Webwinkels zijn niet meer weg te denken uit onze samenleving. Met bij wijze van spreken één druk op de knop kuin je een webwinkel openen en continu (24 for 7) je producten of diensten verkopen. Niet voor niets maakt de al langer bestaande detailhandel met fysieke winkels ook steeds meer gebruik van een webwinkel. Over het starten van een webwinkel zijn op internet vele artikelen te vinden, daar gaan we hier niet verder op in. Wij richten ons op de boekhouding voor ondernemers van een webwinkel. En we kunnen stellen dat daar best wat bij komt kijken, zeker als een webwinkel groeit qua verkopen en omzet.

We maken eerst even onderscheid tussen de volgende soorten van online verkopen: 

1. Webwinkels met eigen voorraad;
     
2. Dropshipping; de verkoper heeft zelf geen voorraad.
   Het is dan niet nodig om producten als webwinkel zelf op voorraad te houden, maar door bijvoorbeeld direct vanuit de fabrikant te leveren. 
     
3. Affiliate. Alleen link naar de verkopende partij die dan provisie uitkeert. DIt vereist alleen een rekening "Opbrengst uit Provisie" in de boekhouding. 

Ook kan onderscheid gemaakt worden tussen een eigen webwinkel of een webwinkel van een derde (zoals Bol.com en Amazon).

Hier richten we ons voornamelijk op "webwinkels met eigen voorraad".

Voordat we verder gaan met de boekhouding eerst even aandacht voor:

• Fulfilment;
  Webshop eigenaren worden hierbij ondersteund vanaf het voorraadbeheer tot aan het afleveren van bestellingen aan klanten. 
  De logistieke handelingen worden dan uit handen van de webshop eigenaar genomen. Er tientallen, zo niet meer, fulfilment dienstverleners met een scale aan diensten. 

Belastingdienst
Btw bij webwinkels is (met als bij de fysieke detailhandel) gerelateerd aan het soort product of dienst dat aangeboden wordt en gerelateerd aan de soort afnemers (wel/geen btw-nummer) én plaats van de afnemer (binnenland, EU, buiten-EU)..

Als er voornamelijk goederen of diensten aan particulieren worden geleverd dan wordt volgens de Belastingdienst de btw-aangifte berekend op basis van de kas- en bankadministratie - het kasstelsel. Dit is onder andere voor webwinkels het geval. In andere gevallen is dan sprake van het factuurstelsel.

Voor de laatste fiscale regelgeving wordt verwezen naar de website van de Belastingdienst.

Buiten de landgrenzen
Deze website is niet bedoeld om uitgebreid in te gaan op fiscale aspecten. We stippen wel op de volgende attentiepunten aan:

1. Producten via een webwinkel verkopen aan afnemers in andere EU-landen. 
   HIer maken we ook onderscheid tussen verkoop aan:
   
   Ondernemers die in het bezit van geldig btw-nummer;
   De Belastingdienst meldt dit als volgt:
   "Dan geldt vaak: De levering of dienst is vaak belast in het land van de afnemer, waarbij die afnemer zelf de btw berekent en betaalt in zijn eigen land. We noemen dit intracommunautaire leveringen (ICP). Met 'ondernemer' bedoelen we hier ook een organisatie die geen ondernemer is, maar wel een btw-identificatienummer heeft".
   Voor meer uitleg zie de Wiki Intracommunautaire prestaties (ICP), btw verlegd in de EU.
   
   Particulieren en rechtspersonen die niet beschikken over een geldig btw-nummer. 
   De Belastingdienst meldt dit als volgt:
   "In de meeste gevallen is dan de dienst belast in Nederland en brengt u dus Nederlandse btw in rekening. Met een 'particulier' bedoelen we in dit geval een klant die geen btw-identificatienummer heeft".
     
   Hiervoor verwijzen we naar "RGS en de EU-regeling btw e-commerce. Met btw-afstandsverkopen en Unieregeling via het eenloketsysteem (OSS)".
   
