(Voor vennootschappen):
De RJ (Raad voor de Jaarverslaggeving) noemt 2 mogelijkheden om de kosten van Groot onderhoud van Materiele vaste activa te verwerken, te weten: 1) Via een onderhoudsvoorziening en 2) onderhoud in de boekwaarde van het actief. Op basis van de componentenbenadering.  

Volgens de RJ-Uiting 2018-5: 'Richtlijn 212 'Materiële vaste activa'; is de mogelijkheid komen te vervallen om kosten van groot onderhoud in de winst-en-verliesrekening te verwerken.voor boekjaren vanaf 1-1-2019.

Onderstaand wordt ingegaan op de toegestane mogelijkheden om de kosten van Groot onderhoud van Materiele vaste activa te verwerken.

1. Groot onderhoud materiële vaste activa via een onderhoudsvoorziening verwerken
   In dit geval wordt een (onderhouds)voorziening gevormd door elke periode of boekjaar een deel van de (geschatte) kosten te boeken op de W&V-rekening en te reserveren op de balans. Het groot onderhoud zelf wordt vervolgens (na een aantal jaren) geboekt ten laste van de gevormde reserve op de balans.
   
   Dit is uitgewerkt bij de Wiki RGS en Voorzieningen in de boekhouding. Met journaalposten op basis van RGS-codes.  
      
2. Verwerking van kosten van groot onderhoud in de boekwaarde van het actief
   Op basis van de componentenbenadering. Dit laatste wil zeggen dat het groot onderhoud wordt beschouwd als apart component van betreffend actief.

   Bij een componentenbenadering moet eveneens voor boekjaren per 1 januari 2019 uitgegaan worden vanaf het moment van aankoop van het actief. De componentenbenadering pas toepassen op het moment dat groot onderhoud wordt gepleegd is sindsdien niet meer toegestaan.

   De componentenbenadering mag prospectief verwerkt worden. Dit betekent dat deze benadering niet met terugwerkende kracht toegepast hoeft te worden voor reeds vóór 1 januari 2019 verwerkte activa.

   Afschrijving van betreffende component, bijvoorbeeld een onderdeel dat na een aantal jaren vervangen moet worden of schilderwerk dat over een aantal jaren moet plaatsvinden, vindt plaats over de gebruiksduur van het betreffende component. En dus niet over de totale gebruiksduur van het actief zelf.
   
   Voorbeeld:
   Zo kan een gebouw afgeschreven worden over 20 of 30 jaar, terwijl het schilderwerk om de 10 jaar moet plaatsvinden. Het component schilderwerk wordt dan over 10 jaar afgeschreven.
   Of een machine wordt afgeschreven over 10 jaar, terwijl een bepaald onderdeel om de 3 jaar vervangen moet worden. Betreffende onderdeel wordt dan over 3 jaar afgeschreven.

   De boekwaarde van het vervangen bestanddeel wordt gedesinvesteerd. Daarvoor in de plaats kan dan een nieuw bestanddeel opgenomen worden als er in de toekomst wederom kosten van groot onderhoud nodig zijn.
   
   Om een en ander te verduidelijken is hierna een voorbeeld van de RJ opgenomen dat wij aangevuld hebben met boekingsvoorbeelden op basis van RGS rekeningen.
   
   Vaste activa administratie
   Een uitgebreide vaste activa administratie, als subadministratie van het grootboek, is volgens Boekhoudplaza.nl een vereiste voor een goede registratie van de componentenbenadering. Een dergelijke administratie behoort dan ook tot de bagage van ieder boekhoudpakket.
   
   Aanbevolen:
   - Wiki RGS en Vaste activa en afschrijvingen in de boekhouding  
   - Wiki Boekhoudsoftware Vaste activa administratie en afschrijvingen.
     

Kosten groot onderhoud via boekwaarde actief volgens de componentenbenadering

Bron: voorbeeld vanuit de RJ

Een rechtspersoon heeft een pand met een kostprijs (inkoopprijs) van € 2.000.000. Op het moment van investeren worden de volgende schattingen gemaakt. De resterende gebruiksduur bedraagt 40 jaar.

Eens per 10 jaar dient het dak te worden gerenoveerd tegen de geschatte kosten van € 200.000.
De lift dient om de vijf jaar te worden geïnspecteerd; de geschatte kosten bedragen € 100.000.
(Deze kosten zijn feitelijk deel van de inkoopprijs van  € 2.000.000).

Na jaar 5 wordt de lift daadwerkelijk geïnspecteerd ten bedrage van € 110.000 en na jaar 8 wordt het dak gerenoveerd ten bedrage van € 195.000.

BTW is buiten beschouwing gelaten!
  

Uitwerking 1 - actief aangeschaft na 1-1-2019

De kostprijsbestanddelen van de renovatie van het dak en de inspectie van de lift zijn volgens de componentenbenadering gescheiden van de totale kostprijs (c.q. inkoopprijs). Componenten zijn dan als volgt:

1. Dak, investering van € 200.000.
   Afschrijving over 10 jaar, bedraagt € 20.000 per jaar.
      
2. Lift, investering van € 100.000.
   Afschrijving over 5 jaar, bedraagt € 20.000 per jaar.
     
3. Gebouw , € 1.700.000 (€ 2.000.000 minus 300.000).
   Afschrijving over 40 jaar, bedraagt € 42.500 per jaar.

De aanschafprijs van € 2.000.000 is dus verdeeld in bovenstaande componten.

