Het gaat hier om rekeningen met betrekking tot het boeken van BTW, voornamelijk bij inkoop-, verkoopfacturen en (kassa)bonnen en  bijzondere BTW-regelingen. En om de aangifte en betaling van de BTW aan de Belastingdienst. 

We nemen aan dat de BTW-aangifte en de ICP-opgave (zowel periodiek als een eventuele suppletie) volledig tot stand komen vanuit de BTW-administratie binnen het betreffende boekhoudsysteem. De aangifte zelf kan enerzijds dan automatisch, via het boekhoudsysteem of aparte angiftesoftware, gedaan worden. Of door handmatig overname van de gegevens via de website van de Belastingdienst. Dat laatste raden we af in verband met de kans op verschillen met de onderliggende administratie. 

Ook gaan we er vanuit dat correcties in een voorbije periode, voor de BTW-aangifte en ICP-opgave, automatisch meegenomen worden in een volgende (aangifte)periode of suppletie-aangifte. Oftewel dat de boekhoudsoftware er voor zorgt dat er geen BTW-mutaties c.q. correcties tussen het wal en het schip geraken. 

Voor meer functionele zaken op het gebied van boekhoudsoftware en BTW verwijzen we naar de Wiki Boekhoudsoftware over de BTW-aangifte en ICP-opgave. 
  

RGS en BTW

Allereerst even de BTW-codes waarop BTW geboekt wordt op het niveau van rekening (RGS niveau 4): 
AF TE DRAGEN (credit)
- BschBepBla (16201) Omzetbelasting leveringen/diensten hoog tarief (*)
- BschBepBlv (16203) Omzetbelasting leveringen/diensten laag tarief (*)
- BschBepBlo (16205) Omzetbelasting leveringen/diensten overige tarieven (*)

- BSchBepBop (16208) Omzetbelasting over privé gebruik (*)
- BSchBepBlw (16210) Omzetbelasting verlegd (*)

- BSchBepBlb ()16215) Omzetbelasting leveringen/diensten uit landen buiten de EU (*)
- BSchBepBlb ()16217) Omzetbelasting leveringen/diensten uit landen binnen de EU (*)

- BSchBepBtw (16220); Te betalen omzetbelasting.
- BSchBepEob (16222), Te betalen EU omzetbelasting
- BSchBepBaf (16225); Omzetbelasting afdracht.

TE VORDEREN/VERREKENEN (debet)
- BVorVbkTvo (13305); Terug te vorderen Omzetbelasting.

*) 
Deze rekeningen (op RGS niveau 4) zijn aanwezig sinds RGS 3.6. 

Er zijn meerdere oplossingsalternatieven uitgewerkt - in de vorm van journaalposten - , waarbij het in eerste instantie de bedoeling is dat duidelijk is welke RGS-codes gekoppeld zijn aan de gebruikte grootboekrekeningen in relatie tot de BTW. Daartoe behandelen we achtereenvolgens de volgende boekingen:

1. Verkoopfactuur;
2. Inkoopfactuur; c.q. (kassa)bon.
3. BTW-aangifte en -afdracht.
4. Bijzondere BTW-regelingen.
     

1. Verkoopfactuur

Voorbeeld:
Verkoop geproduceerde kantoorstoelen, verkoopprijs 1.000 excl. BTW. Stel 21% BTW tarief.

Een verkoopboeking aan een afnemer in het binnenland luidt dan:

Zie ook

• RGS en Omzetrekeningen in de boekhouding;
• RGS en de Margeregeling in de boekhouding. 
     

2. Inkoopfactuur

Voorbeeld
Zakelijke huur van 500 euro voor een kantoor excl. BTW per maand die op rekening wordt voldaan:

De boeking op basis van RGS-codes luidt dan:

Zie ook:

• RGS en de Margeregeling in de boekhouding.
    

3. BTW-aangifte en -afdracht

Op basis van voorgaande boekingen bedraagt de af te dragen BTW (210 -/- 105,00) 105 euro die geboekt wordt via de bank.

We hebben hiervoor een tweetal scenario's uitgewerkt:

A) BTW cumulatief bijhouden in het grootboek
De rekeningen “Omzetbelasting leveringen/diensten hoog tarief” (bij verkoop) en “Terug te vorderen Omzetbelasting” (bij inkoop) worden cumulatief bijgewerkt gedurende het gehele boekjaar. Bij periodieke betaling van de BTW wordt dan het bedrag van de BTW-aangifte geboekt. 

De boeking op basis van RGS-codes luidt dan: 

Stel dat sprake is van een kwartaalaangifte en dat bovenstaande boekingen elk kwartaal hebben plaatsgevonden. Dan hebben we de volgende saldi aan het einde van het boekjaar:

Als onderdeel van de jaarafsluiting wordt dan het volgende geboekt om weer met een schone lei te kunnen beginnen in het nieuwe boekjaar.

De saldi op betreffende rekeningen bedragen dan:

Toelichting:

• Op 1 januari van het nieuwe jaar beginnen de rekeningen "Omzetbelasting leveringen/diensten hoog tarief" en "Terug te vorden omzetbelasting" weer met een schone lei voor de BTW-boekingen in het nieuwe jaar.
   
