Kosten van ontwikkeling kan als een immaterieel actief in de balans opgenomen worden volgens de , indien: 
1) Het waarschijnlijk is dat toekomstige economische voordelen m.b.t. het actief zullen toekomen aan de rechtspersoon (de onderneming).
2) De kostprijs van het actief betrouwbaar vastgesteld kan worden.
Een en ander volgens de RJ (B1 - 104).

De RJ noemt als voorbeeld software. Dat laatste zullen wij ook aanhouden als voorbeeld.

Bij kosten van ontwikkeling wordt onderscheid gemaakt tussen een onderzoeksfase en een ontwikkelingsfase.

Onderzoeksfase:
De onderzoekskosten worden hierbij niet opgenomen in de balans, maar verwerkt als kosten in de winst & verliesrekening. De reden is dat in die fase nog niet aangetoond kan worden dat met de onderzoekskosten toekomstige economische voordelen behaald worden.

Ontwikkelingsfase:
De ontwikkelingskosten moeten geactiveerd worden als immateriële vaste activa als de volgende punten aangetoond worden:

1. De technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien; zodanig dat het beschikbaar zal zijn voor gebruik of verkoop.
    
2. Het de intentie is van de ondernemingsleiding om het actief te voltooien en te gebruiken of te verkopen.
    
3. Het vermogen de activa te gebruiken of te verkopen.
    
4. Hoe de activa waarschijnlijk toekomstige economische voordelen zal genereren. Zo moet aangetoond worden dat er een markt bestaat voor de activa of daarop betrekking hebbende diensten.
   
   
5. De beschikbaarheid van adequate technische, financiële en andere middelen om de ontwikkeling te voltooien en de activa te kunnen gebruiken of te verkopen.

Als niet wordt voldaan aan de hiervoor genoemde criteria dan worden de kosten direct ten laste van de Winst- en verliesrekening gebracht.

Eerste waardering op de balans vindt altijd plaats tegen kostprijs, zijnde de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Bestaande uit directe kosten, overige kosten en overhead kosten. Hierna kan de activa eventueel tegen actuele waarde gewaardeerd worden (BW 2:384 lid 1).

Immateriële vaste activa mag op grond van artikel 6 “Besluit actuele waarde” slechts worden gewaardeerd tegen de actuele waarde indien:

1. het actief op het moment van verkrijgen was opgenomen tegen kostprijs (de eerste waardering bij verkrijging) EN
   voor het actief een liquide markt bestaat.
    
2. Er is sprake van een liquide markt als de betreffende activa homogeen zijn, er op ieder willekeurig moment kopers en verkopers te vinden zijn die bereid zijn tot een transactie en de transactieprijzen publiekelijk bekend zijn.

Afschrijven:
Afschrijving vindt plaats vanaf het moment dat het actief gereed is voor in gebruikname (RJK B1 108).
Er wordt dus niet afgeschreven tijdens de ontwikkelingsfase.

Uitgaven na 1e verwerking:
De RJ (RJK B1 107) geeft aan dat uitgaven na de 1e verwerking van een geactiveerd immaterieel actief als kosten worden verantwoord, tenzij:

1. Het waarschijnlijk is dat de uitgaven zullen leiden tot een toename van de verwachte toekomstige economische voordelen; en
2. De vaststelling van de uitgaven en toerekening aan het actief op betrouwbare wijze kunnen geschieden.

ZZP en VOF:
Voor zover sprake is van immateriële activa is hetgeen hiervoor genoemd met name uitgewerkt voor BV’s, rekening houdend met het Burgerlijk Wetboek (BW2) en de richtlijnen volgens de Raad voor de Jaarverslaggeving (RJ).

Een eenmanszaak (waaronder zzp’er en vof) heeft alleen te maken met fiscale regelgeving, zoals de Wet op de inkomstenbelasting. Fiscaal mogen kosten van ontwikkeling ook opgenomen worden in de balans. Dus een ZZP'er en VOF kan kosten van ontwikkeling ook activeren op de balans en daarop afschrijven.
   

RGS-codes m.b.t. kosten van ontwikkeling

Immateriële vaste activa:
Te gebruiken voor zelf ontwikkelde software (mits niet als kosten geboekt).
- BIvaKooVvp (01210) Verkrijgings- of vervaardigingsprijs kosten van ontwikkeling.
- BIvaKooCae (01250) Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen kosten van ontwikkeling.
- BIvaKooCuh (01270) Cumulatieve herwaarderingen kosten van ontwikkeling.

 BEivWerRgk (05161) Wettelijke reserve voor geactiveerde kosten van ontwikkeling.

Afschrijvingen:
- WAfsAivKoe (43105) Afschrijvingen kosten van ontwikkeling afschrijvingen op immateriële vaste activa.

Boekresultaat:
- WAfsRviKoe (43505) Boekresultaat kosten van ontwikkeling.

Onderzoek en ontwikkeling:
- WBedOrgOeo (46215) Onderzoek en ontwikkeling organisatiekosten; mits bedoeld voor ontwikkeling van immateriële vaste activa. 
  

Boekingsvoorbeeld

Als voorbeeld nemen we een zelf ontwikkelde webwinkel met als doel online producten te verkopen, waarbij de kosten als volgt zijn verdeeld:

Onderzoeksfase:
Deze uitgaven kunnen alleen als kosten op de winst- en verliesrekening geboekt worden. Bijvoorbeeld:
- Onderzoek naar template webwinkel;
- Opzet van een prototype door een derde partij;

Deze kosten komen dat terecht op de rekening:
WBedKanKoa (46150) “Kosten automatisering” OF
WBedOrgOeo (46215) “Onderzoek en ontwikkeling organisatiekosten”.

Ontwikkelingsfase:
Bijvoorbeeld:
- Op basis van template de webwinkel bouwen;
- Koppeling met betaalplatform realiseren;
- Testen en in productie name van de webwinkel.

Stel totaal (betrouwbaar) vastgesteld op € 20.000.
Deze kosten komen in aanmerking voor opname op de balans als bedrijfsmiddel (immateriële vaste activa).

Hierbij geldt dan de volgende boeking op basis van RGS:

*)
Als dekkingsrekening voor de gemaakte kosten hebben we als voorbeeld gekozen voor de rekening "Doorberekende Lonen". 

RGS kent ook de volgende rekening:
- BEivWerRgk (05161) Wettelijke reserve voor geactiveerde kosten van ontwikkeling.
Deze rekening is volgens ons van toepassing bij waardering tegen actuele waarde en sprake is van herwaardering. 
De wettelijke reserve neemt weer af al naar gelang de afschrijving die geboekt wordt.

Afschrijven
Voor afschrijving zie de Wiki RGS en Vaste activa en afschrijvingen in de boekhouding.
Rekening houdend met de eerder genoemde rekeningen (RGS codes).

Herwaarderen
Voor eventuele herwaardering zie de Wiki RGS en herwaardering van activa.
Rekening houdend met de eerder genoemde rekeningen (RGS codes).

Boekresultaat
Een voorbeeld van boeken van het resultaat van een immaterieel actief is opgenomen bij de Wiki RGS en Concessies, vergunningen en intellectuele eigendom. Rekening houdend met de eerder genoemde rekeningen (RGS codes).