|
Via de werkkostenregeling (WKR) kunt u als werkgever onbelaste vergoedingen aan uw werknemers geven. U mag ook zaken vergoeden waar een werknemer privé voordeel van kan hebben. Denk aan gereedschap, tablets, sportabonnementen of kerstpakketten. Voor bepaalde producten, zoals gereedschap, tablets en smartphones geldt het zogeheten noodzakelijkheidscriterium. Deze goederen kunt u belastingvrij geven als u deze nodig vindt voor het werk. Het privégebruik is dan niet meer van belang.
Belastingdienst, handboek loonheffingen
U mag een percentage van uw totale fiscale loon, de vrije ruimte, besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers.
Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen door gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen.
De werkkostenregeling geldt voor alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen. Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die geen loon zijn of geen belast loon, vallen niet onder de regeling en gaan dus niet ten koste van de vrije ruimte.
Zie ook Artikel 31 Wet op de loonbelasting 1964 (Eindheffing).
RGS
Kosten vergoed aan werknemers zijn in relatie tot de WKR binnen RGS op niveau 4 verdeeld naar:
- Vrije ruimte; dat deel van het totale fiscale loon (uitgedrukt in een percentage) dat besteed mag worden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers.
- Nihilwaarderingen; de waarde van voorzieningen die werknemers op de werkplek gebruiken.
- Gerichte vrijstellingen; gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van uw vrije ruimte als de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen blijven binnen de voorwaarden die voor deze gerichte vrijstellingen gelden.
- Werkkosten noodzakelijkheidscriterium; Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die voldoen aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Zoals gereedschap, tablets en smartphones.
- Intermediaire kosten; Vergoedingen voor bedragen die een werknemer meestal in opdracht en voor rekening van de werkgever voorschiet. Deze vergoedingen zijn geen loon voor de werknemer en kunnen onbelast vergoed worden.
- Belast loon; Hetgeen altijd behoort tot belastbaar loon en dus geen deel kan uitmaken van de hiervoor genoemde vrije ruimte.
- Werkkosten geen of vrijgesteld loon; De Belastingdienst spreekt van 'voordelen buiten de dienstbetrekking' als het gaat om 'geen loon', zoals het verstrekken van een fruitmand aan een zieke werknemer. Vrijgesteld loon zijn vrijgestelde aanspraken, vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen en vergoedingen en verstrekkingen wegens schade aan of verlies van persoonlijke zaken.
- Werkkosten overig; Werkkosten die onder de eindheffing vallen.
Op RGS niveau 5 (mutaties) is genoemde WKR-indeling onderverdeeld naar 130 afzonderlijke RGS-codes.
Die onderverdeling valkt buiten de scope van RGS MKB.
Hieronder noemen we enkele specifieke rekeningen (c.q. RGS-codes) die betrekking kunnen hebben op met name het benutten van de vrije ruimte:
- Kilometervergoeding belast;
Let op: momenteel is alleen een RGS-code “Kilometervergoeding” onder de autokosten. Zonder aanduiding belast of onbelast.
- Vergoeding personeel belast.
- Werkkleding belast;
Let op: momenteel alleen een RGS-code “Werkkleding”, zonder aanduiding belast of onbelast.
- Maaltijden en consumpties personeel belast;
Let op: momenteel alleen een RGS-code “Maaltijden en consumpties personeel”, zonder aanduiding belast of onbelast.
- Werkgeversbijdrage personeelsvereniging, -fonds belast.
- Personeelsuitjes en geschenken.
Kosten WKR en BTW
Voor de werkkostenregeling moeten kosten inclusief BTW geboekt worden (als er sprake is van BTW). Dit is met name een aandachtspunt als bepaalde werkkosten via de boekhouding geboekt worden. Omdat in de regel in de boekhouding kosten juist excl. BTW geboekt worden.
Aanbevolen
|