   
2. Inkoop van producten in andere landen van de EU.
   De Belastingdienst meldt dit als volgt:
   "Koopt u goederen of diensten uit een ander EU-land? Als de goederen in Nederland worden afgeleverd, krijgt u in de meeste gevallen een factuur met 0% btw. In Nederland moet u vervolgens voor deze aankoop btw betalen. We noemen dat een intracommunautaire verwerving. Bij diensten uit andere EU-landen staat op de factuur 'btw verlegd'".
   Voor meer uitleg zie de Wiki Intracommunautaire prestaties (ICP), btw verlegd in de EU.
   

Voor leveringen en ontvangsten van buiten de EU en bijzondere transacties, zoals transitiegoederen verwijzen we nadrukkelijk naar de website van de Belastingdienst of een fiscaal adviseur.

BTW aangifte
De BTW-aangifte komt in verreweg de meeste gevallen automatisch tot stand via boekhoudsoftware. 
Voor een nadere specificatie van de BTW-aangifte verwijzen we naar de BTW aangifte en rondrekening.
HIervoor is ook al even de One Stop Shop regeling (OSS) gegnoemd.

Software voor webwinkels
Naast de boekhouding is er voor webwinkels sprake van specifieke software, waarbij de webwinkel centraal staat. 

• Front-end webshop;
  Functionaliteit afgestemd op de bezoekers van de (web)winkel. Denk aan:
  Goede zoek- en sorteerfunctionaliteit en real-time informatie over de voorraadstatus van producten.
  EIgen account/login voor klanten.
  Winkelwagen met prijzen, verzendkosten, btw en eventueel andere toeslagen.
  Orderstatus online volgen en op te vragen (order tracking).
  Berichten naar klant bij aanmaken account, plaatsen bestelling en bij aflevering.
  Verzend- c.q. bezorgopties kiezen door de klant, zoals: thuisbezorgen of ophalen op een afleverlocatie in de buurt.
  Klantenservice met chatbox en customer portal met kennisbank en veelgestelde vragen (FAQ). 
    
• Afrekenen via webshop;
  Deze functie kan gezien worden als onderdeel van de 'front-eind' van een webwinkel. Vanwege de relatie met de boekhouding behandelen we afrekenen hier als aparte functie. Verreweg de meeste webwinkels bieden meerdere betaalmethodem aan. Als gewerkt wordt met 'achteraf betalen op rekening' dan is het zaak dat er na aflevering een verzoek om betaling wordt gezonden, al dan niet in de vorm van een factuur. Bij een webshop is over het algemeen sprake van meerdere betaalmogelijkheden voor de klant. Denk aan betalen via een creditcard, Ideal, een eenmalige machtiging of via Paypal. Om het betalen in goede banen te leiden wordt veelal gebruik gemaakt van een koppeling met een betaalplatform van een Payment Service Provder (PSD). 
  
  Zie ook het artikel "Online betalingen: de vele schakels en de rol van boekhoudsoftware" uit 2022 om een beeld te krijgen.
  
  Als met een webwinkel van een derde wordt gewerkt zijn bovegenoemde zaken daar geregeld.
   
• Back-end webshop;
  Hier gaat het allereerst op de opmaak (huisstijl) en inrichting van de webwinkel. Producten met prijzen en goede omschrijvingen moeten opgenomen worden. Dit laatste is ook het geval als via een webwinkel van een derde wordt gewerkt. Dat is het extra belangrijk om jouw aanbod goed kenbaar te maken tussen het aanbod van andere (online) aanbieders.
  
  Oderinformatie (nieuwe order, retourorder, e.d.) moet bij de juiste personen terecht komen in de juiste systemen (de backoffice, zie hierna). 
   
• Backoffice webshop; dit zijn de systemen die de retailer gebruikt om bijvoorbeeld inkoop, voorraadbeheer en boekhouding bij te houden. Zo is van belang dat de actuele voorraad continu bijgewerkt wordt in de webwinkel en vice versa in de backoffice. Denk ook aan ontvangen inkoop (goederenontvangst), retouren van webwinkelverkopen en prijswijzigingen. 
  
