Als we op internet zoeken op doorberekende of doorbelaste kosten gaat het in veel gevallen over het wel of niet berekenen van BTW over deze kosten. Zowel van dienstverlener aan afnemer (denk aan doorbelaste griffiekosten en assurantiekosten) als bij intercompany transacties.

We maken verder ook geen onderscheid tussen doorberekende- en doorbelaste kosten. Voor zover we kunnen nagaan worden deze begrippen in de praktijk door elkaar gebruikt.

Bij de verdere uitwerking richten we ons voornamelijk op enkele voorbeelden voor de doelgroep MKB.
BTW laten we hierbij verder buiten beschouwing. Daarvoor verwijzen we naar relevante bronnen op internet en uw fiscaal adviseur. 
  

RGS

RGS kent zo'n 20 rekeningen op de W&V als het gaat om "Doorberekende kosten". 
Enkele voorbeelden van deze rekeningen zijn:

• Doorberekende lonen en salarissen;
• Doorberekende overige personeelskosten;
• Doorberekende verkoopkosten;
• Doorberekende huisvestingskosten;
• Doorberekende kosten andere kosten.

Zie de RGS-codes als gezocht wordt op "Doorberekende".

De rekeninggroepen (niveau 3 van RGS) in de kostensfeer (zoals onder andere hiervoor genoemd) in de 4-rubriek van het decimale rekeningschema kennen een rekening "Doorberekende kosten" (niveau 4 van RGS). 

Voor Afschrijvingen op immateriële en materiële vaste activa is afwijkend een aparte groep "Doorberekende afschrijvingen en waardeveranderingen" (niveau 3 van RGS) is opgenomen met daaronder rekeningen voor "Doorberekende afschrijvingen", "Doorberekende verkoopresultaten" en "Doorberekende waardeveranderingen" (niveau 4 van RGS).  

Hiernaast kent RGS een aparte groep "Doorberekende financiële baten en lasten" (niveau 3 van RGS) in de 8-rubriek van het decimale rekeningschema. Met rekeningen voor "Doorberekende financiële baten", "Doorberekende financiële lasten" en "Doorberekende overige financiële baten en lasten" (niveau 4 van RGS).  

Niet direct aanwezig in RGS is een aparte rekening "Doorberekende kosten" (of overboeking) voor de complete 4-rubiek van het decimale rekeningschema. Hiervoor kan volgens ons de rekening "Doorberekende kosten andere kosten" gebruikt kunnen worden die valt onder de kostengroep "Overige bedrijfskosten > Andere kosten".
   

Voorbeelden

Doorberekende reis- en verblijfkosten
In het geval van dienstverlening (waaronder service en reparatie) worden regelmatig reis- en verblijfkosten doorbelast. Deze kosten worden dan apart op de factuur gemeld. Er zijn meerdere manieren om deze doorbelaste kosten in de boekhouding te verwerken. Een simpele vorm is een dekking boeken in de kostensfeer. De doorbelaste kosten blijven dan buiten de opbrengstsfeer. 

Als voorbeeld noemen we het doorbelasten van 400 euro aan reis- en verblijfkosten. Er wordt vanuit gegaan dat de BTW in rekening wordt gebracht tegen het zelfde tarief als de diensten. Stel in dit voorbeeld 21%. Een en ander wordt aanvullend in rekening gebracht op een factuur voor verleende diensten van 2.000 euro. De boeking op basis van een verkoopfactuur ziet er dan als volgt uit:

*) RGS kent in de kostensfeer de rekening WBedVkkRev (45625) Reis- en verblijfkosten verkoop gerelateerde kosten. Die laatste rekening kengt geen directe tegenrekening voor doorberekening c.q. doorbelasting. We komen in RGS dan uit bij de gekozen rekening "Doorberekende verkoopkosten". 

Andere gekozen oplossingen in de praktijk voor het boeken van bovenstaande zijn van harte welkom.

Opslag kantoorkosten
Dienstverlenende organisaties brengen ook wel eens eens een opslag voor kantoorkosten in rekening. Bijvoorbeeld als percentage van het bedrag voor geleverde diensten. 

Stel dat sprake is van verleende diensten voor 2.000 euro en dat sprake is van een opslag van 2% voor kantoorkosten, te weten 40 euro aan opslag. We gaan weer uit van 21% BTW. De boeking op basis van een verkoopfactuur ziet er dan als volgt uit:

Doorberekende kosten van derden
Hiervoor zijn al even griffierechten en assurantiekosten genoemd. De facturering kan hier overeenkomstig dezelfde wijze plaatsvinden als hiervoor genoemd. Echter we gaan nu uit van een advocatenpraktijk die dienstverlening in rekening brengt en griffiekosten doorbelast. 

Stel er is sprake van dienstverlening van 2.000 euro en aan griffiekosten (door de rechtbank via de advocaat in rekening gebracht) wordt doorbelast een bedrag van 100 euro. Over de dienstverlening geldt een taref van 21% aan BTW en de doorbelaste griffiekosten zijn onbelast.

De boeking op basis van RGS ziet er dan als volgt uit:

*) De griffiekosten zijn geen kosten voor het advocatenkantoor en worden 1 op 1 doorbelast aan de klant. 
Het meest voor de hand ligt dan een tussenrekening als "Voorgeschoten griffiekosten". Deze rekening wordt dan belast via een inkoopnota van de rechtbank en tegengeboekt via bovenstaande factuur aan de opdrachtgever. 
Betreffende rekening is binnen RGS niet aanwezig en daarom hebben wij gekozen voor de genoemde rekening op de balans, vallend onder "Overlopende activa".

Suggesties voor het gebruik van een andere rekening of boeking zijn welkom. 

Fabricage
Bij producerende bedrijven is vaak onderscheid tussen directe en indirecte kosten. De directe kosten worden in de regel direct toegerekend aan bepaalde producten (c.q. kostendragers) en de indirecte kosten niet. Het totaal van de 4-rubriek bevat dan de indirecte kosten. Bij gebruik van RGS kan dan gebruik gemaakt worden van de diverse aanwezige rekeningen voor doorberekende kosten op basis van kostprijscalculaties. .

Suggesties voor voorbeelden op basis van RGS voor het MKB zijn welkom. 

Intercompany transacties
Als gewerkt wordt met intercompany transacties kan ook sprake zijn van het onderling doorbelasten van kosten. Denk aan een kantoorpand dat gebruikt wordt door zowel een holding als een of meer werkmaatschappijen. Of personeel dat ingezet wordt voor meerdere entiteiten.

Suggesties voor voorbeelden op basis van RGS voor het MKB zijn welkom.