We gaan in op het verwerken van vreemde valuta in de boekhouding voor inkomende facturen, uitgaande facturen en bankrekening(en). Ook komt herwaardering op basis van wisselkoersen aan de orde.

Vreemde valuta kun je op meerdere manieren verwerken in de boekhouding, zoals: 

1. Een complete administratie die een bepaalde (vreemde) valuta gevoerd wordt;  
   Bijvoorbeeld een administratie in Nederland die gevoerd worden in USD omdat de organisatie daar statutair is gevestigd. Hier hebben we het dan over de valuta van de administratie zelf (zeg maar het volledige grootboek). Aangeduid als lokale valuta.
   
   
2. Als rapportage valuta; 
   Als gerapporteerd wordt in een andere dan de eigen, lokale, valuta. De administratie in Nederland wordt dan bijvoorbeeld bijgehouden in EUR en en er wordt gerapporteerd in USD. Als de rechtspersoon niet statutair gevestigd is in Nederland (bijvoorbeeld alleen een filiaal) dan wordt EUR aangeduid als de functionele valuta van de economische omgeving waarin de onderneming (in dit geval het filiaal) actief is. Zo kunnen economisch gezien de verkoopprijzen in EUR bepaald zijn.
   
   
3. Alleen bepaalde posten worden in vreemde valuta bijgehouden in de administratie;
   Bijvoorbeeld als zaken wordt gedaan met buitenlandse relaties en er facturen worden ontvangen en/of gezonden in vreemde valuta. Ook kunnen een of meer bankrekeningen aangehouden worden in een andere dan de lokale valuta. Stel dat een Nederlandse onderneming de administratie bijhoudt in EUR en er zijn leveranciers en klanten in de Verenigde staten, of dichterbij bij huis, Engeland en Zwitserland. Facturen worden dan mogelijk ontvangen en verzonden in USD, GBP en CHF. In de eigen administratie worden dan in de regel de factuurbedragen zowel in de vreemde- als de lokale valuta bijgehouden. Oftewel de valuta van de factuur versus de valuta van de administratie. 

Deze wiki gaat verder alleen in op Ad. 3. "Alleen bepaalde posten worden in vreemde valuta bijgehouden in de administratie.

Zie ook de Wiki functionaliiteit boekhoudsoftware: Vreemde valuta, cryptocurrency en boekhoudsoftware;

Behandeld worden:

1. Inkomende facturen in vreemde valuta;
2. Verkoopfacturen in vreemde valuta;
3. Bankrekening in vreemde valuta;
4. Herwaardering.

Eventuele BTW, importrechten en bankkosten laten we achterwege.
 

Inkomende facturen in vreemde valuta

We gaan er vanuit dat inkomende facturen bijgehouden worden in zowel vreemde- als lokale valuta. 

Voorbeeld:
Er wordt een inkoopfactuur uit Zwitserland ontvangen met een factuurbedrag van 3.000 CHF. 
Er is sprake van een factuur die betrekking heeft op de inkoop van handelsvoorraad.
Deze factuur wordt geboekt tegen een koers van 1 Zwitserse frank is gelijk aan 0,95 Euro.
Het factuurbedrag in EUR luidt dan (3.000 x 0,95) 2.850,00.

De boeking op basis van RGS-codes luidt dan:

Stel dat deze factuur 2 weken later wordt betaald en de wisselkoers op dat moment 0,98 Euro bedraagt.  
Het te betalen bedrag in Zwitserse fanken blijft gelijk, te weten 3.000 CHF.
Om deze 3.000 CHF te betalen is op dat moment (3.000 x 0,98) 2.940 Euro nodig, Oftewel 90 euro meer dan bij het boeken van de factuur. 

De boeking op basis van RGS-codes luidt dan:

(We hebben dus een koersverlies van 90 euro geboekt).
 

Verkoopfacturen in vreemde valuta

Dit werkt analoog aan de hiervoor genoemde inkoop. 

Voorbeeld:
Er wordt nu een verkoopfactuur aan een ondernemer in de verenigde staten verzonden met een factuurbedrag van 4.000 USD. 
Deze factuur wordt geboekt tegen een koers van 1 USD is gelijk aan 0,86 Euro.
Het factuurbedrag in EUR luidt dan (4.000 x 0,86) 3.440,00.