  Als de eigenaar van een webwinkel ook beschikt over een fysiek verkooppunt dan is afstemming daarmee ook van wezenlijk belang. Een product kan bijvoorbeeld zowel via de webwinkel afgenomen worden als via een fysieke winkel. Dan moet de actuele voorraad wel op orde blijven.  
  
  Zie ook de Wiki Detailhandel en boekhouden met grootboek rekeningschema RGS.

Zie ook het thema "eBusiness en online betalingen" met ffunctionaliteit voor webwinkelsoftware op Softwarepakketten.nl.  

Boekhouding en webwinkels
RGS MKB kan een handig (hulp)middel zijn om in elk geval te werken met een standaard rekeningschema voor webwinkels.

Maar net als bij veel andere branches, denk met name aan de detailhandel en de kappersbranche, zijn er voor de boekhouding van een detailhandel specifieke aspecten waarmee rekening gehouden dient te worden. 

We noemen de volgende boekhoud aspecten voor webwinkels, die deels hiervoor al aan de orde zijn geweest:

• Het boeken van opbrengst. Het gaat om de grootboekrekeningen binnen de RGS groep "Opbrengsten uit het leveren van handelsgoederen". 
  
  Desgewenst kan via 'eigen rekeningen' de opbrengst nog verbijzonderd worden. Als betreffend boekhoudpakket beschikt over meerdere boekingsdimensies dan adviseren we daar gebruik van te maken als verbijzondering van de omzet gewenst is.
      
• Voor de voorraad wordt dan gewerkt met de rekening Voorraad handelsgoederen.
  
  Bij verkoop via de webwinkel kan dan de kostprijs verkopen (ook wel genoemd kostprijs van de omzet) geboekt worden met als tegenrekening de hiervoor genoemde voorraadrekening. 
  
  Voor de wat kleinere webwinkels met voorraad, die maar eens per jaar in de boekhouding bijgewerkt wordt, verwijzen we naar de: Wiki RGS en Brutowinst boeken op basis van de voorraadmutatie. 
   
• Online betalingen boeken. Hiervoor is afrekenen via de webshop aan de orde geweest, waarbij meestal een derde partij betrokken is. We hebben het dan over een Payment Service Provider (PSP). Een specifiek aandachtspunt is de verwerking van de betalingen via een PSP in de boekhouding. Hier wordt ook bedoeld de afhandelingskosten (veelal per transactie) die een PSP in rekening brengt. 
   
• Net als bij de detailhandel kan bij een webshop sprake zijn van Quasi goederen in de boekhouding met:
  
  • Eigen cadeaukaarten in de boekhouding;
  • Cadeaukaarten uitgegeven door derden in de boekhouding;
  • Verstrekken van waardebonnen en de boekhouding.
      
• Afleverkosten; hier bedoelen we de verzendkosten op producten af te leveren bij klanten én ook kosten voor eventueel retourzenden van producten (mits niet betaald door de klant). HIervoor adviseren we de rekening "Vrachtkosten" (Verkoop gerelateerde kosten).
  
  
• Fulfilment kosten; fulfilment is hiervoor al genoemd als verzamelbegrip voor het uitbesteden van logistieke handelingen bij voorraad houden en verkoop (met name afleveren van de goederen).  
  
  Volgens ons vallen deze kosten het beste onder de verkoopkosten (in de kostenrubriek). Het kan namelijk ook gaan om opslag van goederen die nog niet verkocht zijn. RGS kent standaard geen rekening "Fulfilmentkosten". Wij adviseren daarvoor de rekening "Vrachtkosten" (Verkoop gerelateerde kosten) te gebruiken. Een andere optie is om specifieke opslagkosten te boeken op de rekening "Opslagkosten" (als onderdeel van Transportkosten, m.b.t. het verkrijgen van goederen. Ook opslagkosten kunnen als transportkosten beschouwd worden). 
    