Volgens RGS wordt van de aankoop van de activa als volgt geboekt:

Het eerste jaar is de afschrijving € 82.500 (€ 42.500 + € 20.000 + € 20.000).

Volgens RGS wordt de afschrijving als volgt geboekt:

In de vaste activa administratie onderverdeeld naar genoemde componenten.

Na jaar 5 wordt de lift geïnspecteerd: de kosten ad € 110.000 van de inspectie worden als nieuw afzonderlijk bestanddeel geactiveerd als onderdeel van het pand, en worden afgeschreven over de verwachte gebruiksduur.

Er zijn geen desinvesteringen noodzakelijk, aangezien de boekwaarde van het liftbestanddeel nihil bedraagt aan het eind van jaar 5.

Volgens RGS wordt geboekt:

A. van de inspectiekosten:

B. van de desinvestering van het eerder opgenomen ‘Lift”-component:

In de vaste activa administratie gespecificeeerd naar genoemde component.

De kostprijs van het renoveren van het dak na jaar 8 ad € 195.000 wordt als nieuw afzonderlijk bestanddeel geactiveerd als onderdeel van het pand en wordt afgeschreven over de verwachte gebruiksduur.

Aangezien het dak eerder is gerenoveerd dan was voorzien, wordt de resterende boekwaarde van € 40.000 (€ 200.000 minus 8 jaar afschrijving van € 20.000) gedesinvesteerd en als boekverlies verantwoord in de winst-en-verliesrekening.

Volgens RGS wordt geboekt:

A. van de renovatiekosten:

B. van de desinvestering van het eerder opgenomen “dakrenovatie”-component (incl. desinvestering):

In de vaste activa administratie gespecificeeerd naar genoemde component.
  

Uitwerking 2 - actief aangeschaft vóór 1-1-2019

(overgangsbepaling is van toepassing voor activa die reeds zijn verwerkt vóór 1 januari 2019).

Indien de kostprijsbestanddelen van de renovatie van het dak en de inspectie van de lift niet volgens de componentenbenadering zijn gescheiden van de totale kostprijs en er tevens geen voorziening wordt gevormd voor de kosten van groot onderhoud, bedragen de afschrijvingen € 50.000 per jaar (€ 2.000.000/40 jaar).

Volgens RGS wordt de afschrijving als volgt geboekt:

In de vaste activa administratie onderverdeeld naar genoemde componenten.

Ook al zijn de lift en/of het dak niet afzonderlijk onderkend als bestanddeel dan wordt de boekwaarde van het vervangen bestanddeel gedesinvesteerd.

Indien de bepaling van de boekwaarde van het vervangen bestanddeel praktisch niet uitvoerbaar is, wordt de kostprijs van de vervanging als aanwijzing gebruikt.

Na jaar vijf dient de liftinstallatie te worden geïnspecteerd. De kosten ad € 110.000 worden geactiveerd, echter, de boekwaarde van de inspectie van de lift wordt gedesinvesteerd.

Indien de kostprijs van € 110.000 wordt gehanteerd als benaderde waarde, wordt gedesinvesteerd 96.250, als volgt berekend:
€ 110.000 minus 5 jaar afschrijving:
€ 110.000 * 5/40 jaar) bedraagt € 13.750 aan afschrijving. Dus al geboekt in reguliere afschrijving.
€ 110.000 minus € 13.750 bedraagt € 96.250 als desinvestering.
Dus afboeken van pand € 96.250. Afschrijving pand wordt daarna ook minder, net als bij uitwerking onder 1.

Volgens RGS wordt geboekt:

A. van de inspectiekosten:

B. van de desinvestering

In de vaste activa administratie onderverdeeld naar genoemde component.

Eenzelfde verwerkingswijze vindt plaats na 8 jaar bij de renovatie van het dak.
De kostprijs ad € 195.000 wordt verwerkt als materieel vast actief.

Desinvestering vindt plaats van het te renoveren dak ten bedrage van € 156.000, als volgt berekend:
€ 195.000 minus 8 jaar afschrijving:
€ 195.000 * 8/40 jaar) bedraagt € 39.000 aan afschrijving. Dus al geboekt in reguliere afschrijving.
€ 195.000 minus € 39.000 bedraagt € 156.000 als desinvestering.
Dus afboeken van pand € 156.000. Afschrijving pand wordt daarna ook minder, net als bij uitwerking onder 1.

Volgens RGS wordt geboekt:

A. van de renovatiekosten:

B. van de desinvestering:

In de vaste activa administratie onderverdeeld naar genoemde component.

De boekverliezen ontstaan door de in het verleden te laag verantwoorde afschrijvingen over de gebruiksduur van de relevante componenten.