Boekhoudplaza.nl

Wiki RGS in de boekhouding

Wiki RGS in de boekhouding > RGS in de boekhouding soorten van boekingen

RGS en Handelsgoederen onderweg, zowel inkoop als verkoop, boeken

Een handelsbedrijf heeft te maken met inkoop en verkoop van goederen. Aan de inkoopzijde vindt de ontvangst van de goederen (in het magazijn) niet altijd op hetzelfde moment plaats als de ontvangst van de inkoopfactuur. En aan de verkoopzijde vindt de aflevering van de goederen (bij de klant) niet altijd op hetzelfde moment plaats als het versturen van de verkoopfactuur. We spreken dan van goederen- en facturen onderweg, zowel aan de inkoop- als verkoopkant. Deze Wiki is bedoeld uitleg te geven van de mogelijkheden die RGS biedt aan het boekhoudkundig registreren van goederen- en facturen onderweg in het grootboek. Verder aan te duiden als goederen onderweg.

Inkopen goederen- en facturen onderweg

Bij inkopen hebben we te maken met:

  1. Goederenontvangst; ontvangst van de goederen in het magazijn.
  2. Factuurontvangst: het registreren van de inkoopfactuur in de administratie.

Als de goederenontvangst alleen geboekt wordt in de financiële administratie op basis van de (inkoop)factuur dan is geen sprake van goederen- en facturen onderweg. De boeking luidt dan:
- Voorraad (D);
- Te vorderen BTW (D);
- Crediteuren (C).
(Prijsverschillen als gevolg van waardering voorraad buiten beschouwing gelaten).

Bij deze casus gaan we er vanuit dat de ontvangst van de goederen en de inkoopfactuur afzonderlijk geregisteerd worden.
Ook de tijdsvolgorde kan dan nog een rol spelen. Ontvangen we altijd eerst de goederen en daarna de factuur. Altijd eerst de factuur en daarna de goederen. Of is dat per leverancier of zelfs per levering verschillend.

Goederenontvangst en dan factuurontvangst
Als de goederen eerst ontvangen worden en daarna pas de factuur kan gebruik gemaakt worden van een (tussen)rekening "te ontvangen facturen". De boekingen luiden dan:

Goederenontvangst
Bij de goederenontvangst wordt de voorraad bijgewerkt op basis van het aantal ontvangen goederen en de daarvoor afgesproken inkoopprijs. Geboekt wordt op de volgende rekeningen:
- Voorraad (D);
- Nog te ontvangen facturen (C);

Factuurontvangst
Bij de factuurontvangst wordt de crediteurenadministratie bijgewerkt op basis van de factuurprijs. Daar tegenover wordt dan de te verrekenen BTW bijgewerkt en de rekening "Nog te ontvangen facturen". Geboekt wordt op de volgende rekeningen:
- Nog te ontvangen facturen (D); 
- Te vorderen BTW (D);
- Crediteuren (C).
De rekening "Nog te ontvangen facturen" loopt dan weer glad voor deze factuur.

Factuurontvangst en dan goederenontvangst
Naast de volgorde van boeken is alleen sprake van een andere (tussen)rekening, te weten: "Nog te ontvangen goederen".

RGS
De volgende RGS-codes zijn beschikbaar om beide registraties te boeken in het grootboek.

  • Onder Vorderingen
    BVorTusTin (1105300) Tussenrekeningen inkopen;
    Onderverdeeld op mutatienivo (5) in RGS naar:
    - Tussenrekening nog te ontvangen goederen;
    - Tussenrekening nog te ontvangen facturen;
    - Tussenrekening inkoopverschillen.

  • Onder Schulden op korte termijn
    BSchTusTin (1222000) Tussenrekeningen inkopen;
    Onderverdeeld op mutatienivo (5) in RGS naar:
    - Tussenrekening nog te ontvangen goederen;
    - Tussenrekening nog te ontvangen facturen;
    - Tussenrekening inkoopverschillen. 

Wij volgen het principe dat we, in elk geval voor de doelgroep MKB, alleen gebuik maken van RGS niveau 4 (rekeningen) en niet van niveau 5 (mutaties). Zie de RGS-codes voor tussenrekeningen inkopen als schulden en vorderingen

Voor onze rekening "Nog te ontvangen facturen" die we als eerst crediteren bij de goederenontvangst (er ontstaat een schuld) adviseren we dan de RGS-code BSchTusTin (1222000) "Tussenrekeningen inkopen" te gebruiken.

