Onderstaande informatie is voor een belangrijk deel gebaseerd op een nieuwsbericht van Newway, d.d. 24 november 2015.

Medio 2007 is Newway (leverancier van afrekensystemen) gestart – samen met haar relatie en businesspartner ICT-Coach - met het ontwikkelen van een journaalpostenlandschap. Dit om de transacties vanuit een kassasysteem naar een boekhoudpakket goed te kunnen inrichten en volgen. Wat wij in beginsel gedaan hebben is het definiëren van de uitgangspunten om de boekingen zo zichtbaar en transparant mogelijk te maken. Het grootboekschema volgens het stelsel “Bakker” is de basis geweest. Daarna hebben wij per proces in een organisatie (zelfs Retail overstijgend) alle denkbare transactiemogelijkheden benoemd in boekingsvorm. Bovendien is beschreven welke handelingen er in het financiële pakket moeten worden gedaan.

Inmiddels is aansluiting gevonden op basis van RGS.

In het Auditfile platform, een landelijk samenwerkingsverband van softwareleveranciers, accountants en belastingdienst, is dit landschap tevens als basis genomen voor het realiseren van een nieuwe versie van de XML Auditfile Afrekensystemen (XAA). Daarin is, analoog aan de XML Auditfile Financieel (XAF), ook het RGS (referentiegrootboekschema) meegenomen.

Oftewel: kassatransacties worden opgenomen in de XML Auditfile Afrekensystemen, inclusief de bijbehorende RGS-codes.

De XAA (XML Auditfile Afrekensystemen) omvat daarmee het afrekengebied, de kassa. Maar het journaalpostenlandschap is veel breder en bevat alle denkbare proces- en transactiegebieden binnen een organisatie: verkoop, inkoop, logistiek, relatiebeheer en financieel management met daarbinnen alle denkbare handelingen, promoties en bijbehorende boekingen (met/zonder voorraad, met/zonder marge etc.).

SBR RGS
In het RGS schema is een filter op “Afrekensystemen” opgenomen. Met RGS-codes die alleen van toepassing zouden zijn voor afrekensystemen. Het gaat dan om 65 RGS-codes op niveau 2, 3 en 4 (rekeningen). Met rekeningen als Tussenrekening kluis en Pinbetalingen. Opvallend is dat daar ook RGS-codes opgenomen zijn zoals Voorraad grond- en hulpstoffen, Handelsdebiteuren, Bank, Handelscrediteuren en Netto-omzet uit verkoop van handelsgoederen. Deze laatste rekeningen zijn volgens ons beslist niet alleen van toepassing voor Afrekensystemen.   

RGS MKB
Is er (nog) geen branchecode “Afrekensystemen” of bijvoorbeeld "Detailhandel" opgenomen. Bovenstaande filter van SBR RGS zou het RGS rekeningschema namelijk verstoren. Rekeningen als handelsdebiteuren en handelscrediteuren zouden dan niet meer beschikbaar zijn voor andere ondernemingen en dat is volgens ons niet de bedoeling. 

Mocht in de toekomst sprake zijn van RGS-codes die exclusief toebehoren aan de detailhandel dan kunnen die alsnog toegewezen worden aan een branchecode.