Omslagcodes kennen een lange historie en zijn bedoeld om grootboeksaldi binnen de juiste rubriek op bepaalde rapportages weer te geven, De meest bekende omslagcode is ongetwijfeld de grootboekrekening "bank". Bij een debet saldo is sprake van rubricering onder liquide middelen en bij een creditsaldo is sprake van schulden op korte termijn. Een ander voorbeeld is te betalen versus terug te vorden BTW als resultaat van een BTW-aangifte. Niet te verwarren met af te dragen BTW en voorheffing BTW op de aangifte zelf.
Opvragen ALLE omslagcodes...  
  

Omslagcodes boekhoudkundig

Dat bij bepaalde RGS codes via de omslagslag verwezen kan worden naar een andere balansrubriek (zoals Kortlopende schulden in plaats van Liquide middelen) lijkt ons zinvol. Maar waarom is dat niet alleen opgeven in plaats van extra rekeningen c.q. RGS-codes in het leven te roepen. Dus bij de rekening bank (BLimBanRBa) bij de omslagcode verwijzen naar Kortlopende schulden via de omslagcode "BSch" of desnoods "BSchSak". Dan wordt de omslagcode gebruikt waarvoor deze bedoeld is. Of is de huidige oplossing in RGS juist prima?

Even visueel gemaakt met een voorbeeld:

Rekening 1002 ABN Amro met RGS-code BLimBanRba (Rekening courant bank) en omslagcode BSch
Verwijst dus standaard naar BLim Liquide middelen 
En via de omslagcode naar BSch Kortlopende schulden.
Meer en moeilijker hoeft het niet te zijn.

Volgens ons een stuk eenvoudiger dan de wijze waarop omslagcodes in RGS zijn opgenomen, zoals hierna aan de orde komt.
  

Omslagcodes in RGS

BLim Liquide middelen (niveau 2)
BLimBan Tegoeden op bankgirorekeningen (niveau 3)
BLimBanRba Rekening-courant bank (niveau 4)
BLimBanRbaBg1 Rekening-courant bank groep 1 (niveau 5)
t/m
BLimBanRbaBg10 Rekening-courant bank groep 10 (niveau 5)

EN
BSch Kortlopende schulden (niveau 2)
BSchSak Schulden aan banken (niveau 3)
BSchSakRba Rekening-courant bij kredietinstellingen (niveau 4)
BSchSakRbaBg1 Rekening-courant bank groep 1 (niveau 5)
t/m
BSchSakRbaBg10 Rekening-courant bank groep 10 (niveau 5)

Waarbij onze rekening 1002 gekoppeld wordt aan BLimBanRbaBg1 of aan BSchSakRbaBg1?

De aanduiding "groep" vinden we verwarrend, want is er is geen sprake van een groep op niveau 5.

Bent u nog aangehaakt?
Op (grootboek)rekening niveau (4) is de rekening bank (Rekening-courant bank) dus éémaal opgenomen onder Liquide middelen en is de rekening bank (Rekening-courant bij kredietinstellingen) éénmaal opgenomen onder Kortlopende schulden.

Op het niveau van mutaties (RGS niveau 5) is het mogelijk om meerdere bankrekeningen (1 t/m 10) apart op te nemen. Als in de administratie gebruik wordt gemaakt van bijvoorbeeld 2 bankrekeningen (denk aan rekening 1002 ABN AMRO en 1003 Rabobank) dan kan dat in RGS op (grootboek)rekening niveau (4) alleen gekoppeld worden aan een en dezelfde rekening (Rekening-courant bank). Uitsplitsen is alleen mogelijk op RGS niveau 5 (mutaties). Dat laatste niveau wordt echter niet ondersteund door een aantal boekhoudpakketten.

De genoemde (bank)rekeningen in RGS op niveau 5 kennen een omslagcode.
Daarmee verwijst de rekening "Rekening-courant bank groep 1" (BLimBanRbaBg1) onder Liquide middelen (BLimBanRbaBg1) naar de rekening "Rekening-courant bank groep 1 (BSchSakRbaBg1) onder Kortlopende schulden en vice versa. Het zelfde geldt voor de rekeningen met aanduiding groep 2 t/m 10. 

