De meeste organisaties hebben er wel mee te maken: "klanten die niet binnen de daarvoor gestelde termijn betalen". Vaak helpt dan een betalingsherinnering of een telefoontje, maar helaas niet altijd. Naarmate het aantal klanten toeneemt stijgt ook de kans dan sommige facturen helemaal niet betaald worden. Je kunt dergelijke facturen uiteindelijk afboeken in de administratie als oninbaar, maar dan ben je zomaar een paar periodes verder of zelfs in een volgend boekjaar beland.

Als je een factuur afboekt in de administratie als deze oninbaar is dan gaat dat conform de volgende boeking (op basis van RGS):

- WBedVkkAdd (45661) Afboeking dubieuze debiteuren (D)
- BSchBepBla (16201) Omzetbelasting leveringen/diensten hoog tarief (D)
(ook laag en overige tarief als van toepassing)
- BVorDebHad (13011) Handelsdebiteuren nominaal (C).

Wat betreft te BTW wordt dan geboekt op dezelfde rekening als bij het eerder boeken van de factuur.
De Belastingdienst meldt hierover het volgende:
"Het btw-bedrag dat u wilt terugvragen, verwerkt u in de aangifte over het tijdvak waarin de 1-jaarstermijn is verstreken of waarin duidelijk is geworden dat de factuur oninbaar is. In die btw-aangifte trekt u het btw-bedrag dat u terugvraagt af van de verschuldigde btw die u bij rubriek 1a of 1b invult. Daarnaast trekt u bij rubriek 1a of 1b de omzet van de oninbare vordering af van de omzet over het betreffende tijdvak."

Er zijn een tweetal methodes om in de administratie al eerder rekening te houden met het risico van wanbetaling, te weten:

1. De statische methode;
2. De dynamische methode.

In beide gevallen is dan de RGS-code WBedVkkAdd (4203170) Afboeking dubieuze debiteuren niet van toepassing en is sprake van een andere RGS-code. Een en ander wordt hierna uitgelegd.
  

Ad. 1 Statische methode

Op basis van een geavanceerd credit managementsysteem, of een openstaande postenadministratie met een ouderdomsanalyse en mogelijke (digitale) aantekeningen per (openstaande) factuur, kun je op de balansdatum (per einde van een boekjaar of een tussentijdse periode, zoals een maand) van iedere openstaande factuur bepalen hoe groot je de kans acht dat deze oninbaar is. Dit noemen we de statische methode. Facturen die op de ouderdomsanalyse in de eerste kolom vallen (veelal 0-30 of 0-15 dagen) je dan geheel buiten de analyse houden. Dat zelfde kun je overwegen voor de openstaande facturen die in de tweede kolom (veelal 16-30 of 31-60 dagen) vallen. Ook kun je direct facturen met zeer geringe openstaande bedragen (bijvoorbeeld minder dan een euro) uit de selectie laten. 

Het verwachte verlies als gevolg van oninbaarheid van debiteuren kun je in de administratie door een afschrijving. Feitelijk net als dat vaste active afgeschreven wordt. Alleen nu voor een stukje vlottende activa (net als bijvoorbeeld incourante voorraad). 

Stel we hebben te maken met een vermoedelijk verlies van 12.100 euro (inclusief 21% BTW) aan vermoedelijke vorderingen op balansdatum 31-12-20X0. De eventueel oninbare BTW (2.100 euro) kan teruggevraagd worden aan de Belastingdienst (zie verderop). Er blijft dan een bedrag over van 10.000 euro dat als kosten wordt geboekt, alszijnde vermoedelijk verlies oninbare vorderingen debiteuren.

Je kan dan de volgende boeking maken:
- Afschrijvingskosten (W&V)         10.000,00 (D)
- Afschrijving debiteuren (Balans) 10.000,00 (C)

Als een post van 2.420 euro, inclusief BTW, na een tijdje werkelijk oninbaar blijkt wordt geboekt:
- Afschrijving debiteuren (Balans)                                          2.000,00 (D)
- Omzetbelasting leveringen/diensten hoog tarief (Balans)   420,00 (D)
- Debiteuren (Balans)                                                                                     2.400,00 (C) 

Stel dat in de loop van de nieuwe boekingsperiode voor nog eens 8.500 euro (excl. BTW) als oninbaar wordt geboekt, dan luidt het saldo op de rekening "Afschrijving debiteuren" aan het eind van de nieuwe periode: 
(10.000 -/- 2.000 -/- 8.500) 500 euro credit!

Je bepaalt dan weer opnieuw een vermoedelijk verlies en houdt dan rekening met de 500 euro die tekort kwam bij de vorige bepaling.
Stel we hebben te maken met een vermoedelijk verlies van 9.680 euro (inclusief 21% BTW) aan vermoedelijke vorderingen op balansdatum 31-12-20X1. De eventueel oninbare BTW (1.680 euro) kan ook nu weer teruggevraagd worden aan de Belastingdienst. Er blijft dan een bedrag over van 8.000 euro dat als kosten wordt geboekt, alszijnde vermoedelijk verlies oninbare vorderingen debiteuren.
Het totaal aan afschriijving is dan (500 + 8.000) 8.500 euro.

