Met onder andere een uitgebreid voorbeeld van de loonjournaalpost op basis van RGS. Maar ook: uitkering van verlofdagen en verlofuren, tantièmes en gratificaties, personeelsvereniging en personeelsfonds, voorschotten aan personeel en auto- en reiskosten. En de (loon)kosten in relatie tot de werkkostenregeling. 

Het doel van deze “RGS casus” is om weer te geven op welke wijze het grootboek aan RGS-codes gekoppeld kunnen worden voor wat betreft de salarissen, lonen en personeelskosten.

Deze uitgave is met nadruk geen cursus “salarisadministratie” of een onderdeel daarvan, maar louter bedoeld als handvat om looncodes te koppelen aan de corresponderende RGS-codes voor verdere afhandeling in de boekhouding.

In deze uitgave is een specificatie opgenomen van zo’n 150 RGS codes voor lonen, salarissen en personeelskosten én nog eens zo’n 120 RGS codes voor de WKR (werkkostenregeling). Totaal zo’n 270 RGS-codes t.b.v. lonen, salarissen en personeelskosten.

Looncomponenten
In Salarissoftware wordt in de regel gewerkt met looncomponenten die gekoppeld worden aan grootboekrekeningen. Een loonjournaalpost zorgt er vervolgens voor dat de boekhouding wordt bijgewerkt op basis van een verloning. In dit document wordt het RGS gezien als implementatie van grootboekrekeningen die gekoppeld worden aan de looncomponenten. In tegenstelling tot een rekeningschema per bedrijf is het RGS een open standaard die dus vrij beschikbaar is en ook opgenomen kan worden binnen salarispakketten. Als vervolgens een individueel rekeningschema van een bedrijf ook gekoppeld wordt aan RGS kan de loonjournaalpost opgenomen worden in de boekhouding zonder dat per bedrijf looncomponenten aan grootboekrekeningen gekoppeld hoeven te worden.

Boekingen
Uitgangspunt zijn boekingen op basis van de loonjournaalpost met als basis de loonjournaalpost van de (periodieke) verloning.
Daarnaast kan sprake zijn van:

• Uitbetaling van de netto lonen; via de boekhouding.
• Vakantiegeld;
• Uitkering van verlofdagen en verlofuren;
• Tantièmes en gratificaties;
• Personeelsvereniging en personeelsfonds;
• Voorschotten aan personeel;
• Auto- en reiskosten en salarisadministratie.

Loonjournaalpost
Hierna is een voorbeeld opgenomen van een periodieke loonjournaalpost:

In onderstaand voorbeeld wordt uitgegaan van een maandelijkse salarisbetaling als volgt:
- Bruto loon werknemer € 3.900
- Woon/werk vergoeding vrijgesteld € 100
- Te betalen loonheffing € 900
- Te betalen pensioenpremies € 400 (werknemersdeel )
- Netto uit te keren loon € 2.600 (3.900 - 1.300)
- Te betalen sociale lasten € 500 (werkgeversdeel)
- Te betalen pensioenpremies € 400 (werkgeversdeel)
- Reservering vakantiegeld € 310 (8% loon € 280 en soc. lasten werkgever € 30)

Aandachtspunt
Sociale lasten (werkgeversdeel) wordt op een aparte RGS-code geboekt op de W&V-rekening. Wat betreft de balans maken deze sociale lasten onderdeel uit van de Loonheffing (sinds 2006). RGS kent echter nog een aparte code “Premies sociale verzekeringen” op de balans. De vraag is nu of deze rekening nog wel van toepassing is?

Volledige casus
De volledige casus (ruim 40 pagina's) is te uitgebreid om hierna uit te schrijven.

De complete inhoudsopgave van de casus is als volgt:

1. Inleiding
   
   
2. Boekingen
   2.1   Inleiding
   2.2   De periodieke loonjournaalpost
   2.3   Uitbetaling van de netto lonen
   2.4   Vakantiegeld
   2.5   Uitkering van verlofdagen en verlofuren
   2.6   Tantièmes en gratificaties
   2.7   Personeelsvereniging en personeelsfonds
   2.8   Voorschotten aan personeel
   2.9   Auto- en reiskosten en salarisadministratie
     
3. Werkkostenregeling
   3.1   Inleiding
   3.2   Werkkosten vrije ruimte
   3.3   Werkkosten met nihilwaardering
   3.4   Werkkosten gericht vrijgesteld
   3.5   Werkkosten noodzakelijkheidscriterium
   3.6   Werkkosten intermediair
   3.7   Werkkosten belast loon
   3.8   Werkkosten geen of vrijgesteld loon
   3.9   Werkkosten via de boekhouding
   3.10 Eindheffing en correctie BTW
     
4. Loonkosten
   4.1 Lonen en salarissen
   4.1.1   Bezoldiging van bestuurders en gewezen bestuurders
   4.1.2   Bezoldiging van commissarissen en gewezen commissarissen
   4.1.3   Tantièmes en provisie
   4.1.4   Lonen
   4.1.5   Overwerk
   4.1.6   Onregelmatigheidstoeslag
   4.1.7   Vakantiebijslag en vakantiedagen
   4.1.8   Gratificaties
   4.1.9   Lonen in natura
   4.1.10 Spaarloon
   4.1.11 Ontslagvergoedingen
   4.1.12 Lasten in verband met op aandelen gebaseerde betalingen
   4.1.13 Loonkostenreductie
   4.1.14 Overige toeslagen
   4.1.15 Overige lonen en salarissen
   4.1.16 Loonkostensubsidie (LIV)
   4.1.17 Doorberekende Lonen en salarissen
   
   4.2    Sociale lasten
   4.3    Pensioenlasten
   4.4    Overige lasten uit hoofde van personeelsbeloningen
    
5. Overige personeelsgerelateerde kosten
   
   
6. De balans en tussenrekeningen
   6.1   Inleiding
   6.2   Kortlopende schulden salarisverwerking
   6.3   Belastingen en premies sociale verzekeringen
   6.4   Vorderingen uit hoofde van belastingen
   6.5   Kortlopende schulden tussenrekeningen salarissen
   6.6   Vorderingen tussenrekeningen salarissen

Bijlagen:
I Vragen aan (onder andere) de RGS beheergroep.

Opvragen complete casus
Opvragen complete rapport, "RGS casus lonen, salarissen en personeelskosten" (via Softwarepakketten.nl).