De referentiecode binnen het RGS zorgt ervoor dat een rekening uniek geïdentificeerd wordt. De referentiecode is opgebouwd uit vijf niveaus: balans c.q. resultatenrekening (W&V), hoofdrubriek, rubriek, grootboekrekening en mutatie.

RGS kan niet zonder de referentiecode, omdat de referentiecode een rekening uniek identificeert én omdat de referentiecode tevens bepaalt met wat voor soort rekening we hebben te maken. De referentiecode begint altijd begint met de ‘B’ van Balans of de ‘W’ van Winst-en-verliesrekening. Een referentiecode is vervolgens opgebouwd uit groepjes van 3 letters. De groepjes presenteren de hiërarchische opbouw van RGS en geven daar gelijktijdig betekenis aan. Een en ander valt eveneens af te leiden uit onderstaand voorbeeld.

B  = Balans (niveau 1)
Blim = Liquide middelen (niveau 2)
BLimKas = Kasmiddelen (niveau 3)
BLimKasKas = Kas (niveau 4 - de feitelijke grootboekrekening)
(Niveau 5 is niet aanwezig voor de Kas).

Lengte RGS-code
De RGS-code zelf is maximaal 13 tekens lang (de letter B of W, gevolgd door maximaal 4 groepjes van elk 3 letters). Maar daarna kan een punt komen (dat is dus ook één positie), en na die punt een in principe ongelimiteerde extensie komen. Denk aan het toevoegen van een IBAN, dus nog eens 18 posities. 

Het gebruik van extensies zijn wij nog niet tegen gekomen in de praktijk. 

Zie ook Extensies ReferentieGrootboekSchema - RGS.

Aanvullend

Extra toelichting afkomstig van Beschrijving velddefinities RGS op de website Referentiegrootboekschema.nl.
(stand oktober 2021)

Indien gerapporteerd wordt op hoofdrubrieksniveau: SXxx
Indien gerapporteerd wordt op rubrieksniveau: SXxxXxx
Indien gerapporteerd wordt op rekeningniveau: SXxxXxxXxx
Indien gerapporteerd wordt op mutatieniveau: SXxxXxxXxxXxx

Bij uitbreiding van het grootboekschema met extensies worden deze achter de referentiecode opgenomen:

gescheiden door een . als het gaat om identificatie;
gescheiden door : als het gaat om codificatie.

Verdere toelichting of voorbeelden ontbreken.