• Kosten webwinkel van een derde. Eerder is ook genoemd het gebruik maken van een webwinkel van een derde (zoals Bol.com en Amazon). Ook daar zijn kosten aan verbonden. Hier is geen specifieke RGS rekening voor. We noemen de volgende rekeningen binnen RGS die mogelijk van toepassing kunnen zijn:
  - Provisies (in mindering gebracht op de omzet);
  - Commissiekosten verkoop (in de kostensfeer).
  
  De praktijk moet uitwijzen of bovenstaande voldoende is of dat een nieuwe RGS rekening is gewenst. Aan het eind van deze Wiki komt ook systematiek van 'eigen rekeningen' aan de orde dat hiervoor gebruikt kan worden. 
   
• Kosten van retourafhandeling; allereerst leidt een retour tot een negatieve opbrengst. De verkoop is namelijk teruggedraaid. Dat betekent dit goed verwerken in de boekhouding en zorgen dat de klant zijn of haar geld retour krijgt als er al is betaald. Denk hierbij ook aan eventuele kosten voor de eerder genoemde PSP.
  
  Als producten onbeschadigd retour komen gaan ze het magazijn in (en ook administratief de voorraadadministratie in) om opnieuw aan de man te brengen. Zijn producten echter niet meer standaard te verkopen, dan moet er boekhoudkunig afgewaardeerd worden. In het ergste geval is alleen nog sprake van een nihilwaarde.
  
  Wij horen graag uit de praktijk van accountants- en administratiekantoren hoe kosten van retourafhandeling in de praktijk verwerkt worden in de boekhouding. En dan met name als het gaat om afwwaardering van de retour gekomen producten. Op basis daarvan moet dan duidelijk worden of uitbreiding van het RGS MKB schema (zie verderop) nodig is.
   
• Kosten realisatie webwinkel; het gaat dan zowel om het bouwen als onderhouden van de webwinkel. 
  Voor deze kosten kan gebruik gemaakt worden van de rekening "Websitekosten" (Verkoop gerelateerde kosten).
    
• Alle overige financiële boekingen die bij het exploiteren van een webwinkel kunnen voorkomen. Denk hierbij specifiek aan:
  
  • Personeelskosten als sprake is van een transportbedrijf met personeel; er is dan sprake van een loon- en salarisadministratie als sprake is van 'eigen personeel. Denk ook aan overige personeelskosten, zoals ingehuurde zzp'ers.
  • Verzekeringskosten; denk aan een aansprakelijkheidsverzekering.
  • Verkoopkosten; zoals reclamekosten en website kosten. 
  • Overige kantoorkosten; zoals telefoonkosten. 
  • Inkoop met goederenontvangst en inkoopfacturen boeken; voorraad aanvullen met nieuwe inkopen.

Al met al komt er heel wat kijken bij de boekhouding van een webwinkel. Als je niet de juiste software in huis hebt en/of geen administratiekantoor dat je goed en in geautomatiseerd kan ondersteunen kan het bijjouden van de boekhouding wel eens tijdrovender zijn dan je denkt. En als je zakendoet met het buitenland (zowel voor de inkoop van producten als verkoop daarvan) is het beslist aan te raden je vooraf goed te laten informeren. Zie ook hetgeen hiervoor genoemd is bij Belastingdienst.
  

RGS

Hiervoor hebben we verwezen naar de nodige grootboek rekeninggroepen binnen RGS die volgens ons prima door exploitanten van wwebwinkels gebruikt kunnen worden.

Tel hierbij op de vele andere standaard rekeningen in het RGS MKB decimaal rekeningschema. 

Branchegericht voor de webwinkel 
Om te beginnen kan iedere webwinkel exploitant bepaalde grootboekrekeningen verbijzonderen. Binnen RGS MKB kan dit op rekeningniveau via de 'eigen rekeningen'. Denk bijvoorbeeld aan de verbijzondering van omzet.

Mochten er specifieke grootboekrekeningen voor de webwinkel zijn gewenst in RGS MKB dan horen we dat graag, voorzien van een of meer boekingsvoorbeelden. Zo nodig wordt dan gewerkt met specifeke brancherekeningen voor webwinkels.