Productie-, installatie- en handelsbedrijven hebben te maken met inkoop en verkoop van goederen (denk aan grondstoffen en handelsartikelen). Aan de inkoopzijde hoeft de ontvangst van de goederen (in het magazijn) niet altijd op hetzelfde moment plaats als de ontvangst van de inkoopfactuur. Deze Wiki is primair bedoeld uitleg te geven van de mogelijkheden die RGS biedt aan het boekhoudkundig registreren van goederen- en facturen onderweg in het grootboek. Verder aan te duiden als goederen onderweg.

Inkopen goederen- en facturen onderweg

Bij inkopen hebben we te maken met:

1. Goederenontvangst; ontvangst van de goederen in het magazijn.
2. Factuurontvangst: het registreren van de inkoopfactuur in de administratie.

Stel dat sprake is van 500 euro aan ontvangen goederen excl. BTW.

Als de goederenontvangst alleen geboekt wordt in de financiële administratie op basis van de (inkoop)factuur dan is geen sprake van goederen- en facturen onderweg. 

Uitgaande van handelsvoorraad luidt de boeking op basis van RGS dan als volgt:

Prijsverschillen als gevolg van waardering van voorraad tegen de Vaste verrekenprijs hebben we hier buiten beschouwing gelaten.

Bij deze casus gaan we er verder vanuit dat de ontvangst van de goederen en de inkoopfactuur afzonderlijk geregisteerd worden.
Ook de tijdsvolgorde kan dan nog een rol spelen. Ontvangen we altijd eerst de goederen en daarna de factuur. Altijd eerst de factuur en daarna de goederen. Of is dat per leverancier of zelfs per levering verschillend.

Goederenontvangst en dan factuurontvangst
Als de goederen eerst ontvangen worden en daarna pas de factuur kan gebruik gemaakt worden van de rekening "Tussenrekening inkopen".

De boekingen luiden dan:

Goederenontvangst
Bij de goederenontvangst wordt de voorraad bijgewerkt op basis van het aantal ontvangen goederen en de daarvoor afgesproken inkoopprijs. Geboekt wordt op de volgende rekeningen:

Factuurontvangst
Bij de factuurontvangst wordt de crediteurenadministratie bijgewerkt op basis van de factuurprijs. Daar tegenover wordt dan de te verrekenen BTW bijgewerkt en de rekening "Tussenrekening inkopen". Geboekt wordt op de volgende rekeningen:

De rekening "Tussenrekening inkopen" loopt dan weer glad voor deze factuur. 

Factuurontvangst en dan goederenontvangst
Naast de volgorde van boeken is alleen sprake van een andere (tussen)rekening, te weten: BVorTusTin (14520) "Tussenrekening inkopen". Er is hier sprake van een vordering (zeg maar de te ontvangen goederen);.

Bij bovenstaande wordt er vanuit gegaan dat de (tussen)rekeningen (zo mogelijk automatisch) afgeletterd worden op basis van een (inkoop)ordernummer, pakbonnummer en/of inkoopfactuurnummer.