Boekhoudplaza.nl

Wiki RGS in de boekhouding

Wiki RGS in de boekhouding > RGS in de boekhouding soorten van boekingen

RGS en Vraagposten

Accountants- en administratiekantoren weten regelmatig niet wat hun klanten wel weten over bijvoorbeeld een bankmutatie. Is  sprake van een zakelijke uitgave of een privé uitgave. Deze kantoren zetten daarom een post regelmatig even op ‘vraagposten’ om daarna met de klant af te stemmen waarop de bankmutatie specifiek betrekking heeft.

Daarnaast is het gebruik van een grootboekrekening ‘vraagposten’ vaak gestuurd door de verplichting om een bankafschrift in z’n geheel te verwerken i.p.v. bankmutaties die niet gelijk duidelijk zijn achteraf te kunnen verwerken. Het bankafschrift is op deze wijze geheel geboekt en sluit qua banksaldo dan ook aan met de administratie. Het bedrag op de rekening "vraagposten" wordt dan achteraf weggeboekt naar de juiste rekening(en).

Accountants- en administratiekantoren kunnen ook werken met de rekening "vraagposten" als klanten zelf boeken en een bepaalde boeking niet kwijt kunnen. De grootboekrekening vraagposten biedt dan uitkomst.

De rekening vraagposten is een (bijzondere) tussenrekening die niet gestuurd wordt door andere boekingen en daarmee vanzelf weer glad loopt. Een voorbeeld van dit laatste is de rekening kruisposten voor de bank (binnen RGS aangeduid als "Stortingen onderweg"). 
Als je een bedrag overmaakt van de ene naar de andere bank dan loopt dat via de rekening kruisposten. Stel je boekt 500 euro van je reguliere bank naar je PayPal-rekening. Dan werkt dit als volgt:

Via de transactie op de reguliere bankrekening wordt geboekt:
- Stortingen onderweg (kruiposten)    500,00
- Aan Bank                                                         500,00

Om vervolgens via de PayPal-rekening te boeken:
- PayPal                                              500,00
- Aan Stortingen onderweg                                500,00

De rekening "Stortingen onderweg" loopt nu weer netjes glad.

Een ander voorbeeld is de ontvangst van een betaling van een klant, waarbij geen factuurnummer of ander kenmerk is gemeld. Het is niet direct duidelijk op welke openstaande post deze ontvangst betrekking heeft. Een dergelijke ontvangst kan dan tijdelijk geboekt worden op de rekening "Tussenrekening ontvangsten debiteuren (ontvangsten onderweg)". Wij hadden liever de benaming "kruisposten" debiteuren gezien, maar dat terzijde. Zodra uitgezocht is op welke openstaande post betreffende ontvangst betrekking heeft wordt deze weer overgeboekt en loopt betreffende tussenrekening weer glad. Onvermeld hieft te worden dat je een dergelijke tussenrekening zo snel mogelijk uitzoekt en weer glad loopt. 

Bij deze meeste tussenrekeningen is duidelijk waar deze bij rapportages (denk aan een jaarrekening) meegenomen moet worden. 
"Stortingen onderweg" wordt meegeteld bij het saldo 'liquide middelen" en de "Tussenrekening ontvangsten debiteuren" bij het saldo "debiteuren". Je kunt dus een balans opstellen zonder dat betreffende (tussen)rekeningen glad lopen. Bij deze laatste tussenrekening met een aantal uit te zoeken mutaties in alle redelijkheid en in verhouding staand tot debiteurenvorderingen in het algemeen.
  

Saldo op de rekening Vraagposten: dan geen balans

De rekening vraagposten is een bijzondere (tussen)rekening. Een saldo op deze rekening (en dan hebben we het niet over een paar euro) voorkomt feitelijk dat een balans of bijvoorbeeld een winstaagifte inkomstenbelasting (IB) of vennootschapsbelasting (VPB) samengesteld kan worden. 

