Er kan sprake zijn van privé gebruik door de ondernemer zelf. Hieronder valt ook het gebruik door bijvoorbeeld familie van de ondernemer. En van privé gebruik door personeel. Bij privé gebruik van goederen en diensten kan sprake zijn van btw. Deze Wiki is gericht op het registreren van privé gebruik in de boekhouding, voor met name de btw, en de corresponderende rgs-codes. 

Voor de meest actuele situatie verwijzen we naar de Belastingdenst met het thema "Btw aftrekken bij privégebruik goederen en diensten van uw bedrijf".  

Gebruik door de ondernemer zelf

De Belastingdienst noemt de volgende voorbeelden:

• Aanschaf goederen of diensten die u zowel zakelijk als privé gebruikt worden.
  Bijvoorbeeld een auto of bedrijfscomputer. Of u laat een bedrijfspand schilderen dat u ook privé gebruikt.
  
  De Belastingdienst maakt onderscheid tussen:
  
  1) U trekt helemaal geen btw af.
  
  • Bij investeringsgoederen (onroerend goed: bedrijfspand, roerend goed: auto, computer, etc.) die geheel tot privévermogen worden gerekend kan geen btw afgetrokken worden. Voor onderhoud gelden andere regels. Zie boekingsvoorbeeld verderop.
     
  • Als alleen sprake is van vrijgestelde omzet mag geen btw afgetrokken worden. Niet voor het zakelijke deel, maar ook niet voor het privédeel.
     
  2) U trekt geen btw af voor het deel dat u privé gebruikt of gaat gebruiken.
  
  3) U trekt de btw volledig af, maar betaalt aan het einde van het jaar btw voor het privégebruik.
  
    
• Onttrekken goederen of diensten aan het bedrijf voor privégebruik.
  Dit kunnen zowel investerings- als niet investeringsgoederen zijn. 
  Bijvoorbeeld een auto van de zaak die privé overgedaan wordt (investeringsgoed) of een vervaardigd product uit eigen bedrijf (niet investeringsgoed) voor privé gebruik.
  In deze gevallen wordt btw geheven over de verkoopprijs.

Herzieningsperiode: aanschafkosten
De Belastingdienst meldt hierover het volgende:
"De aanschafkosten van roerende investeringsgoederen volgt u in het jaar van ingebruikname en de 4 (boek)jaren daarna. Dit is de herzieningsperiode. In deze periode tellen de aanschafkosten (excl. btw) mee voor de berekening van de kosten van het privégebruik.

De aanschafkosten neemt u elk jaar voor 1/5 deel mee. Neemt u de computer in de loop van het jaar in gebruik? Dan corrigeert u het 1/5 deel van de aanschafkosten tijdsevenredig. Als u de computer binnen de herzieningsperiode verkoopt of inruilt, corrigeert u het 1/5 deel van het jaar van verkoop, evenredig met de periode dat de computer nog van u was".

Goederen en diensten die geen investeringsgoederen zijn
Op de volgende momenten moet dan beoordeeld of er recht is op aftrek van btw:

1. bij inkoop;
2. bij ingebruikname;
3. aan het einde van het jaar waarin u de goederen of diensten in gebruik hebt genomen.
   (in de daarop volgende jaren vindt er geen correctie van btw meer plaats).

Er wordt dan per goed of dienst een schatting gemaakt van het privégebruik. Voor dat geschatte privédeel mag de btw niet afgetrokken worden. De rest van de btw mag dan wel afgetrokken worden, maar alleen over het gedeelte dat gebruikt wordt voor belaste omzet.

Gebruik door personeel

Hier noemt de Belastingdienst als voorbeelden: giften, relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen.

"Hebt u uitgaven gedaan voor giften en relatiegeschenken of voorzieningen voor uw personeel? Dan kunt u de btw die u hierover betaalt, niet altijd aftrekken als voorbelasting. Dit is het gevolg van het Besluit Uitsluiting Aftrek van voorbelasting (BUA)". Zie website van de Belastingdienst. 

Bovenstaande is louter bedoeld om enkele voorbeelden te noemen wat betreft btw en privé gebruik.
Voor de meest actuele situatie verwijzen we nadrukkelijk naar de website van de Belastingdienst of een fiscaal intermediair. 
  