De boeking op basis van RGS-codes luidt dan:

(De boeking van de kostprijs verkopen hebben we achterwege gelaten. Deze heeft verder geen invloed op dit voorbeeld).

(Stel dat de betaling van deze factuur 2 weken later wordt ontvangen en de wisselkoers op dat moment 0,88 Euro bedraagt.  
Het te ontvangen bedrag in USD blijft gelijk, te weten 4.000 USD.
Deze 4.000 USD is op het moment dat de betaling wordt ontvangen (4.000 x 0,88) 3.520 Euro waard, Oftewel 80 euro meer dan bij het versturen (en boeken) van de factuur. 

De boeking op basis van RGS-codes luidt dan:

(We hebben dus een koerswinst van 80 euro geboekt).
  

Bankrekening in vreemde valuta

Bij bovenstaande voorbeelden in CHF en USD is ervan uitgegaan dat ontvangsten en betalingen in vreemde valuta via de bank omgerekend worden. Dat zal tevens transactiekosten met zich meebrengen. En zoals genoemd is er kans op koersverschillen. Dit is te  ondervangen door af te spreken dat alleen nog facturen in de lokale valuta worden ontvangen en verzonden. Maar dat is alleen mogelijk als betreffende leveranciers en/of afnemers daarmee akkoord gaan. 

Als in bepaalde vreemde valuta regelmatig facturen worden betaald of ontvangen is een optie om een of meer valutarekeningen te openen bij de bank. Bijvoorbeeld een USD-rekening. Betalingen en ontvangsten kunnen dan via die betreffende rekening afgehandeld worden. Dat voorkomt in elk geval valuta omrekenkosten. Het risico van valutaverschillen blijft dan wel aanwezig als bijvoorbeeld alleen ontvangsten plaatsvinden in USD. Die ontvangsten zul je als ondernemer toch regelmatig overboeken naar je lokale bankrekening in EUR. Anders is het natuurlijk als er ook uitgaven in USD plaatsvinden. Dan is overboeken vanaf een dergelijke rekening wellicht minder frequent nodig. Helemaal als ontvangsten en uitgaven in USD redelijk gelijk opgaan.

Voorbeeld:
We openen een USD-rekening en storten bij openen een bedrag van 3.300 euro vanaf onze lokale bankrekening.
De wisselkoets bedraagt op het moment van openen en storten: 1 USD is gelijk aan 0,86 Euro.
3.300 euro bedraagt dan (3.300 / 0,86) 3.837,21 USD.

Bankkosten laten we weer buiten beschouwing in dit voorbeeld.

De boeking(en) op basis van RGS luiden dan:

 En:

(De USD-rekening wordt geregistreerd in USD en in de administratie ook bijgehouden in EUR).
*) We hadden ook een andere bankrekening kunnen kiezen. Van belang is wel dat betreffende bankrekening in de administratie aangeduid wordt als "Vreemde valuta bankrekening".

Als nu de eerder genoemde factuurontvangst van 4.000 USD wordt geboekt op de USD-rekening dan leidt dat tot de volgende boeking:

Extra toelichting:
Bij bovenstaande boeking heeft omrekening van USD naar EUR plaatsgevonden op basis van de oorspronkelijke koers van de openstaande factuur. We hebben dus nog geen koers -winst of -verlies geboekt. Dat laatste is natuurlijk wel mogelijk, maar wij zien daar niet direct de meerwaarde van in als de bankrekening in USD wordt aangehouden. Anders is het als we het saldo of een deel daarvan van de USD-rekening overmaken naar onze bankrekening in EUR. Dan kunnen te wel te maken hebben met een koersverschil (als de koers is gewijzgd althans). Dit maken we duidelijk in het volgende voorbeeld:

Stel dat we op enig moment 4.000 USD overboeken van onze USD-rekening naar onze lokale bankrekening in EUR.
En dat de koers op het moment van overmaken bedraagt 1 USD = 0,88 EUR. 
De waarde in euro bedraagt dan (4000 x 0,88) 3.520 EUR. 

