In Nederland, en trouwens vele andere landen, zijn we wat betreft de boekhouding opgegroeid met een decimaal rekeningstelsel voor het grootboek, onderverdeeld in 10-rubrieken van 0 t/m 9. Vandaag de dag is dit niet anders.

Inleiding RGS-referentiecode

Toen in 2012 het ReferentieGrootSchema (RGS) ten tonele kwam was de basis geen decimaal rekeningschema, maar een lettercodering, afkomstig van de methodiek binnen rapportagesoftware.  De rekening (handels)debiteuren werd niet meer aangeduid als bijvoorbeeld 1.300 of 13.001, maar als BVorDebHad. Zijnde de RGS-referentiecode (verder ook te noemen RGS-code).

Een andere bijzonderheid van RGS is dat ook rekeninggroepen (ook wel balansgroepen genoemd)  integraal opgenomen zijn. Daarmee krijgt de lettercodering ook een bredere betekenis. BVorDebHad duidt niet alleen de grootboekrekening Handelsdebiteuren aan, maar ook de bovenliggende balansgroepen van deze rekening, te weten:
B:              Balans;
BVor:        Balans vorderingen;
BVorDeb:  Balans vorderingen debiteuren
Met daaronder de grootboekrekening BVorDebHan “Handelsdebiteuren”.

Zowel de lettercodering voor het RGS als de integratie van de rekeninggroepen is al jaren breed geaccepteerd.

Let op:
Afgesproken is dat bij het gebruik van RGS de RGS-referentiecode altijd gebruikt wordt voor gegevensuitwisseling. Tussen bijvoorbeeld de boekhouding en jaarrekening- en/of fiscale (IB/VPB) aangiftesoftware. Ook in de XML Auditfile Financieel (XAF) en de RGS brugstaat maakt de RGS-code deel uit van de gegevensuitwisseling. Het decimaal rekeningnummer speelt geen rol bij deze gegevensuitwisseling.

Het decimaal rekeningschema zelf blijft wel gewoon behouden in de boekhouding.

Decimaal rekeningschema

Hoe werkt dit in combinatie met de RGS-referentiecode?

Boekhoudsoftware geeft gebruikers de mogelijk een decimaal rekeningschema in te richten, al dan niet naar eigen inzicht. Dat kan een 4-cijferig rekeningnummer zijn, maar ook 5, 6 of zelfs meer cijfers. Bij sommige boekhoudsoftware is sprake van een standaard (decimaal) rekeningschema, al dan niet uit te breiden met ‘eigen’ rekeningen. En er zijn boekhoudpakketten (veelal voor grote organisaties) die naast cijfers ook letters accepteren in het rekeningnummer, maar dat laten we hier even achterwege.

De meeste boekhoudsoftware ondersteunt RGS door het RGS-schema automatisch mee te leveren als onderdeel van de software. De gebruiker kan vervolgens ieder decimaal rekeningnummer toewijzen aan een corresponderende RGS-code. Zo wordt bijvoorbeeld de hiervoor genoemde rekening 13.001 “handelsdebiteuren” toegewezen aan de eveneens genoemde RGS-code BVorDebHan. Die toewijzing vindt dan plaats voor alle grootboekrekeningen volgens het decimaal rekeningschema. Desgewenst kunnen verschillende grootboekrekeningen toegewezen worden aan een zelfde RGS-code. Als voorbeeld van dit laatste nemen we opnieuw de RGS-code BVorDebHan. Binnen het decimaal rekeningschema kan de rekening 13.001 “Handelsdebiteuren binnenland” en 13.002 “Handelsdebiteuren buitenland” opgenomen worden als daar behoefte aan is. Beide grootboekrekeningen worden dan gekoppeld aan de RGS-code BVorDebHan.

Als binnen boekhoudsoftware voor nieuwe administraties een standaard rekeningschema meegeleverd wordt, dan is in de regel de koppeling naar het RGS-schema ook al een feit. De gebruiker heeft daar dan alleen nog omkijken naar RGS bij het opnemen van nieuwe rekeningen.

Referentienummer
Al sinds de start kent RGS, naast de eerder genoemde unieke RGS-code, ook een uniek decimaal referentienummer. Als volgt opgebouwd:

• Positie 1 en 2 voor de hoofdrubriek (01 – 99); bijv. “10 Liquide middelen”.
• Positie 3 en 4 voor de rubriek (01 – 99); bijv. “1001 Kasmiddelen”.
• Positie 5 en 6 voor de grootboekrekening (01 – 99); bijv. “100101 Grootboekrekening Kas”.
• Positie 7 als extensiecode (0 – 9). 
• Mutaties worden eveneens genummerd van 01 – 99, maar worden in het referentienummer achter de “.” gezet. Dit betreft alle RGS-codes op niveau 5.
  Soms wordt een punt ook gebruikt

Het referentienummer met een punt is in de praktijk binnen veel boekhoudpakketten echter niet te gebruiken als intern decimaal rekeningnummer.

Een voorbeeld is de rekening 1209120.4 (BSchOppOppGet) “In rekening gebrachte termijnen”.
En we komen ook op het niveau van hoofdrubriek soms een punt tegen in het referentienummer.
Zie 80.9 (WAkf) “Algemene beheerskosten”.

Hoofdrubrieken en rubrieken worden achter hun nummer voorzien van nullen, zodat alle nummers uit zeven posities zouden bestaan. Dit laatste is voor de hoofdrubrieken niet opgevolgd in het standaard RGS schema. Waardoor de sortering volgens het Referentienummer niet goed werkt. Zie RGS schema t/m niveau 3.

Vanuit het SBR programma is eerder een voorstel gedaan het huidige referentienummer te laten vervallen.

RGS MKB: traditioneel decimaal rekeningschema

Omwille van bovenstaande kent RGS MKB, naast de standaard RGS-code, zelf een decimaal rekeningnummer, opgebouwd uit 5 cijfers, waarbij het eerste cijfer de rubriek (0-9) is, naar analogie van een decimaal rekeningnummer.
Opvragen complete RGS MKB decimaal rekeningschema.

Als het decimaal rekeningschema van RGS MKB wordt gebruikt als basis voor een intern rekeningschema wordt geadviseerd uit te gaan van 6-cijferig rekeningschema, zodat er per standaard rekening 9 mogelijkheden zijn voor het toevoegen van een ‘eigen’ rekeningnummer. Deze eigen rekeningnummers krijgen dan dezelfde RGS-code toegewezen als de standaard rekening.  
Zie Wiki RGS MKB als decimaal rekeningschema gebruiken binnen je eigen organisatie.