BTW-aangifte en RGS

Binnen de BTW-aangifte is er de volgende (aangifte)rubriek:
"1d. Privégebruik", bestaande uit omzet en btw.

We kennen  de volgende RGS rekeningen die specifiek met privégebruik te maken hebben:

• WBedAutBop (45732) BTW op privé-gebruik auto's;
• WBedHuiPre (45148) Privé-gebruik energie; (doorbelaste energiekosten)
• WBedKanPrt (46115) Privé-gebruik telefoon; (doorbelaste telefoonkosten)
    
• WOmzNopOpg (80120) Omzet privégebruik geproduceerde goederen;
• WOmzNohOpg (80325) Omzet privégebruik handelsgoederen;
• WOmzNodOpd (80515) Omzet privégebruik diensten;
   
• BSchBepBop (016208) "Omzetbelasting over privé gebruik".
     

Boekingsvoorbeelden

Onderstaand volgen enkele boekingsvoorbeelden:

Computer als bedrijfsvermogen

(Dit boekingsvoorbeeld is ontleend aan de website van de Belastingdienst).
Zakelijke aanschaf van een computer die 80% zakelijk en 20% privé wordt gebruikt. Er is geen sprake van vrijgestelde omzet. De btw bij aanschaf wordt volledig afgetrokken. Dat gebeurt ook met de btw op de kosten voor het gebruik van de computer (elektriciteit, papier, toner en dergelijke). Over het privégebruik wordt btw betaald. 

Aanschaf: de computer kost € 7.000, exclusief € 1.470 btw.
Gebruik en onderhoud: kost jaarlijks € 1.100, exclusief € 231 btw
Voorbelasting (aftrek) (1.470 + 231)eerste jaar bedraagt € 1.701 btw.

Berekening privégebruik:

• De aanschafkosten van de computer, exclusief btw, is verdeeld in 5 gelijke delen: 1 deel voor het boekjaar waarin de computer in gebruik is genomen en 4 delen voor de daarop volgende jaren. De berekening is dan: € 7.000 : 5 = € 1.400 per jaar.
• Bij deze € 1.400 worden de kosten van gebruik en onderhoud opgeteld: € 1.400 + € 1.100 = € 2.500.
• Gebruik computer 20% privé, dus: € 2.500 x 20% = € 500.
• Over dit bedrag moet vervolgens € 105 (21% x € 500) btw betaald worden.
• Het privégebruik van € 105 van de computer wordt, aan het einde per betreffend boekjaar, ingevuld in rubriek 1d 'Privégebruik' van de btw-aangifte.

De boeking op basis van RGS luidt als volgt:

Aanschaf telefoon voor zowel zakelijk als privé gebruik

(Dit boekingsvoorbeeld is deels ontleend aan de website van de Belastingdienst).
Zakelijke aanschaf van een telefoon die 60% zakelijk en 40% privé wordt gebruikt. Er is geen sprake van vrijgestelde omzet.
De telefoon kost bij inkoop (op factuur) 300 euro, exclusief 63 euro aan BTW. Direct bij aanschaf wordt de BTW voor het zakelijke deel (60%) als voorbelasting afgetrokken, te weten (60% van 63) 37,80 euro.

We hebben de volgende boeking samengesteld op basis van RGS: 

Als achteraf blijkt dat, bij ingebruikname en/of het einde van het eerste jaar na ingebruikname, de verhouding zakelijk en privé afwijkt moet er een correctie plaatsvinden van de voorbelasting btw. We gaan bij dit voorbeeld niet uit van wijzigingen.

Andere boekingssuggesties zijn welkom. 

Andere boekingsvoorbeelden

Apart uitgewerkt is:

• BTW aangifte over privé-gebruik van een zakelijke auto boeken;
• BTW teruggave bij gebruik van een privé auto boeken. 

We verwijzen ook specifiek naar de website van de Belastingdienst voor:

• Btw aftrekken bij onroerende zaken.

Tot slot verwijzen we naar:

• Privé onttrekkingen c.q. opnames en privé stortingen boeken;
• BTW aangifte en rondrekening.

Nadere uitwerking van boekingen op basis van RGS zijn altijd welkom.