Dat het saldo van een bankrekening op een balansrapportage (of winstaangifte) weergegeven wordt onder "Liquide middelen" als sprake is van een positief saldo en onder "Kortlopende schulden" als sprake is van een negatief saldo vinden we nogmaals logisch. Maar wat we beslist niet logisch vinden is dat een boekhouder tijdens het koppelen van een grootboekrekeningschema aan RGS daar mee geconfronteerd wordt. Een grootboekrekening als 1002 ABN AMRO of 1003 Rabobank willen we elk gewoon aan één RGS-code koppelen.

Een van de leden van de RGS beheergroep meldt op LinkedIN als argument voor deze complexe constructie:
"Heer Bottemanne er is ook nog zo iets als “vakinhoudelijke” uitgangspunten". Zie LinkedIN. Welke dat dan zijn wordt niet genoemd.

290 Omslagcodes 
RGS (versie 3.2) telt maar liefst 290 omslagcodes, hetzij op niveau 4, hetzij op niveau 5. 

Zo is een ander voorbeeld "Tussenrekeningen salarissen" onder "Kortlopende schulden" én onder "Vorderingen".
- Tussenrekeningen salarissen (niveau 4)
Verdeeld naar:
- Tussenrekening brutoloon (niveau 5)
- Tussenrekening brutoinhouding (niveau 5)
- Tussenrekening nettoloon (niveau 5)
- Tussenrekening nettoinhoudingen (niveau 5)
Met als extra bijzonderheid dat zowel op RGS niveau 4 als op RGS niveau 5 omslagcodes zijn opgenomen.
Wanneer moet nu welke omslagcode gebruikt worden op welk niveau. 
Zie betreffende RGS-codes.
  

SBR in 2005

De oorzaak van bovenstaande is mede gelegen in de implementatie van de voorloper van SBR in Nederland indertijd. SBR had als doel om de boekhouding aan externe rapportages te kunnen koppelen. Zoals de eerder genoemde winstaangifte, maar ook de jaarrekening. In eerste instantie was (rond 2005) een koppeling tussen boekhouding en SBR (via XBRL-codes) beoogd. SBR kende en kent nog steeds geen omslagcodes. 

1975
Omslagcodes zelf zijn al zo oud als de weg naar kralingen. Al in de jaren '70 werd met omslagcodes gewerkt om grootboekrekeningen te koppelen aan rapportages. Wij herinneren ons nog het opstellen van kengetallen in de tijd. Handig weergegeven in het boekje "Kengetallen", uitgegeven door de amro bank, 2e herziene druk, 1975. We hebben het over 45 jaar geleden. Iedere grootboekrekening werd gekoppeld aan een ratio. En via deze ratio's werden kengetallen samengesteld. De grootboekrekening bank werd gekoppeld aan de ratio "Vlottende middelen" om te komen tot bijvoorbeeld het kengetal "Current ratio". En als het saldo van de bank negatief was werd deze zelfde rekening, via een omslagcode, automatisch gekoppeld aan het ratio "Kort vreemd vermogen". Nu 45 jaar later hebben we het over AI, data analyses en continuous monitoring. Maar een simpete werking van een omslagcode is bij SBR geheel niet meegenomen en in RGS via een wat ons betreft op een te omslachtige manier. Of nogmaals hebben wij het mis?

Uw reactie
We krijgen soms reacties op onze blogs van: 
1) boekhouders en softwareleveranciers van boekhoudsoftware;
2) accountants die alleen rapportages verzorgen en leveranciers van rapportagesoftware;
3) SBR/XBRL 'deskundigen'.
Dat vinden wij prettig. We vragen bij een reactie echter altijd om een uitgewerkt voorbeeld. Dat laatste hoort bij ons streven om voor 'iedere RGS-code' het nut en toepassingsgebied per RGS-code aan te tonen. Reacties kunnen gemeld worden aan rgs@gbned.nl.