Het RGS zelf is (mits u beschikt over wat boekhoudkundige kennis) eenvoudig te begrijpen.

RGS is opgebouwd uit de volgende velden:

• Referentiecode;
  Het RGS is opgebouwd door een referentiecode die uit louter letters (en incidenteel) cijfers bestaat. Dit laatste in tegenstelling tot een decimaal rekeningschema dat, zoals u gewend bent, is opgebouwd uit louter cijfers. De referentiecode is opgebouwd uit vijf niveaus: balans c.q. resultatenrekening (W&V), hoofdrubriek, rubriek, grootboekrekening en mutatie. Overeenkomstig het hierna genoemde ‘niveau’.
  
  Een toelichting van deze referentiecode komt apart aan de orde.
   
• Omschrijving;
  De naam van de rekening zoals uniform vastgesteld; zowel verkort als uitgebreid.
  
  
• Niveau;
  RGS bestaat uit vijf hiërarchische niveaus (zoals hiervoor ook gemeld bij de referentiecode), te weten:
  - Balans c.q. resultatenrekening;
  - Hoofdrubriek;
  - Rubriek;
  - Rekening; het niveau van de grootboekrekening (het meest gebruikt)
  - Mutatie.
  
  
• Omslagcode;
  Voor die rekeningen waarbij afhankelijk van het saldo (debet of credit) verschillende wijze van rapportage geldt, wordt in RGS gebruik gemaakt van deze omslagcode. Het bekendste voorbeeld is ongetwijfeld de rekening bank. Bij een positief saldo is sprake van liquide middelen (debet op de balans) en bij een negatief saldo van schulden op korte termijn (credit op de balans).
  
  
• Referentie grootboeknummer;
  Zoals al decennia gebruikelijk voor een (grootboek)rekeningschema is het RGS óók opgebouwd via een decimale rekeningstructuur. Het betreft een 7-cijferig nummer en op niveau 5 (mutaties) meestal nog gevolgd door een punt “.” en 2 cijfers.
  
  
• Sortering;
  Nieuw opgenomen vanaf RGS 3.0.
  Om te komen tot een logische en herkenbare balans en winst- en verliesindeling.
   
• Indicatie debet/credit;
  Een voorkeur voor debet boekingen of creditboekingen.

Bovenstaande velden worden hierna apart toegelicht.