Je kan dan de volgende boeking maken:
- Afschrijvingskosten (W&V)          8.500,00 (D)
- Afschrijving debiteuren (Balans)  8.500,00 (C).

Oninbare BTW
De ominbare BTW kun je in veel gevallen terugvragen aan de Belastingdienst. De procedure daarvoor is gelukkig een stuk eenvoudiger dan vroeger en maakt tegenwoordig deel uit van de reguliere BTW-aangifte. Vroeger moest je een apart verzoek indienen bij de inspecteur, voorzien van betreffende facturen en eventueel andere correspondentie. Enfin.. Dat is gelukkig verleden tijd. 

De Belastingdienst heeft op haar website het onderdeel "Teruggaaf door oninbare vorderingen" dat zeker de moeite waard is om door te nemen als je wel eens te maken hebt of denkt te krijgen met oninbare vorderingen.

Dubieuze debiteuren
Vroeger werd nog wel eens gewerkt met een aparte grootboekrekening "Dubieuze debiteuren". Facturen waarvan niet zeker was dat deze nog geïnd konden worden werden dan overgeboekt van de rekening "Debiteuren" naar de rekening "Dubieuze debiteuren". Vandaag de dag mag verondersteld worden dat een goed boekhoudpakket de mogelijkheid biedt om een debiteur in zijn totaliteit of een openstaande factuur in het bijzonder als dubieus aan te merken. Met de daarbij behorende selecties. Een van de mogelijkheden is bijvoorbeeld het kredietlimiet op nul te zetten. Zodat er bijvoorbeeld geen nieuwe verkopen plaatsvinden aan betreffende relatie. Ook wordt gewerkt met het aantal keren dat een rekeningoverzicht of aanmaning is gezonden aan een debiteur, In combinatie met een ouderdomsanalyse bieden dergelijke kenmerken de nodige mogelijkheden om dubieuze debiteuren op een andere wijze te selecteren, en daar kengetallen uit af te leiden, dan deze over te boeken naar een aparte grootboekrekening "dubieuze debiteuren".
   

Ad. 2 Dynamische methode

Deze methode gaat uit van een percentage aan mogelijk oninbare openstaande posten van debiteuren. Dat kan een percentage zijn op basis van de omzet of bijvoorbeeld een openstaande postensaldo per termijn van de ouderdomsanalyse (of een combinatie van factoren). Dat percentage komt dan tot stand op basis van ervaring uit te het verleden. Bij de dynamische methode hoef je, in tegenstelling tot de statische periode, niet per periode post voor post na te lopen. Hetgeen minder (arbeids)intensief is dan bij de hiervoor genoemde statische methode. 

We hebben begrepen dat het bedrag aan voorzieningen volgens de dynamische methode per einde van een boekjaar altijd gecontroleerd wordt op basis van de statische methode. De dynamische methode alleen jaarlijks toepassen heeft dan volgens ons geen zin en wordt gebruikt als met een tussentijdse financiële (bijvoorbeeld maand-)rapportage wordt gewerkt. Er wordt dan aan het eind van het boekjaar gewerkt conform de statische methode en voor de tussenlggende periodes (in het boekjaar) met de dynamische periode. 

Stel dat een bedrijf volgens de dynamische methode heeft bepaald dat 2% van de omzet oninbaar wordt geacht en dat de omzet 1.200.000 euro gemiddeld per jaar bedraagt. Er wordt gewerkt met een maandrapportage.
Dat geeft (2% x 1.200.000) / 12 is 2.000 euro.

Per eind januari t/m eind november wordt dan geboekt:

- Afschrijvingskosten (W&V)          2.000,00 (D)
- Afschrijving debiteuren (Balans)  2.000,00 (C).

Voor de berekening aan het einde van het boekjaar verwijzen we naar de statische methode, zoals hiervoor behandeld.
   

Hoe verhoudt bovenstaande zich tot RGS

Allereerst hebben we een inventarisatie gemaakt van RGS rekeningen in relatie tot debiteuren en oninbare vorderingen, te weten:

Balansrekeningen:
- BVorDebHad (13011) Handelsdebiteuren nominaal;
- BVorDebVdd (13021) Voorziening voor oninbaarheid op vorderingen op handelsdebiteuren.

W&V-rekeningen:
- WBedVkkDvd (45660) Dotatie voorziening dubieuze debiteuren;
- WBedVkkAdd (45661) Afboeking dubieuze debiteuren.

In onderstaande tabel staan de door ons gehanteerde rekeningen versus de RGS rekeningen:

Hiermee voorztet RGS volgens ons in de juiste RGS-codes.
  

Bronnen

• Voor bedrijven die te maken hebben met een te deponeren jaarrekening verwijzen we ook naar RJ-Uiting 2020-15 Bijlage 3 "B5 VORDERINGEN EN OVERLOPENDE ACTIVA".