Hiervoor is al genoemd dat tussenrekeningen als "Stortingen onderweg" en "Ontvangsten debiteuren" eenvoudig meegeteld worden bij het opstellen van rapportages. Bij de rekening "Vraagposten" is dat een heel ander verhaal, want waar wordt het saldo van deze rekening meegeteld. Voor de hand ligt om als antwoord te geven bij "Schulden op korte termijn" als sprake is van een credit saldo en bij "Vorderingen" als sprake is van een debet saldo. Maar zo eenvoudig is het niet. 

Een mutatie op de rekening "Vraagposten" kan ook betrekking hebben op de Winst- en verliesrekening. Hiervoor is het voorbeeld van een zakelijke- of een privé uitgave genoemd. Stel we hebben te maken met een zzp'er die bloemen heeft gekocht. Een privé uitgave wordt dan in de regel opgenomen op de balansrekening "Privé opname", terwijl een zakelijke uitgave (denk aan een relatiegeschenk) als kosten op de W&V-rekening wordt opgenomen. 

Een ander voorbeeld is de aanschaf van een laptop. Stel dat een zzp'er de aanschaf zelf boekt via een inkoopfactuur op de rekening "Vraagposten" omdat deze zzp twijfelt of sprake is van kosten of een investering waarover afgeschreven dient te worden. 
De rekening "Vraagposten" is feitelijk een vergaarbak van allerhande posten die zo snel mogelijk alsnog op de juiste rekening(en) geboekt moet worden. 

Niet voor niets kennen sommige boekhoudpakketten aparte functionaliteit rondom "Vraagposten" en is er zelfs aparte software op de markt rondom de rekening "Vraagposten".

De rekening vraagposten moet, in elk geval vóór het samenstellen van rapportages geen saldo bevatten.
 

Vraagposten binnen RGS

De meeste administraties hebben te maken met één rekening vraagposten.
Bij RGS is dat anders, namelijk:

RGS kent GEEN rekening Vraagposten als rekening (niveau 4).
RGS kent alleen de volgende RGS-codes als mutatie (niveau 5) voor vraagposten:

Enerzijds onder de schulden (op korte termijn), BSch en tussenrekeningen, BSchTus:
- BSchTusTov (1229000) Tussenrekeningen overig
- BSchTusTovTvp (1229010) Tussenrekening vraagposten  

Anderzijds onder vorderingen, BVor en tussenrekeningen, BVorTus:  
BVorTusTov (1106000) Tussenrekeningen overig
BVorTusTovTvp (1106020) Tussenrekening vraagposten

Waarbij op alle hiervoor genoemde niveaus betreffende rekeningen via omslagcodes naar elkaar verwijzen. 

Keuze RGS MKB

Wij gaan uit van het principe dat er geen saldo op de rekening "Vraagposten" aanwezig mag zijn alvorens een (in elk geval externe) rapportage samengesteld wordt. Het exporteren van grootboeksaldi (als dan niet via de RGS brugstaat of de XML Auditfile Financieel - XAF) moet feitelijk niet mogelijk zijn als de rekening "vraagposten" wel een saldo bevat. 

Vanwege het ontbreken van één rekening 'Vraagposten" als tussenrekening op RGS niveau 4 op de balans, adviseren we vanuit RGS MKB de volgende RGS-code te gebruiken als "Vraagposten".

  • BSchTusTov (1229000) Tussenrekeningen overig;

Leveranciers van boekhoudsoftware adviseren we te controleren of het afzonderlijke saldo van gekozen RGS-code "Vraagposten" op nul loopt, alvorens grootboeksaldi te exporteren voor rapportages.
   


Deze WIKI RGS is continu in ontwikkeling.

Suggesties en meewerken aan de ontwikkeling van deze WIKI is van harte welkom.

Om een compleet beeld te krijgen, zie ook:

RGS Niet Ready
Openstaande punten RGS.