ook: Wiki RGS en Resultaat c.q. winst verwerken in de boekhouding. 

Er is geen wettelijk voorgeschreven indeling voor een decimaal rekeningschema en rubrieken waaruit het schema is opgebouwd. 

RGS MKB kent een 5-cijferig decimaal rekeningschema. Zie als voorbeeld het Decimaal rekeningschema van RGS MKB. Tevens bedoeld als standaard rekeningschema voor dezelfde MKB doelgroep.

Verder wordt verwezen naar:

• RGS als decimaal rekeningschema gebruiken binnen je eigen organisatie;
• RGS MKB implementatie voor eindgebruikers; 

België
We maken even een uitstapje naar onze zuiderburen. 
België kent de officiële website van de Vlaamse overheid "Handleiding voor de Boekhoudregels".
Met onder andere MAR – Minimum Algemeen Rekeningstelsel.

Dubbel boekhouden
Bij dubbel boekhouden is altijd sprake van evenwicht tussen debet en credit. Er kan zowel op balans- als winst- en verliesrekeningen worden geboekt, zolang de boeking debet en credit maar in evenwicht is. Bijvoorbeeld bij een verkoop neemt het debiteurensaldo op de balans toe (aan de debet zijde) en de omzet op winst- en verliesrekening (aan de creditzijde). 
Voor meer voorbeelden zie begrip Dubbel boekhouden. 

Gemengde rekening
Soms is ook sprake van een gemengde rekening, zoals de gemengde goederenrekening in het grootboek, bedoeld voor ondernemingen die de voorraad maar ééns per periode bijwerken (denk aan een zzp'er). Zie verder Wiki De gemengde goederenrekening in het grootboek. 

Permanence en transitorische posten
Permanence wil zeggen dat kosten en opbrengsten (dus op de winst- en verliesrekening) geboekt worden in de periodes waarop ze betrekking hebben.

Transitorische posten
Met permanence hangt samen het begrip "Transitorische posten" dat boekingen aanduidt die betrekking hebben op een andere (boekings)periode. Stel een rekening voor een verzekeringspremie die ontvangen wordt in juli van enig jaar en betrekking heeft op de komende 12 maanden. We boeken deze verzekeringspremie dan in eerste instantie op de balansrekening BVorOvaVas (14145) "Vooruitbetaalde assurantiekosten" en iedere maand (voor 1/12e deel) op de betreffende kostenrekening binnen de winst- en verliesrekening.

Bij transitorische posten wordt ook wel gesproken van "overlopende posten", onderverdeeld volgens het volgende schema:

Zie voor meer uitleg en boekingsvoorbeelden RGS en overlopende activa en passiva boeken, oftewel transitorische posten.

Voorafgaande journaalposten (VJP)
Hiervoor zijn transitorische posten aan de orde geweest die betrekking hebben op meerdere perioden waarover kosten of opbrengsten verdeeld en geboekt worden. "Voorafgaande journaalposten hebben" betrekking op overlopende posten die in een volgende periode teruggeboekt (gestorneerd) wordt. Denk aan omzet die alvast geboekt moet worden in december van het lopend boekjaar en pas gefactureerd wordt in het nieuwe boekjaar. Zie hiervoor de Wiki RGS en Voorafgaande journaalposten (VJP)