Voor onze rekening "Nog te ontvangen goederen" die we als eerste debiteren bij het boeken van de inkoopfactuur (er ontstaat als het ware een vordering) adviseren we dan de RGS-code BVorTusTin (1105300) "Tussenrekeningen inkopen" te gebruiken.

Wij hadden het logischer gevonden als de tussenrekeningen "nog te ontvangen goederen" en "nog te ontvangen facturen" op niveau 4 waren opgenomen in het RGS-schema en dan zonder omslagcode.
  

Verkopen goederen- en facturen onderweg

Bij verkopen hebben we te maken met:

  1. Afleveren van de goederen; verzenden en afleveren van de goederen bij de klant.
  2. Factuur sturen: het verzenden het registreren van de verkoopfactuur in de administratie.

Als het afleveren van de goederen alleen geboekt wordt in de financiële administratie op basis van de (verkoop)factuur dan is geen sprake van goederen- en facturen onderweg. De boeking luidt dan:
- Debiteuren (D);
- Af te dragen BTW (C);
- Opbrengst (C).
En
- Kostprijs verkopen (D);
- Voorraad (C).
(Eventuele kortingen zijn buiten beschouwing gelaten).

Bij deze casus gaan we er vanuit dat het afleveren van de goederen en de verkoopfactuur afzonderlijk geregisteerd worden.
Ook de tijdsvolgorde kan dan nog een rol spelen. Leveren we altijd eerst de goederen en daarna de factuur. Altijd eerst de factuur en daarna de goederen. Of is dat per klant of zelfs per levering verschillend.

Afleveren goederen en dan de verkoopfactuur
Als de goederen eerst afgeleverd worden en daarna pas de (verkoop)factuur kan gebruik gemaakt worden van een (tussen)rekening "nog te factureren". De boekingen luiden dan:

Afleveren goederen
Bij het afleveren van de goederen wordt de voorraad afgeboekt op basis van het aantal verzonden goederen, tegen de daarvoor geldende kostprijs. Geboekt wordt op de volgende rekeningen:
- Nog te factureren (D);
- Voorraad (C);

Versturen factuur
Vanuit de verkoopfactuur wordt de debiteurenadministratie bijgewerkt op basis van de factuurprijs. Daar tegenover wordt dan de af te dragen BTW bijgewerkt en de omzetrekening. Ook wordt dan de kostprijs geboekt. Geboekt wordt op de volgende rekeningen:
- Debiteuren (D); 
- Af te dragen BTW (D);
- Omzet (C).
EN
- Kostprijs verkopen (D);
- Nog te factureren (C).
De rekening "Nog te factureren" loopt dan weer glad voor deze factuur.

Versturen factuur en dan afleveren van de goederen
Naast de volgorde van boeken is alleen sprake van een andere (tussen)rekening, te weten: "Nog te verzenden goederen".

RGS
De volgende RGS-codes zijn beschikbaar om beide registraties te boeken in het grootboek.

  • Onder Schulden op korte termijn
    BSchTusTvk (1227000) Tussenrekeningen verkopen
    Onderverdeeld op mutatienivo (5) in RGS naar:
    - Tussenrekening nog te factureren;
    - Tussenrekening nog te verzenden goederen;
    - Tussenrekening verkoopverschillen.
     
  • Onder Vorderingen
    BVorTusTvk (1105800) Tussenrekeningen verkopen
    Tussenrekening nog te factureren;
    Tussenrekening nog te verzenden goederen;
    Tussenrekening verkoopverschillen.

Wij volgen het principe dat we, in elk geval voor de doelgroep MKB, alleen gebuik maken van RGS niveau 4 (rekeningen) en niet van niveau 5 (mutaties). 

Voor onze rekening "Nog te factureren" die we als eerst dediteren bij het afleveren van de goederen (er ontstaat een vordering) adviseren we dan de RGS-code BVorTusTvk (1105800) "Tussenrekeningen verkopen" te gebruiken.

Voor onze rekening "Nog te verzenden goederen" die we als eerste crediteren bij het boeken van de verkoopfactuur (er ontstaat als het ware een schuld) adviseren we dan de RGS-code BSchTusTvk (1227000) "Tussenrekeningen verkopen" te gebruiken.

Wij hadden het logischer gevonden als de tussenrekeningen "nog te verzenden goederen" en "nog te factureren" op niveau 4 waren opgenomen in het RGS-schema en dan zonder omslagcode.
 


Deze WIKI RGS is continu in ontwikkeling.

Suggesties en meewerken aan de ontwikkeling van deze WIKI is van harte welkom.

Om een compleet beeld te krijgen, zie ook:

RGS Niet Ready
Openstaande punten RGS.