Als we op internet zoeken op doorberekende- of doorbelaste kosten gaat het in veel gevallen over het wel of niet berekenen van BTW over deze kosten. Zowel van dienstverlener aan afnemer (denk aan doorbelaste griffiekosten en assurantiekosten) als bij intercompany transacties. Hier gaat het bij doorberekende- of doorbelaste kosten over het doorbelasten van de kosten zelf. 

Denk aan de kostenplaatsenmethode, productie op voorraad of het doorbelasten van kosten via een werkorder of een (onderhanden) project voor een derde. 

We maken verder ook geen onderscheid tussen doorberekende- en doorbelaste kosten. Voor zover we kunnen nagaan worden deze begrippen in de praktijk door elkaar gebruikt.

Bij de verdere uitwerking richten we ons voornamelijk op enkele voorbeelden voor de doelgroep MKB.
BTW laten we hierbij verder buiten beschouwing. Daarvoor verwijzen we naar relevante bronnen op internet en uw fiscaal adviseur. 
  

RGS

RGS kent zo'n 20 rekeningen in de W&V als het gaat om "Doorberekende kosten". 
Enkele voorbeelden van deze rekeningen zijn:

• Doorberekende lonen en salarissen;
• Doorberekende overige personeelskosten;
• Doorberekende verkoopkosten;
• Doorberekende huisvestingskosten;
• Doorberekende kosten andere kosten.

Zie de RGS-codes als gezocht wordt op "Doorberekende".

De rekeninggroepen (niveau 3 van RGS) in de kostensfeer (zoals hiervoor) kennen een rekening "Doorberekende kosten" (niveau 4 van RGS). 

Voor Afschrijvingen op immateriële en materiële vaste activa is afwijkend een aparte groep "Doorberekende afschrijvingen en waardeveranderingen" (niveau 3 van RGS) opgenomen met daaronder rekeningen voor "Doorberekende afschrijvingen", "Doorberekende verkoopresultaten" en "Doorberekende waardeveranderingen" (niveau 4 van RGS).  

Hiernaast kent RGS een aparte groep "Doorberekende financiële baten en lasten" (niveau 3 van RGS) in de 8-rubriek van het decimale rekeningschema. Met rekeningen voor "Doorberekende financiële baten", "Doorberekende financiële lasten" en "Doorberekende overige financiële baten en lasten" (niveau 4 van RGS). 

Complete 4-rubriek
Niet direct aanwezig in RGS is een aparte rekening "Doorberekende kosten" (of overboeking) voor de complete 4-rubiek van het decimale rekeningschema. Hiervoor kan volgens ons eventueel de rekening WBedAlkDak (46803) "Doorberekende andere kosten" gebruikt worden die valt onder de kostengroep "Overige bedrijfskosten > Andere kosten".

Functionele indeling
SBR RGS kent ook zo'n 45 rekeningen in de W&V met de aanduiding "Doorberekend / Overboeking ivm functionele indeling". Deze rekeningen kennen een overlap met de hiervoor genoemde rekeningen "Doorberekende  kosten".
Die rekeningen hebben we, gericht op het MKB, (nog) niet opgenomen. Als de praktijk uitwijst dat een of meer van deze rekeningen gebruikt worden binnen het MKB ontvangen we daarvan graag boekingsvoorbeelden.
Zie ook Functionele indeling winst- en verliesrekening en RGS. 
 

Toepasingen en/of voorbeelden

1. Dienstverlening

1.a Doorberekende reis- en verblijfkosten
In het geval van dienstverlening (waaronder service en reparatie) worden regelmatig reis- en verblijfkosten doorbelast. Deze kosten worden dan apart op de factuur gemeld. Er zijn meerdere manieren om deze doorbelaste kosten in de boekhouding te verwerken. Een simpele vorm is een dekking boeken in de kostensfeer. De doorbelaste kosten blijven dan buiten de opbrengstsfeer. 

