RGS MKB telt op dit moment 1.040 in gebruik zijnde RGS codes t/m niveau 4. Er blijven dan nog 447 RGS codes over die (nog) niet zijn toegewezen aan RGS MKB. De vraag is nu welke van deze 447 RGS codes wel gebruikt worden in de MKB praktijk en daarmee alsnog toegewezen gaan worden aan RGS MKB. We hebben leveranciers van boekhoudsoftware voor het MKB en voor de accountancy gevraagd naar het gebruik van alle RGS codes in de praktijk.

De volgende leveranciers hebben al meegewerkt aan dit onderzoek:
(zie verderop alle benaderde leveranciers)

Resultaat onderzoek

De inventarisatiefase is achter de rug en bekend is welke RGS codes, binnen boekhoudsoftware voor het MKB segment, gebruikt worden.

Van veel gebruikte codes op niveau 4 (rekeningen) die nog niet voorkomen in RGS MKB is de boekingsgang bepaald en deze codes zijn inmiddels opgenomen in RGS MKB (via update 3.6.1, zie audittrail toewijzing rekeningen aan RGS MKB). 

Conform verwachting wordt ongeveer 1% van RGS codes op niveau 5 (mutatieniveau) gebruikt als rekening. Deze codes zijn/worden voorgesteld op niveau 4 op te nemen in de eerstvolgende (nieuwe) RGS versie. Zie audittrail voorstel nieuwe RGS codes, met ook enkele voorgestelde wijzigingen uit andere bronnen (zoals onderzoek handel en productierekeningen binnen RGS MKB en foutherstel).

Belangrijkste voordeel is dat de 3.000 RGS codes op niveau 5 (zie dashboard) dan niet meer nodig zijn. En dus overbodig voor RGS MKB, de beoogde doelgroep van RGS. 
     

Toelichting inventarisatiefase onderzoek

(Terugblik zomer 2024)
RGS MKB telt op dit moment (voorafgaand aan onderzoek) 1040 in gebruik zijnde RGS codes t/m niveau 4. Het gaat daarbij om 814 (grootboek)rekeningen op niveau 4 en 226 groepscodes (niveau 2 en 3). Al deze codes zijn gedocumenteerd vanuit RGS MKB, al dan niet per soort van boeking.

Er blijven dan nog 447 RGS codes over die (nog) niet zijn toegewezen aan RGS MKB. Het gaat dan om 402 (grootboekrekeningen) op niveau 4 en 45 groepscodes (niveau 2 en 3).

De overige 447 codes zijn (nog) niet toegewezen aan RGS MKB, bijvoorbeeld omdat:

1. Sprake is van RGS codes die mogelijk boekhoudkundig niet behoren te bestaan; bijv. BVrdOweGet en WOmzNopOlu.
     
2. Sprake is van RGS codes waar geen betekenis of boekingsgang voor is te achterhalen; zoals WFbeRlmCfv en WFbeRlmCol.
     
3. Sprake is van rekeningen waarvan de vraag is of deze überhaupt in de (MKB) praktijk gebruikt worden, zoals:
   - Overboeking i.v.m. functionele indeling, Totaal 46 RGS codes, allen nieuw opgenomen in RGS versie 3.3
   - Actuele kostprijs; Totaal 21 RGS codes, allen nieuw opgenomen in RGS versie 3.3.

Zie alle 447 RGS codes nog niet toegewezen aan RGS MKB.

Gevoelsmatig denken we vanuit RGS MKB dat we behoorlijk compleet zijn en dat niet meer dan zo'n 20% van de nog niet aan RGS MKB toegewezen codes hier mogelijk nog voor in aanmerking komen. Maar dat is koffiedik kijken en wij zijn meer van de categorie "meten en weten".