De boeking(en) op basis van RGS luiden dan:

(Hier is geboekt tegen de oorspronkelijke koers van 1 USD = 0,86 EUR.)

(Hier is de overboeking geboekt tegen de actiele koers van 1 USD = 0,88 EUR.)

Saldo bankrekening USD:
Dit is als volgt tot stand gekomen:
3.837,21 (D) - eerste storting vanaf lokale rekening
4.000,00 (D) - ontvangst van factuurbetaling.
4.000,00- (C) - overboeking van USD-rekening naar lokale rekening in EUR.
========
3.837,21 (D) - eindsaldo in USD. Met als tegenwaarde 3.300 EUR 

Het laatste saldo heeft nog een tegenwaarde van 3.300 EUR in de boekhouding. 
Dit zullen we bij het volgende onderdeel "Herwaardering" verder behandelen.
    

Herwaardering

Een herwaardering van vreemde valutasaldi kan tussentijds geboekt worden (bijvoorbeeld per einde van de maand of kwartaal) of aan het einde van het boekjaar.

Openstaande posten
Tussentijds kan herwaardering plaatsvinden van zowel openstaande posten debiteuren en crediteuren. 
Net als bij de eerder genoemde voorbeelden blijft dan het saldo in de vreemde valuta gelijk en veranderd de tegenwaarde in EUR.
Dit laatste leidt dan ook tot een boeking, waarbij sprake is van koers- winst of verlies.

Er kan voor gekozen worden alleen tussentijds koersverlies te boeken en koerswinst pas op het moment van betaling. Dit laatste is het kader van het voorzichtigheidsbeginsel omdat betaling nog moet plaatsvinden. Een eventueel verlies boek je als je het ziet aankomen.

Stel dat we besluiten tussentijds koersverlies te boeken op openstaande posten met als voorbeeld de eerder genoemde factuur in Zwitserse franken (CHF) die dan nog open staat.

Stel dat op datum herwaarderen sprake is van een koers van 1 CHF is 0,98 Euro.  
Het te betalen bedrag in Zwitserse fanken blijft ongewijzigd, te weten 3.000 CHF.
Om deze 3.000 CHF te betalen is nu (3.000 x 0,98) 2.940 Euro nodig, Oftewel 90 euro meer dan bij het boeken van de factuur. De schuld is dus feitelijk groter geworden in de loop van de tiijd.

De boeking op basis van RGS-codes luidt dan:

Resultaat na de boeking:
De tegenwaarde van de openstaande post van 3.000 CHF bedraagt nu (2.850 + 90) 2.940 EUR. 
Met een bijbehorende koers van 0,98. Bij de openstaande post wordt nu deze laatste koers genoteerd als basis voor volgende boekingen.

Bankrekening
Net als voor openstaande posten kan (al dan niet periodiek) een herwaardering plaatsvinden van banksaldi in vreemde valuta. In het vorige voorbeeld van een banksaldo in vreemde valuta van 3.837,21 USD (1 USD is gelijk aan 0,86 Euro) en 3.300 in EUR kan herwaardering plaatsvinden tegen de actuele koers van bijvoorbeeld 1 USD is gelijk aan 0,88 Euro (1 USD is dus iets meer waard geworden). DIt laatste geeft 3.376,74 Euro. Oftewel een koerswinst van (3.300 -/- 3.376,74) 76,74 EUR.

Dit leidt dan tot de volgende boeking:

Resultaat na de boeking:
De tegenwaarde van USD-rekening met als saldo 3.837,21 bedraagt nu (3.300 + 76,74) 3.376,74 EUR. 
Met een bijbehorende koers van 1 USD is 0,88 EUR. Bij de bankrekening in vreemde valuta wordt nu deze laatste koers genoteerd als basis voor volgende boekingen.
 

Overigen 

Je kunt ook nog werken met:
- ongerealiseerde- en gerealiseerde boekwinst in de boekhouding. 
Hier hebben we geen aandacht aan besteed.

Suggesties en andere uitwerkingen voor het werken met RGS en vreemde valuta zijn altijd welkom.