• De rekening "BTW afdracht" wordt geboekt voor het verschil tussen bovenstaande 2 rekeningen, oftewel 420 euro credit. 
  Er staat dan een schuld op deze rekening op 1 januari in het nieuwe jaar van (420 -/- 315) precies 105 euro. Dit laatste is het bedrag aan BTW dat nog betaald moet worden aan de Belastingdienst over het laatste kwartaal van het voorgaande jaar. Als dit laatste plaatsvindt, bijvoorbeeld overeenkomstig de eerder genoemde bankboeking dan loopt de rekening "BTW afdracht" ook glad. 

Hiervoor is gebruik gemaakt van de BTW rekening voor hoog tarief. 
Als van toepassing speelt bovenstaande ook voor de volgende rekeningen:
- BschBepBlv (16203) Omzetbelasting leveringen/diensten laag tarief
- BschBepBlo (16205) Omzetbelasting leveringen/diensten overige tarieven.

Voor 2024 kende RGS op rekeningniveau (4) alleen de rekening BSchBepBtw (16220)  "Te betalen omzetbelasting" die dan meestal gebruikt werd i.p.v. bovenstaande rekeningen.
 

B) BTW alleen per periode bijhouden in het grootboek
De rekeningen “Omzetbelasting leveringen/diensten hoog tarief” (bij verkoop) en “Terug te vorderen Omzetbelasting” (bij inkoop) worden bijgewerkt gedurende een BTW-periode en bij het doen van de BTW-aangifte weer afgeboekt.

De boeking vanuit de BTW-aangifte luidt dan: 

De boeking vanuit de bank voor de betaling van de BTW luidt dan:

Toelichting:

• Iedere BTW-periode beginnen de rekeningen "Omzetbelasting leveringen/diensten hoog tarief" en "Terug te vorden omzetbelasting" weer met een schone lei voor de BTW-boekingen in de volgende periode.
    
• De rekening "BTW afdracht" loopt weer glad als na de BTW-aangifte de BTW is voldaan aan de Belastingdienst. 
  Via sommige boekhoudsoftware kan de betaling direct via Ideal plaatsvinden als de aangifte, vanuit die software, wordt gedaan.

Crediteuren

Als alternatief voor de rekening "BTW afdracht" kan in sommige boekhoudpakketten ook gewerkt worden met een crediteur "Belastingdienst". Betreffende rekening "BTW afdracht" is dan niet nodig als de systematiek onder B wordt gevolgd.
  

4. Bijzondere BTW-regelingen

4.1 BTW privé gebruik (aangifterubriek 1d)
Deze vraag wordt alleen in de laatste aangifte van het jaar ingevuld (behalve bij bedrijfsbeëindiging, dan wordt deze vraag eerder afgehandeld). Vermeld wordt de btw die betaald moet worden over het privégebruik.
Hiermee wordt de btw gecorrigeerd die in het afgelopen jaar als ondernemer is afgetrokken voor goederen en diensten die geheel of
gedeeltelijk privé gebruikt worden. 

Een aparte RGS code voor BTW privé gebruik is (sinds RGS 3.6) opgenomen:
- BSchBepBop (16208) Omzetbelasting over privé gebruik.

De Belastingdienst noemt de volgende voorbeelden:

• Privégebruik van een auto van de zaak;
  Zie voor een nadere uitleg en voorbeeldboeking de Wiki RGS en Autokosten in de boekhouding.
  
  
• Privégebruik van gas, water, elektra en telefoon;
  Hier wordt uitgegaan van de geldende BTW-tarieven voor privé gebruik.
  Zie boekingsvoorbeelden bij:
  - RGS code "Privé gebruik energie huisvestingskosten".
  - RGS code "Privé gebruik telefoon".
  
  
• Privégebruik van bedrijfsgoederen; 
  Hier wordt eveneens uitgegaan van de geldende BTW-tarieven voor privé gebruik.
  Met betrekking tot netto-omzet kent RGS de volgende rekeningen:
  - RGS code "1d. Netto-omzet uit privégebruik geproduceerde goederen".
  - RGS code "1d. Netto-omzet uit privégebruik handelsgoederen".
  - RGS code "1d Netto-omzet uit privégebruik verleende diensten". 

Zie ook de Wiki RGS en Prive onttrekkingen c.q. opnames en prive stortingen.

4.2 BTW teruggave bij gebruik van een privé auto
Als zakelijke ritten worden gemaakt met een privé auto kan de BTW over brandstof- en onderhoudskosten deels verrekend worden (BTW aangifterubriek 5b). Verrekening vindt dan plaats op basis van het zakelijk gebruik. Deze regeling geldt niet als sprake is van een rechtspersoon, zoals een BV.
Zie Wiki RGS en BTW in de boekhouding.

4.3 BTW verlegd (aangifterubriek 2a, 4a en 4b).
Met:
- Verlegd binnenland;
- Verlegd buitenland; binnen- en buiten EU.
Zie Wiki RGS en BTW verlegd.

4.4 RGS en de EU-regeling btw e-commerce
Met onder meer:
- Btw-afstandsverkopen en Unieregeling via het eenloketsysteem (OSS);
- Refund regeling; het verrekenen van BTW in een ander EU-land.
Zie Wiki RGS en de EU-regeling btw e-commerce.
  

Bronnen 

• Wiki Boekhoudsoftware over de BTW-aangifte en ICP-opgave
• Toelichting bij de aangifte omzetbelasting (door de Belastingdienst).
• Btw-tarieven: welke tarieven zijn er, en wanneer moet u ze toepassen?