Als voorbeeld noemen we het doorbelasten van 400 euro aan reis- en verblijfkosten. Er wordt vanuit gegaan dat de BTW in rekening wordt gebracht tegen het zelfde tarief als de diensten. Stel in dit voorbeeld 21%. Een en ander wordt aanvullend in rekening gebracht op een factuur voor verleende diensten van 2.000 euro. De boeking op basis van een verkoopfactuur ziet er dan als volgt uit:

*) RGS kent in de kostensfeer de rekening WBedVkkRev (45625) Reis- en verblijfkosten verkoop gerelateerde kosten. Die laatste rekening kengt geen directe tegenrekening voor doorberekening c.q. doorbelasting. We komen in RGS dan uit bij de gekozen rekening "Doorberekende verkoopkosten". 

Andere gekozen oplossingen in de praktijk voor het boeken van bovenstaande zijn van harte welkom.

1.b Doorberekende kosten via een werkorder
Ingeval van reparatie en service is vaak sprake van werkorders. De (kostprijs van) personele kosten kunnen dan doorbelast worden via een werkorder. 
Zie uitgebreid boekingsvoorbeeld via Wiki Werkorders voor installatie-, onderhoud en reparatie in de boekhouding.

1.c Doorberekende kosten via een project
Bij projecten (voor derden) kan sprake zijn van een aanneemsom of een regieproject (nacalculatie). 

Ingeval sprake is van een aanneemsom wordt in de regel gewerkt met een projectenadministratie, gekenmerkt door 'Onderhanden projecten'. Aan deze laatste worden dan kosten, naar kostensoort, doorbelast. Denk aan materiaal, materieel, loonkosten, werk derden en (opslag) indirecte kosten.

Regieprojecten zijn vergelijkbaar met de hiervoor genoemde werkorders.

Zie voor uitgebreide informatie en boekingsvoorbeelden de Wiki Onderhanden projecten in opdracht van derden in de boekhouding. 

1.d Opslag kantoorkosten
Dienstverlenende organisaties brengen ook wel eens eens een opslag voor kantoorkosten in rekening. Bijvoorbeeld als percentage van het bedrag voor geleverde diensten. 

Stel dat sprake is van verleende diensten voor 2.000 euro en dat sprake is van een opslag van 2% voor kantoorkosten, te weten 40 euro aan opslag. We gaan weer uit van 21% BTW. De boeking op basis van een verkoopfactuur ziet er dan als volgt uit:

Verschotten
Doorberekende kantoorkosten moet niet verward worden met kosten van derden die doorbelast worden via een dienstverlener. Zoals de griffiekosten van de rechtbank die via een advocaat doorbelast worden aan betreffende cliënt. 
Zie hiervoor 

2. Fabricage / productie

Bij producerende bedrijven is vaak onderscheid tussen directe en indirecte kosten. De directe kosten worden in de regel direct toegerekend aan bepaalde producten (c.q. kostendragers) en de indirecte kosten niet. Het totaal van de 4-rubriek bevat dan de indirecte kosten. Bij gebruik van RGS kan dan gebruik gemaakt worden van de diverse aanwezige rekeningen voor doorberekende kosten op basis van kostprijscalculaties.

Voor meer informatie en boekingsvoorbeelden zie:

• Productie op voorraad in de boekhouding;  met meerdere boekingsvarianten, zoals wel/geen rekening houden met een fabricagerekening en voorraad gereed product in de boekhouding.

3. Intercompany transacties

Als gewerkt wordt met intercompany transacties kan ook sprake zijn van het onderling doorbelasten van kosten. Denk aan een kantoorpand dat gebruikt wordt door zowel een holding als een of meer werkmaatschappijen. Of personeel dat ingezet wordt voor meerdere entiteiten.

4. Interne doorbelasting

Hiervoor verwijzen we naar:

• Kostenplaatsenmethode;
• Wiki Kostenplaatsen, analytische boekhouding en boekhoudsoftware; waar ook de 'kostenverdeelstaat aan de orde komt.

Suggesties voor voorbeelden op basis van RGS voor het MKB zijn welkom.