Daarnaast zijn er boekhoudpakketten die ook RGS mutatiecodes (op niveau 5) ondersteunen en betreffende codes de status van rekeniing hebben toegekend door deze te laten koppelen aan grootboekrekeningen. Wij vragen ons daarom ook af welke RGS codes op mutatieniveau (niveau 5), een kleine 3.000 in totaal, in de praktijk zijn gekoppeld aan grootboekrekeningen en waarom?
Onze verwachting is dat we het hebben over ongeveer 1% van betreffende rekeningen (niveau 5) die dan nog toegewezen moeten worden aan niveau 4 en RGS MKB. Met name op het gebied van BTW zijn al eerder enkele rekeningen opgenomen (van niveau 5) op niveau 4.  

Medewerking gevraagd aan leveranciers van boekhoudsoftware
Om inzicht te krijgen in hetgeen hiervoor is genoemd hebben we leveranciers van boekhoudsoftware, voor het MKB en voor de accountancy, gevraagd naar het gebruik van alle RGS codes in de praktijk. Dat is dus ook inclusief de RGS codes op mutatieniveau (5) en zelfs de (bijna 1.000) specifiek aan Woningcorporaties toegewezen RGS codes. 

We hebben betreffende leveranciers gevraagd naar: 

“Geef alle individuele RGS codes t/m niveau 5 die gekoppeld zijn aan grootboekrekeningen in klantenadministraties (waarop geboekt is), met daarbij het aantal klantenadministraties waar een code gebruikt wordt”.
(Het gaat dan met name om MKB (ZZP t/m MKB+) klantadministraties, waarbij Woningcorporaties nadrukkelijk zijn uitgezonderd).

Het resultaat weergegeven in slechts 2 kolommen, te weten:

• RGS code;
• Aantal administraties waarin gebruikt.

Graag aan te leveren in CSV (oftewel Excel formaat). XML of Json is ook prima.

Vertrouwelijkheid en gebruik van de gegevens
We vragen dus bewust geen rekeningnamen uit waar wellicht klantgegevens uit zijn af te leiden. 
Het gaat ons puur om standaard RGS codes en de gebruiksintensiteit daarvan. 
Zonder enige herleiding naar klantadministraties. 
Dus 100% vertrouwelijk als het gaat om administratiegegevens van gebruikers!

Het resultaat van genoemde uitvraag wordt niet openbaar gedeeld per softwareleverancier. 
Alleen gebruikte RGS codes die (nog) niet in RGS MKB aanwezig zijn worden gedeeld (zonder aanduiding van leverancier en/of boekhoudpakket). Met name om af te stemmen af sprake kan zijn van alternatieve RGS codes of dat opname van nieuwe codes in RGS MKB gewenst is. 

Welke leveranciers van boekhoudsoftware hebben we benaderd en wie doen er mee?
Leveranciers die in de Gids boekhoudsoftware hebben aangegeven RGS te ondersteunen.
(uitvraag begin aug 2024).

(Ben of ken jij een softwareleverancier die niet is genoemd en wel RGS ondersteunt? Laat het dan even weten). 

Accountants- en administratiekantoren
Accountants- en administratiekantoren die een of meer (grootboek)schema's al op basis van RGS hebben ingericht kunnen ook een duit in het zakje doen. Door eenvoudig de RGS brugstaat in te lezen via de functie "Tonen RGS Brugstaat t.o.v. RGS MKB". Je krijgt dan binnen enkele seconden direct online inzicht in eventuele de afwijkingen van jouw RGS koppelingen t.o.v. RGS MKB. Alle goede boekhoudpakketten die RGS ondersteunen bieden standaard een functie voor het aanmaken van de RGS brugstaat.

Als je het resultaat van deze afwijkingen aan rgs@gbned.nl wilt sturen wordt dat bijzonder op prijs gesteld. Wij gaan dan na of er codes ontbreken binnen RGS MKB of dat er mogelijk alternatieve RGS codes gebruikt kunnen worden die wel aan RGS MKB zijn toegewezen.

Zo maken we met zijn allen RGS MKB 100% toepasbaar voor de oorspronkelijk doelgroep van RGS, te weten het MKB en de ondersteunende accountants- en administratiekantoren.